51茶馆

Rheolau ar gyfer cyfarfodydd elusen

Mae cyfarfodydd elusen yn ffordd i chi, yr ymddiriedolwyr eraill, ac aelodau鈥檆h elusen (os oes gan eich elusen aelodau) ddod ynghyd i wneud penderfyniadau am eich elusen.

Rydych chi a鈥檙 ymddiriedolwyr eraill yn gyfrifol ar y cyd am redeg eich elusen yn briodol. Mae鈥檔 rhaid i chi:

• cydymffurfio 芒 gofynion y gyfraith elusennau a deddfau eraill sy鈥檔 berthnasol i鈥檆h math chi o elusen
• dilyn yr hyn y mae eich dogfen lywodraethol yn ei ddweud am sut mae鈥檔 rhaid i chi gynllunio, rhedeg, a chadw cofnod o gyfarfodydd

Os nad yw eich dogfen lywodraethu yn nodi manylion am gyfarfodydd, dylech sicrhau bod pawb yn eich cyfarfod yn gallu gweld a chlywed ei gilydd. Mae hyn yn seiliedig ar y diffiniad a dderbynnir fwyaf eang o gyfarfod dilys, a dylech ddilyn y rheol hon o leiaf.

Bydd hyn yn helpu i sicrhau bod penderfyniadau a wnewch am eich elusen mewn cyfarfodydd yn ddilys.

Dylech ddiwygio鈥檆h dogfen lywodraethu i wneud yn si诺r bod ganddi鈥檙 holl reolau sydd eu hangen arnoch i gynnal cyfarfodydd. Er enghraifft, i鈥檆h galluogi i gynnal cyfarfodydd rhithwir a hybrid.

Gwiriwch ddogfen lywodraethol eich elusen

Gwiriwch eich dogfen lywodraethol am reolau eich elusen ynghylch cyfarfodydd, megis:

• sut mae鈥檔 rhaid i chi gynllunio, rhedeg a chadw cofnod o gyfarfodydd
• a oes rhaid i chi gynnal cyfarfodydd wyneb yn wyneb, neu a allwch gynnal cyfarfodydd rhithwir a hybrid
• nifer neu ganran y bobl sydd 芒 hawl i fynychu鈥檙 cyfarfod y mae鈥檔 rhaid iddynt fod yn bresennol ynddo i wneud penderfyniadau dilys (a elwir yn 鈥渃worwm鈥�)
• y mathau o gyfarfodydd y mae鈥檔 rhaid i鈥檆h elusen eu cynnal, er enghraifft cyfarfodydd ymddiriedolwyr a chyfarfodydd cyffredinol blynyddol (CCB)
• pwy all bleidleisio mewn gwahanol fathau o gyfarfodydd, a sut
• y nifer lleiaf o gyfarfodydd y mae鈥檔 rhaid i鈥檆h elusen eu cynnal bob blwyddyn
• a allwch chi gyflawni busnes elusen mewn ffyrdd eraill, er enghraifft dros y ff么n, gan gynnwys gwneud penderfyniadau

Gwiriwch a yw鈥檙 rheolau hyn mewn dogfen elusen arall, fel rheolau sefydlog, rheolau neu is-ddeddfau. Yn y canllaw hwn, pan fyddwn yn cyfeirio at reolau yn eich dogfen lywodraethu, rydym yn golygu rheolau yn eich dogfen lywodraethu a/neu mewn un neu fwy o鈥檙 dogfennau hyn.

Rhaid i chi wneud y pethau hyn yn union fel y mae eich dogfen lywodraethu yn ei ddweud. Os na wnewch chi, gallai unrhyw benderfyniadau a wnewch fod yn annilys:

Diwygio rheolau鈥檆h elusen ynghylch cyfarfodydd

Dylech ddiwygio eich dogfen lywodraethol os:

• nid yw鈥檔 dweud dim am gyfarfodydd
• nid yw鈥檔 rhoi digon o fanylion am gyfarfodydd, er enghraifft rheolau ynghylch sut i bleidleisio mewn cyfarfodydd
• mae ganddo reolau nad ydynt bellach yn ymarferol

Gall hyn helpu eich elusen i weithio鈥檔 effeithiol yn y dyfodol. Fel arfer nid oes angen awdurdod y Comisiwn Elusennau arnoch i wneud y newidiadau hyn.

Dylech sicrhau bod eich dogfen lywodraethu yn glir ynghylch y ffyrdd y gallwch gynnal cyfarfodydd. Os ydych am gynnal cyfarfodydd rhithwir neu hybrid, dylech ddiwygio鈥檆h dogfen lywodraethu fel ei bod yn caniat谩u i chi wneud hynny鈥檔 benodol. Er enghraifft:

• drwy newid y diffiniad o 鈥榞yfarfod鈥� yn eich dogfen lywodraethol i gynnwys cyfarfodydd rhithwir neu hybrid, neu
• drwy ychwanegu cymal newydd neu ddiwygio cymal sy鈥檔 bodoli eisoes i鈥檆h galluogi i gyfarfod yn rhithwir neu mewn cyfarfodydd hybrid yn ogystal ag yn bersonol

Dylech wirio eich dogfen lywodraethu am gymalau eraill y mae angen ichi eu newid er mwyn eich galluogi i gynnal cyfarfodydd rhithwir a hybrid. Er enghraifft, cymalau sy鈥檔 dweud sut mae鈥檔 rhaid i chi roi hysbysiad o gyfarfodydd neu sut mae鈥檔 rhaid i chi gynnal pleidleisiau.

Sicrhewch fod gan eich dogfen lywodraethol yr holl reolau yngl欧n 芒 chyfarfodydd y mae鈥檙 gyfraith yn gofyn amdanynt. Gallwch ddefnyddio ein [dogfennau llywodraethu enghreifftiol] (/government/publications/setting-up-a-charity-model-governing-documents) fel canllaw.

Ceisiwch gyngor proffesiynol os nad ydych yn si诺r am y camau cywir i鈥檞 dilyn.

Rheolau a rheoliadau eraill

Cymerwch gamau rhesymol i gael gwybod am rheolau cyfreithiol am gyfarfodydd sy鈥檔 berthnasol i鈥檆h math chi o elusen.

Ceisiwch gyngor proffesiynol os nad ydych yn si诺r am y camau cywir i鈥檞 dilyn.

Ffyrdd y gallwch gynnal cyfarfodydd elusen

Gallwch gynnal cyfarfodydd mewn gwahanol ffyrdd:

• cyfarfod wyneb yn wyneb - lle mae pawb yn cyfarfod yn gorfforol yn yr un lle
• rhithwir 鈥� lle mae pawb yn ymuno 芒鈥檙 cyfarfod yn electronig
• cyfarfod 鈥榟ybrid鈥� 鈥� lle mae rhai pobl yn cyfarfod wyneb yn wyneb, ac eraill yn ymuno 芒鈥檙 cyfarfod yn rhithiol

Cyfarfodydd rhithwir a hybrid

Mae cyfarfodydd rhithwir a hybrid yn ffordd ddefnyddiol a chost-effeithiol o gynnal busnes elusen os, er enghraifft:

• mae鈥檙 rhai sydd 芒 hawl i fynychu鈥檙 cyfarfod yn byw ymhell oddi wrth ei gilydd
• mae ymddiriedolwyr neu aelodau ag anableddau sy鈥檔 golygu ei bod yn anodd mynychu cyfarfodydd wyneb yn wyneb
• mae angen i chi wneud penderfyniad brys

Mae technoleg yn caniat谩u i鈥檙 rhai sy鈥檔 mynychu cyfarfod yn rhithwir weld a chlywed ei gilydd trwy ddefnyddio camer芒u a meicroffonau ar ddyfeisiau fel cyfrifiaduron bwrdd gwaith, gliniaduron, tabledi a ffonau clyfar.

Os ydych am gynnal cyfarfodydd rhithwir a hybrid, dylech diwygio eich dogfen lywodraethol fel ei bod yn dweud yn benodol y gallwch gynnal cyfarfodydd yn y ffordd honno. Dylai eich dogfen lywodraethol hefyd ddweud:

• os gall eich holl gyfarfodydd elusennol fod yn rhithwir neu鈥檔 hybrid, neu, er enghraifft, a ddylai o leiaf un y flwyddyn fod wyneb yn wyneb
• sut y byddwch yn rhoi rhybudd o gyfarfodydd rhithwir a hybrid
• sut y byddwch yn cynnal pleidleisiau mewn cyfarfodydd rhithwir a hybrid
• sut y gallwch ohirio cyfarfodydd rhithwir a hybrid

Bydd hyn yn eich helpu i wneud penderfyniadau dilys.

Dylai fod gennych bolisi ar wah芒n sy鈥檔 dweud sut y gall pobl mewn cyfarfodydd rhithwir a hybrid ofyn cwestiynau, ymuno yn y ddadl, a sut y byddwch yn rhannu ac yn arddangos dogfennau fel penderfyniadau.

Dylech feddwl am yr hyn y byddwch yn ei wneud os bydd y rhai sy鈥檔 mynychu鈥檙 cyfarfod yn rhithwir yn profi problemau technoleg. Er enghraifft, fe allech chi:

• parhau 芒鈥檙 cyfarfod os yw鈥檙 isafswm o bobl sydd eu hangen ar gyfer y cyfarfod yn dal i fod yn bresennol (a elwir yn 鈥榗worwm鈥�)
• gohirio y cyfarfod

Dylech nodi hyn fel rheol yn eich dogfen lywodraethu.

Mae gan y Sefydliad Llywodraethu Siartredig ganllawiau i gwmn茂au ar . Gall y canllaw hwn fod yn ddefnyddiol i elusennau nad ydynt yn gwmn茂au hefyd.

Cynnal busnes elusennol mewn ffyrdd eraill

Gwiriwch a yw eich dogfen lywodraethol yn caniat谩u i chi gyflawni busnes elusen mewn ffyrdd eraill, er enghraifft dros y ff么n, e-bost, neu ar apiau negeseua.

Os yw eich dogfen lywodraethu neu鈥檙 gyfraith yn dweud bod rhaid i chi gynnal cyfarfod i wneud rhai penderfyniadau, rhaid i chi ddilyn y rheolau yn eich dogfen lywodraethu am gyfarfodydd.

Os nad yw eich dogfen lywodraethu yn nodi manylion am gyfarfodydd, dylech sicrhau bod pawb yn eich cyfarfod yn gallu gweld a chlywed ei gilydd.

Os na wnewch hynny, efallai na fydd unrhyw benderfyniadau a wnewch yn ddilys.

Mathau o gyfarfodydd elusennol

Mae鈥檙 rhan fwyaf o gyfarfodydd elusennau yn gyfarfodydd ymddiriedolwyr. Maent yn cynnwys chi a鈥檙 ymddiriedolwyr eraill yn trafod y prif faterion sy鈥檔 wynebu鈥檙 elusen, gan gynnwys:

• ei sefyllfa ariannol
• sut mae鈥檔 cyflawni ei ddibenion
• unrhyw risgiau y mae鈥檙 elusen yn eu hwynebu

Mae gan rai elusennau fel Sefydliadau Corfforedig Elusennol (CIO), cwmn茂au elusennol a chymdeithasau anghorfforedig aelodaeth bleidleisio ar wah芒n. Bydd eich dogfen lywodraethol yn dweud wrthych:

• os oes gan eich elusen aelodau
• a oes rhaid i chi gynnal cyfarfodydd aelodau, a sut
• penderfyniadau y mae鈥檔 rhaid i鈥檆h aelodau eu gwneud

Fel arfer, rhaid i elusennau aelodaeth gynnal o leiaf un cyfarfod cyffredinol y flwyddyn: dyma鈥檙 CCB neu鈥檙 cyfarfod cyffredinol blynyddol.

Rhaid i chi hefyd ddilyn unrhyw rheolau cyfreithiol sy鈥檔 berthnasol i鈥檆h math chi o elusen.

Cyfarfodydd ymddiriedolwyr

Gwiriwch ddogfen lywodraethol eich elusen am fanylion am y nifer lleiaf o weithiau y mae鈥檔 rhaid i chi a鈥檙 ymddiriedolwyr eraill gynnal cyfarfod bob blwyddyn.

Rhaid i chi gyfarfod mor aml ag y mae eich dogfen lywodraethol yn ei ddweud a dylech gyfarfod yn amlach os ydych yn meddwl bod hyn yn angenrheidiol i gyflawni鈥檆h dyletswyddau.

Os nad yw eich dogfen lywodraethol yn nodi isafswm, rydym yn argymell eich bod yn cynnal o leiaf dau gyfarfod ymddiriedolwyr y flwyddyn.

Rydych chi a鈥檙 ymddiriedolwyr eraill yn gydgyfrifol am yr holl benderfyniadau a wneir 鈥� ac mae hyn yn wir hyd yn oed os ydych:

• heb fynychu cyfarfod
• wedi mynychu cyfarfod ond heb gymryd rhan mewn penderfyniad
• wedi pleidleisio yn erbyn penderfyniad

Rhaid i chi a鈥檙 ymddiriedolwyr eraill:

• cefnogi penderfyniadau dilys a wneir mewn cyfarfod, a
• sicrhau bod penderfyniadau鈥檔 cael eu gwneud

Pwy all fynychu cyfarfodydd ymddiriedolwyr

Gallwch wahodd pobl heblaw ymddiriedolwyr i鈥檆h cyfarfod ymddiriedolwyr, gan gynnwys:

• cynghorwyr proffesiynol i鈥檆h helpu i ddeall materion technegol mewn meysydd fel y gyfraith, cyfrifon, neu fuddsoddiadau
• buddiolwyr eich elusen i roi gwybodaeth i chi o safbwynt defnyddwyr gwasanaeth
• gofalwr i fynd gydag ymddiriedolwr ag anabledd

Os yw鈥檆h elusen yn cyflogi staff, gallwch eu gwahodd i gyfarfodydd ymddiriedolwyr i adrodd ar weithgareddau, rhoi cyngor neu gymryd cofnodion. Er enghraifft, os oes gennych brif weithredwr, bydd fel arfer yn dod i gyfarfod i roi diweddariad ac ateb cwestiynau.

Dylai unrhyw un a wahoddir i鈥檆h cyfarfod ymddiriedolwyr fod yn bresennol i drafod eitemau perthnasol yr agenda yn unig.

Rhaid i chi sicrhau mai dim ond ymddiriedolwyr sy鈥檔 cael eu cyfrif tuag at y cworwm sydd ei angen arnoch i wneud penderfyniadau dilys mewn cyfarfod ymddiriedolwyr.

Elusennau ag aelodaeth bleidleisio ar wah芒n

Rhaid i gwmn茂au elusennol a CIOs gadw cofrestr o aelodau. Dylai mathau eraill o elusen gadw cofrestr hefyd os oes ganddynt aelodau. Bydd hyn yn eich helpu i nodi pwy yw aelodau鈥檆h elusen.

Gall dogfen lywodraethol eich elusen ddweud pwy sydd 芒 hawl i fod yn aelod elusen. Gall hefyd ddweud pa sefydliadau sy鈥檔 aelodau o鈥檙 elusen.

Gwiriwch gofnodion eich elusen i ddeall pwy yw鈥檙 aelodau presennol, a phwy i gysylltu 芒 nhw mewn unrhyw sefydliad sy鈥檔 aelod.

Cyfarfodydd cyffredinol blynyddol (CCB)

Os oes aelodaeth bleidleisio ar wah芒n gan eich elusen, dylai eich dogfen lywodraethol nodi rheolau ynghylch CCB y mae鈥檔 rhaid i chi eu dilyn. Rhaid i chi hefyd ddilyn unrhyw reolau cyfreithiol sy鈥檔 berthnasol i鈥檆h math chi o elusen.

Mae鈥檙 Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol yn gyfle i chi:

• rhoi鈥檙 wybodaeth ddiweddaraf i aelodau am berfformiad a chyflawniadau鈥檙 elusen yn ystod y flwyddyn ddiwethaf
• cyflwyno cyfrifon blynyddol yr elusen ac adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr
• ymdrin ag unrhyw fusnes arall, megis penodi ymddiriedolwyr newydd

Mae鈥檙 CCB hefyd yn lle y gall yr aelodau ofyn cwestiynau i chi am sut mae鈥檙 elusen yn cael ei rhedeg.

Gwiriwch a yw eich dogfen lywodraethol yn nodi pa fusnes y mae鈥檔 rhaid i chi ei gyflawni mewn Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol.

Dylai cadeirydd y CCB egluro i鈥檙 aelodau pa bleidleisiau (os o gwbl) sy鈥檔 rhwymo鈥檙 ymddiriedolwyr.

Dylai eich dogfen lywodraethol hefyd ddweud wrthych pryd i gynnal y CCB a faint o rybudd y mae angen i chi ei roi. Os nad ydyw, dylech roi rhybudd rhesymol, megis o leiaf 3 wythnos.

Dylech gofnodi pa aelodau sy鈥檔 mynychu Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol. Er enghraifft, trwy lofnodi cofrestr. Ar gyfer cyfarfodydd rhithwir a hybrid, dylech gadw cofnod electronig o鈥檙 bobl sy鈥檔 mynychu鈥檙 cyfarfod.

Ydy pob elusen yn cynnal CCB?

Gwiriwch a yw dogfen lywodraethol eich elusen yn dweud bod rhaid i chi gynnal CCB. Er enghraifft, mae鈥檔 ofynnol i rai elusennau neuadd bentref gynnal CCB ar gyfer pobl yn y gymuned leol sy鈥檔 defnyddio鈥檙 neuadd.

Gallwch gynnal CCB hyd yn oed os nad yw eich dogfen lywodraethol yn dweud bod rhaid i chi.

Os yw鈥檆h elusen yn gwmni, nid oes angen i chi gynnal CCB oni bai fod eich dogfen lywodraethol yn dweud bod rhaid i chi.

Mathau eraill o gyfarfodydd cyffredinol

Gall elusennau aelodaeth hefyd gynnal cyfarfodydd cyffredinol eithriadol neu gyfarfodydd cyffredinol arbennig os oes angen. Er enghraifft:

• i gyflawni unrhyw fusnes brys y mae鈥檔 rhaid i鈥檙 aelodau benderfynu arno, megis penderfyniad i newid dogfen lywodraethol eich elusen
• i ymgynghori 芒鈥檆h aelodau ar unrhyw benderfyniadau pwysig rydych yn eu gwneud, yn arbennig rhai a fydd yn effeithio arnynt

Dylai eich dogfen lywodraethol ddweud wrthych sut i alw鈥檙 mathau hyn o gyfarfodydd, er enghraifft, faint o rybudd y mae鈥檔 rhaid i chi ei roi.

Sut i alw cyfarfod elusen

Gwiriwch a oes gan eich dogfen lywodraethol reolau gwahanol ynghylch sut i alw cyfarfodydd ymddiriedolwyr a chyfarfodydd cyffredinol.

Gwnewch yn si诺r eich bod yn dilyn y rheolau cywir yn eich dogfen lywodraethol a, lle bo鈥檔 briodol, y gyfraith ar gyfer y math o gyfarfod rydych yn ei gynnal. Gall unrhyw gamgymeriadau olygu bod penderfyniadau a wnewch mewn cyfarfod yn annilys.

Fel arfer mae ysgrifennydd elusen yn gyfrifol am drefnu鈥檙 cyfarfod, gan gynnwys:

• galw鈥檙 cyfarfod
• cefnogi鈥檙 cadeirydd yn ystod y cyfarfod
• cymryd munudau

Gwiriwch eich dogfen lywodraethol am fanylion am r么l yr ysgrifennydd, megis:

• unrhyw gyfrifoldebau sydd ganddynt cyn, yn ystod ac ar 么l cyfarfodydd
• sut y c芒nt eu penodi

Nid oes gan rai elusennau ysgrifennydd swyddogol. Os yw hyn yn wir, gall rhywun arall fel ymddiriedolwr neu gyflogai gyflawni鈥檙 r么l yn eich cyfarfod.

Pwy all alw cyfarfod cyffredinol

Gallwch chi a鈥檙 ymddiriedolwyr eraill alw cyfarfod cyffredinol.

Gall eich dogfen lywodraethol ganiat谩u i aelodau鈥檆h elusen naill ai ofyn i chi alw cyfarfod cyffredinol, neu alw cyfarfod o鈥檙 fath eu hunain. Mae hyn fel arfer os oes gan eich aelodau bryderon ynghylch sut mae鈥檙 elusen yn cael ei rhedeg.

Bydd eich dogfen lywodraethol yn nodi鈥檙 broses y mae鈥檔 rhaid i aelodau ei dilyn a sut y cynhelir y cyfarfodydd cyffredinol hynny wedyn.

Os yw鈥檆h elusen yn gwmni elusennol, gall 5% o aelodau pleidleisio eich elusen ofyn i chi alw cyfarfod cyffredinol o dan y gyfraith cwmn茂au. Os bydd eich aelodau yn gofyn i chi alw cyfarfod cyffredinol, rhaid i chi:

• galw鈥檙 cyfarfod cyffredinol o fewn 21 diwrnod i gais yr aelodau, a
• cynnal y cyfarfod cyffredinol o fewn 28 diwrnod o anfon yr hysbysiad

Os nad ydych chi, fel ymddiriedolwyr, yn galw鈥檙 cyfarfod, mae gan aelodau鈥檆h elusen hawl gyfreithiol i alw鈥檙 cyfarfod eu hunain.

Rhoi rhybudd

Gall pob elusen roi hysbysiad o gyfarfodydd ymddiriedolwyr a chyffredinol (er enghraifft CCB) drwy鈥檙 post. Efallai y bydd eich dogfen lywodraethu hefyd yn caniat谩u ichi roi hysbysiad mewn ffyrdd eraill, megis trwy e-bost. Dim ond os yw ymddiriedolwyr ac aelodau eich elusen wedi cytuno y gallwch anfon hysbysiad atynt yn y ffyrdd eraill hyn y dylech wneud hyn.

Dylai鈥檙 hysbysiad ar gyfer eich cyfarfod gynnwys:

• dyddiad ac amser y cyfarfod
• y lleoliad neu鈥檙 platfform
• ar gyfer cyfarfodydd rhithwir a hybrid, manylion am sut y gall y rhai sydd 芒 hawl i fod yn bresennol ymuno 芒鈥檙 cyfarfod yn electronig, megis dolen

Dylech hefyd gynnwys unrhyw ddogfennau y mae angen i鈥檙 rhai sydd 芒 hawl i fod yn bresennol eu darllen cyn y cyfarfod, er enghraifft:

• agenda
• copi o gofnodion y cyfarfod blaenorol
• gwybodaeth ariannol berthnasol neu gyfrifon eich elusen
• unrhyw adroddiadau neu ddiweddariadau
• unrhyw benderfyniadau sy鈥檔 cael eu hystyried

Ar gyfer cyfarfodydd cyffredinol, dylech hefyd esbonio sut y gall aelodau eich elusen godi eu materion eu hunain a chynnig penderfyniadau.

Gwiriwch eich dogfen lywodraethol am reolau ynghylch y cyfnod rhybudd y mae鈥檔 rhaid i chi ei roi ar gyfer y math o gyfarfod rydych am ei gynnal. Mae hwn fel arfer yn gyfnod o ddiwrnodau neu wythnosau clir.

Nid yw cyfnod o ddiwrnodau neu wythnosau clir yn cynnwys y diwrnod y byddwch yn anfon yr hysbysiad na diwrnod y cyfarfod.

Os nad oes gan eich dogfen lywodraethol reolau am hyn, dylech:

• rhoi rhybudd rhesymol (cyfnod lleiaf o 3 wythnos)
• diwygio鈥檆h dogfen lywodraethol fel ei bod yn nodi cyfnodau rhybudd ar gyfer cyfarfodydd yn y dyfodol

Os ydych yn rhoi hysbysiad o gyfarfod cyffredinol eithriadol neu gyfarfod cyffredinol arbennig, efallai y bydd yn rhesymol rhoi llai o rybudd na hyn.

Nid oes rhaid i chi roi rhybudd i ymddiriedolwyr neu aelodau nad oes ganddynt gyfeiriad yn y DU. Fodd bynnag, rydym yn argymell eich bod yn rhoi rhybudd i bawb sydd 芒 hawl i fynychu cyfarfod.

Rhaid i chi hefyd ddilyn unrhyw reolau cyfreithiol sy鈥檔 berthnasol i鈥檆h math chi o elusen.

Cwmn茂au a CIOs: hysbysiad o gyfarfodydd cyffredinol

Os yw鈥檆h elusen yn gwmni, rhaid i chi:

• anfon yr hysbysiad o gyfarfod cyffredinol (CCB er enghraifft) at bob ymddiriedolwr ac aelod o鈥檆h elusen sydd 芒 chyfeiriad yn y DU
• rhoi o leiaf 14 diwrnod o rybudd o鈥檙 cyfarfod (os yw eich dogfen lywodraethol yn nodi nifer uwch, rhaid i chi ddilyn yr hyn y mae鈥檔 ei ddweud)
• cynnwys geiriad llawn unrhyw benderfyniadau arbennig arfaethedig yn yr hysbysiad
• cynnwys manylion am y busnes cyffredinol yr ydych yn bwriadu ei gyflawni yn y cyfarfod

Os yw eich elusen yn CIO, rhaid i hysbysiad o gyfarfod cyffredinol (er enghraifft CCB) gynnwys manylion am unrhyw benderfyniadau i:

• diwygio dogfen lywodraethol eich elusen
• cyfuno鈥檆h elusen 芒 CIO arall
• trosglwyddo eiddo, hawliau a rhwymedigaethau eich elusen i CIO arall

Hysbysiad cyhoeddus o CCB

Gwiriwch a yw eich dogfen lywodraethol yn dweud bod yn rhaid ichi roi cyhoeddusrwydd i鈥檆h CCB, a sut.

Ystyriwch a ddylech roi cyhoeddusrwydd ehangach i CCB eich elusen na鈥檙 hyn y mae eich dogfen lywodraethol yn ei ddweud. Er enghraifft, fe allech chi:

• cyhoeddi鈥檙 hysbysiad ar wefan eich elusen
• rhoi hysbysiad o鈥檆h cyfarfod mewn papur newydd lleol neu genedlaethol
• gosod copi o鈥檙 hysbysiad ar hysbysfyrddau lleol, yn y llyfrgell neu鈥檙 siopau lleol

Os byddwch yn penderfynu rhoi cyhoeddusrwydd ehangach i gyfarfod, dylech ei gwneud yn glir pwy sy鈥檔 gymwys i fod yn bresennol. Hefyd rhowch fanylion pa dystiolaeth, os o gwbl, o gymhwysedd y bydd ei hangen ar y rhai sy鈥檔 dymuno mynychu i ddod i mewn i鈥檙 cyfarfod.

Dyddiad ac amser y cyfarfod

Gwiriwch a yw eich dogfen lywodraethol yn nodi pryd y mae鈥檔 rhaid i chi gynnal eich cyfarfod, er enghraifft o fewn cyfnod penodol o amser.

Os nad yw鈥檙 manylion hyn yn eich dogfen lywodraethu, dylech ddewis dyddiad ac amser addas ar gyfer eich cyfarfod. Er enghraifft, meddyliwch am:

• sut y byddwch yn cynnal y cyfarfod 鈥� fel cyfarfod wyneb yn wyneb, cyfarfod rhithwir neu hybrid
• argaeledd lleoliad addas
• argaeledd ymddiriedolwyr, gweithwyr elusen ac aelodau
• a yw dogfennau pwysig yn barod, megis cyfrifon

Agenda

Dylech rannu agenda cyn eich cyfarfod. Mae agenda yn nodi鈥檙 eitemau y mae angen i chi eu trafod a phenderfynu arnynt yn eich cyfarfod mewn trefn.

Gwnewch yn si诺r y bydd gennych ddigon o amser yn eich cyfarfod ar gyfer trafodaeth gywir ar yr eitemau ar yr agenda, cwestiynau ac, os oes angen, cynnal pleidleisiau.

Dylech ei gwneud yn glir pa eitemau ar yr agenda sydd i鈥檞 trafod yn unig a pha eitemau y mae angen penderfyniad arnynt.

Gwiriwch eich dogfen lywodraethol am unrhyw eitemau y mae鈥檔 rhaid i chi eu cynnwys mewn agenda ar gyfer cyfarfodydd ymddiriedolwyr a CCB.

Dylai eich agenda gynnwys:

• eitem sefydlog ar wrthdaro buddiannau i ganiat谩u i fynychwyr ddatgan unrhyw wrthdaro sydd ganddynt
• eitem i drafod sefyllfa a pherfformiad ariannol eich elusen
• eitem ar gyfer 鈥榰nrhyw fusnes arall鈥� i ganiat谩u i eraill godi eitemau newydd ar y diwrnod

Dogfennau

Dylech anfon cop茂au o unrhyw ddogfennau perthnasol gyda鈥檙 agenda er mwyn caniat谩u i bobl baratoi ar gyfer y cyfarfod. Er enghraifft, efallai y bydd angen i chi anfon:

• adroddiad blynyddol
• cyfrifon eich elusen
• geiriad unrhyw benderfyniadau y pleidleisir arnynt
• enwau a datganiad gan unrhyw ymddiriedolwyr neu eraill sy鈥檔 sefyll i gael eu hethol neu eu hail-ethol

Lle bo鈥檔 bosibl, gwnewch yn si诺r bod dogfennau鈥檔 hawdd eu deall (gan gynnwys trwy sicrhau bod cyfieithiadau ar gael os yn briodol).

Mae鈥檔 bosibl y bydd eich dogfen lywodraethol neu鈥檙 gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol i chi anfon dogfennau penodol cyn cyfarfod ymddiriedolwyr neu gyfarfod cyffredinol.

Ceisiwch gyngor proffesiynol os nad ydych yn si诺r am y camau cywir i鈥檞 dilyn.

Lleoliad

Dewiswch leoliad sy鈥檔 addas yn dibynnu ar y math o gyfarfod (cyfarfod ymddiriedolwyr neu CCB) ac a fydd yn gyfarfod wyneb yn wyneb neu hybrid. Meddyliwch am:

• hygyrchedd 鈥� a yw鈥檙 lleoliad yn addas ar gyfer pobl ag ystod o anghenion?
• maint 鈥� a fydd y lleoliad yn cynnwys y niferoedd rydych yn eu disgwyl?
• lleoliad 鈥� a oes modd cyrraedd y lleoliad ar amrywiaeth o ddewisiadau trafnidiaeth, er enghraifft ar fws, car, neu ar droed?
• offer 鈥� a fydd gan y lleoliad yr offer sydd ei angen arnoch i redeg y cyfarfod yn effeithiol?

Annog presenoldeb

Gallwch helpu鈥檆h ymddiriedolwyr a鈥檆h aelodau i fynychu cyfarfodydd trwy feddwl beth allai eu hatal rhag mynychu. Er enghraifft, fe allech chi:

• cynnal cyfarfodydd ar wahanol adegau
• gwirio argaeledd a chost parcio ceir yn eich lleoliad, neu gwirio ei bod yn hawdd cyrraedd y lleoliad trwy ddulliau eraill
• gwiriwch fod gan y lleoliad gyfleusterau addas, megis cyfleusterau newid cewynnau
• talu treuliau yn unol 芒鈥檆h polisi costau
• darparu gwasanaethau cyfieithu fel y gall mynychwyr dwyieithog ddefnyddio eu dewis iaith. Er enghraifft, cyfarfodydd yng Nghymru neu gyfarfodydd lle mae cyfieithu i iaith arall yn briodol

Efallai y byddwch hefyd am osgoi cynnal eich cyfarfod yn ystod gwyliau ysgol, neu ddigwyddiadau crefyddol neu leol, os yw hynny鈥檔 bosibl o fewn telerau eich dogfen lywodraethu.

Gallech archwilio newid amseriad y Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol a nodir yn eich dogfen lywodraethu os yw鈥檔 gwrthdaro鈥檔 rheolaidd 芒, er enghraifft, amseroedd gwyliau brig.

Sut i redeg cyfarfod elusen

Gwiriwch a oes gan eich dogfen lywodraethol reolau gwahanol ynghylch sut i gynnal cyfarfodydd ymddiriedolwyr a chyfarfodydd cyffredinol.

Gwnewch yn si诺r eich bod yn dilyn y rheolau cywir yn eich dogfen lywodraethol a, lle bo鈥檔 briodol, y gyfraith ar gyfer y math o gyfarfod yr ydych yn ei gynnal. Gall unrhyw gamgymeriadau olygu bod penderfyniadau a wnewch mewn cyfarfod yn annilys.

Y cadeirydd

Gwiriwch eich dogfen lywodraethol am fanylion ynghylch pwy sy鈥檔 gorfod cadeirio eich cyfarfodydd.

Os nad yw鈥檙 wybodaeth hon yn eich dogfen lywodraethol, mae angen i chi a鈥檙 ymddiriedolwyr eraill benodi cadeirydd ar gyfer eich cyfarfod. Gall hwn fod yn gadeirydd eich elusen (os oes cadeirydd gan eich elusen) neu鈥檔 ymddiriedolwr enwebedig arall.

Gwiriwch a yw eich dogfen lywodraethol yn caniat谩u i aelodau鈥檆h elusen benodi鈥檙 cadeirydd mewn cyfarfod cyffredinol.

Gwiriwch ddogfen lywodraethol eich elusen am fanylion unrhyw bwerau a allai fod gan y cadeirydd. Er enghraifft, efallai y bydd gan y cadeirydd ail bleidlais fwrw i benderfynu ar fater lle mae鈥檙 bleidlais wedi鈥檌 rhannu鈥檔 gyfartal.

Dylai鈥檙 cadeirydd hefyd sicrhau:

• mae digon o amser i鈥檙 rhai sy鈥檔 mynychu ofyn cwestiynau
• nid yw un person neu gr诺p o bobl yn dominyddu鈥檙 cyfarfod
• pleidleisio i wneud penderfyniadau yn cael ei wneud yn gywir

Dylai鈥檙 cadeirydd sicrhau bod pawb sy鈥檔 ymuno 芒 chyfarfod rhithwir neu hybrid yn gallu ymuno mewn trafodaethau a gwneud penderfyniadau. Gall fod yn ddefnyddiol penodi safonwr i fonitro鈥檙 rhai sy鈥檔 mynychu cyfarfod yn electronig. Gall safonwr gefnogi鈥檙 cadeirydd drwy ddod 芒 chwestiynau neu bryderon i鈥檞 sylw yn ystod y cyfarfod.

Dylech hefyd benodi dirprwy i gadeirio鈥檙 cyfarfod yn ystod eitemau ar yr agenda lle mae鈥檙 cadeirydd wedi datgan gwrthdaro buddiannau.

Cworwm

Cworwm yw鈥檙 nifer lleiaf o ymddiriedolwyr neu aelodau 芒 phleidlais sy鈥檔 gorfod mynychu cyfarfod i wneud penderfyniadau dilys. Nid yw unrhyw benderfyniadau a wnewch mewn cyfarfod nad ydynt yn bodloni鈥檙 gofynion cworwm yn ddilys a gellid eu herio.

Gwiriwch eich dogfen lywodraethol am fanylion y cworwm sydd ei angen arnoch ar gyfer y math o gyfarfod yr ydych yn ei gynnal. Gall eich dogfen lywodraethol nodi cworwm gwahanol ar gyfer cyfarfodydd ymddiriedolwyr a chyfarfodydd cyffredinol.

Sicrhewch fod gan y dechnoleg a ddefnyddiwch yr offer sydd eu hangen arnoch i fonitro nifer y bobl sy鈥檔 mynychu cyfarfodydd rhithwir a hybrid.

Adolygwch y cworwm ar gyfer gwahanol fathau o gyfarfodydd. Ni fyddwch yn gallu gwneud penderfyniadau dilys os nad yw cworwm bellach yn bosibl neu鈥檔 anodd ei gyrraedd.

Os nad yw eich dogfen lywodraethu yn nodi cworwm ar gyfer cyfarfodydd, dylech ei ddiwygio fel ei bod yn gosod cworwm addas ar gyfer cyfarfodydd yn y dyfodol.

Os na allwch wneud hyn mewn pryd i wneud penderfyniad mewn cyfarfod ymddiriedolwyr, dylai fod gennych gworwm o un rhan o dair o holl ymddiriedolwyr eich elusen ac un. Er enghraifft, os oes gennych gyfanswm o ddeuddeg ymddiriedolwr, eich cworwm fyddai pump.

Os yw鈥檆h elusen yn gwmni, a鈥檆h bod yn cynnal cyfarfod cyffredinol, fel arfer rhaid bod o leiaf ddau aelod yn bresennol i bleidleisio ar benderfyniadau. Fodd bynnag, os yw eich dogfen lywodraethu yn nodi nifer uwch, rhaid i chi ddilyn yr hyn y mae鈥檔 ei ddweud.

Ceisiwch gyngor proffesiynol os nad ydych yn si诺r am y camau cywir i鈥檞 dilyn.

Gwneud penderfyniadau

Wrth wneud penderfyniadau, rhaid i chi gydymffurfio 芒鈥檆h dyletswyddau ymddiriedolwr, er enghraifft y ddyletswydd i hyrwyddo dibenion eich elusen a gweithredu er ei lles gorau.

Defnyddiwch ein canllawiau ar wneud penderfyniadau i鈥檆h helpu i wneud eich penderfyniadau.

Gwneud penderfyniadau mewn cyfarfodydd

Gwiriwch ddogfen lywodraethol eich elusen am fanylion ynghylch sut i gynnal pleidleisiau i wneud eich penderfyniadau, gan gynnwys:

• y penderfyniadau hynny y mae鈥檔 rhaid i chi eu gwneud drwy gynnal pleidlais mewn cyfarfod
• a oes rheolau pleidleisio gwahanol sy鈥檔 berthnasol i wahanol fathau o gyfarfodydd
• a oes rheolau pleidleisio gwahanol sy鈥檔 berthnasol i wahanol benderfyniadau

Dylech hefyd wneud yn si诺r bod pawb yn glir ynghylch sut y gallant bleidleisio mewn cyfarfodydd rhithwir a hybrid.

Gallwch ddiwygio eich dogfen lywodraethol os byddwch yn penderfynu nad yw eich rheolau presennol yn eich galluogi i wneud penderfyniadau (neu gynnal pleidleisiau) yn effeithiol.

Rhaid i chi gydymffurfio 芒鈥檙 rheolau a ddaw gyda鈥檙 p诺er rydych yn ei ddefnyddio. Er enghraifft:

• efallai y bydd p诺er statudol yn gofyn i chi fabwysiadu penderfyniad
• gall p诺er mewn dogfen lywodraethol fod 芒 gofynion arbennig, megis p诺er i gau eich elusen

Pleidleisio mewn cyfarfodydd ymddiriedolwyr

Rhaid i chi wneud yn si诺r:

• bod gennych y cworwm gofynnol i wneud penderfyniadau dilys mewn cyfarfodydd ymddiriedolwyr, a
• dim ond ymddiriedolwyr sy鈥檔 cael eu cyfrif tuag at y cworwm wrth wneud penderfyniadau mewn cyfarfodydd ymddiriedolwyr

Mewn cyfarfodydd ymddiriedolwyr wyneb yn wyneb, codi dwylo yw鈥檙 ffordd symlaf o gynnal a chyfrif pleidleisiau.

Mewn cyfarfodydd rhithwir neu hybrid, dylai鈥檙 cadeirydd sicrhau bod pob ymddiriedolwr yn gallu pleidleisio, er enghraifft drwy:

• codi eu dwylo yn electronig
• bwrw pleidlais mewn p么l electronig
• bwrw pleidlais drwy roi testun mewn blwch sgwrsio
• cymryd tro i ddweud ie neu na i鈥檙 cwestiwn perthnasol

Gwiriwch ddogfen lywodraethol eich elusen am fanylion ynghylch a allwch ddal:

• pleidleisiau dirprwy
• pleidleisiau post
• pleidleisiau electronig, megis pleidleisiau a anfonwyd trwy e-bost

Gall eich dogfen lywodraethol neu鈥檙 gyfraith nodi nifer y pleidleisiau sydd eu hangen i wneud rhai penderfyniadau neu i basio penderfyniadau penodol yn dibynnu ar y p诺er rydych yn ei ddefnyddio.

Os nad oes gan eich dogfen lywodraethol y manylion hyn, rhaid i chi wneud eich penderfyniadau neu basio eich penderfyniadau trwy fwyafrif syml mewn cyfarfod cyn belled 芒 bod gennych gworwm.

Pleidleisio mewn cyfarfodydd cyffredinol

Mewn cyfarfodydd cyffredinol, efallai na fydd codi dwylo yn ffordd addas o gynnal pleidlais, oherwydd:

• gall canlyniad codi dwylo fod yn aneglur mewn grwpiau mawr
• gall fod aelodau sydd 芒 hawliau pleidleisio lluosog (er enghraifft, aelod corfforaethol fel cwmni a all fod 芒 mwy nag un bleidlais)

Mewn cyfarfod cyffredinol, gallwch ddefnyddio p么l yn lle codi dwylo i bleidleisio. Mae p么l yn ffordd fwy ffurfiol o gyfrif y pleidleisiau.

Fel arfer cynhelir pleidleisiau drwy bapurau pleidleisio (mae hyn yn golygu ar bapur). Mae鈥檙 cadeirydd yn cyflwyno鈥檙 penderfyniad ar gyfer pleidlais gan aelodau鈥檙 elusen. Mae pob aelod yn bwrw ei bleidlais drwy ysgrifennu naill ai 鈥榗ytuno鈥� neu 鈥榓nghytuno鈥� ar y balot. Yna cesglir y papurau pleidleisio, a chyfrifir y pleidleisiau.

Mae鈥檔 bosibl y bydd eich dogfen lywodraethol yn nodi sut mae鈥檔 rhaid i chi gynnal polau mewn cyfarfodydd.

Dylech feddwl am sut i gynnal polau mewn cyfarfodydd rhithwir a hybrid. Mae gan rai llwyfannau cyfarfod electronig fotymau pleidleisio y gellir eu defnyddio i fwrw pleidleisiau.

Ar gyfer cwmn茂au elusennol, mae gan aelodau鈥檆h elusen yr hawl i fynnu pleidlais mewn cyfarfod. Gwiriwch a yw eich dogfen lywodraethol yn cyfyngu neu鈥檔 atal hawl aelodau i fynnu pleidlais mewn rhai amgylchiadau.

Dylech hefyd wirio a yw eich dogfen lywodraethol yn:

• rhoi hawliau pleidleisio gwahanol i wahanol fathau o aelodau
• caniat谩u i鈥檙 aelodau fabwysiadu penderfyniad ysgrifenedig i wneud rhai penderfyniadau

Gwiriwch y ganran leiaf o bleidleisiau sydd eu hangen ar gyfer penderfyniadau aelodau rydych yn eu gwneud. Er enghraifft, os yw eich dogfen lywodraethu yn nodi canran uwch nag sy鈥檔 ofynnol yn 么l y gyfraith, rhaid i chi ddilyn yr hyn y mae eich dogfen lywodraethol yn ei ddweud.

Gwiriwch ddogfen lywodraethol eich elusen am fanylion ynghylch a allwch ddal:

• pleidleisiau dirprwy
• pleidleisiau post
• pleidleisiau electronig, er enghraifft pleidleisiau a anfonwyd trwy e-bost

Ceisiwch gyngor proffesiynol os nad ydych yn si诺r am y camau cywir i鈥檞 dilyn.

Gwrthdaro buddiannau

Rhaid i chi reoli unrhyw wrthdaro buddiannau wrth wneud penderfyniadau. Darllenwch ein canllawiau ar gwrthdaro buddiannau er mwyn i chi allu nodi a rheoli gwrthdaro yn gywir.

Rhaid i chi ddilyn unrhyw reolau yn eich dogfen lywodraethol ynghylch rheoli gwrthdaro buddiannau.

Gallai eich penderfyniadau gael eu herio ac efallai na fyddant yn ddilys os na wnaethoch reoli gwrthdaro yn iawn.

Anghytundebau mewn cyfarfodydd

Gall pobl fod yn angerddol iawn am waith eu helusen, a gall hyn arwain at ddadleuon ac anghytundeb. Hyd yn oed os nad ydych yn cytuno 芒 phenderfyniad, rydych chi a鈥檙 ymddiriedolwyr eraill yn gydgyfrifol am bob penderfyniad a wneir gan ymddiriedolwyr, ac mae鈥檔 rhaid i chi sicrhau eu bod yn cael eu cyflawni.

Darllenwch ein canllawiau ynghylch beth i鈥檞 wneud os ydych yn anghytuno 芒 phenderfyniad y mae鈥檙 ymddiriedolwyr wedi鈥檜 gwneud.

Gallwch osod safonau ymddygiad i sicrhau bod pob ymddiriedolwr yn deall pa ymddygiadau a ddisgwylir ac yn gweithredu er lles gorau鈥檙 elusen. Gallwch ddefnyddio鈥檙 i鈥檆h helpu chi

Cofnodion

Cofnodion yw鈥檙 cofnod cyfreithiol ysgrifenedig o鈥檙 hyn a ddigwyddodd yn eich cyfarfod.

Gwiriwch eich dogfen lywodraethol am fanylion ynghylch pryd a sut y mae鈥檔 rhaid i chi gymryd cofnodion.

Nid oes angen i鈥檆h cofnodion fod yn gofnod gair-am-air o鈥檙 hyn a ddigwyddodd yn eich cyfarfod. Fodd bynnag, dylech gynnwys gwybodaeth sy鈥檔 bwysig i鈥檆h elusen, er enghraifft:

• enw eich elusen
• math, dyddiad, amser a lleoliad eich cyfarfod
• enwau a rolau鈥檙 bobl yn eich cyfarfod, gan gynnwys y cadeirydd, yr ysgrifennydd, ymddiriedolwyr ac unrhyw gynghorwyr proffesiynol. Mae hyn yn helpu i ddangos bod gan eich cyfarfod y cworwm angenrheidiol i wneud penderfyniadau dilys
• manylion am ymddiriedolwyr neu aelodau a ddatganodd wrthdaro buddiannau a鈥檙 camau a gymerwyd gennych i鈥檞 rheoli
• crynodeb o drafodaethau ar eitemau ar yr agenda
• penderfyniadau a wnaed ac union eiriad y penderfyniadau y pleidleisiwyd arnynt yn y cyfarfod
• rhesymau llawn yn egluro pam y gwnaethoch eich penderfyniadau
• y wybodaeth y gwnaethoch seilio eich penderfyniadau arni. Dylai lefel y manylder fod yn briodol i natur y penderfyniad, gyda mwy o wybodaeth yn cael ei darparu ar gyfer penderfyniadau sy鈥檔 gymhleth a/neu risg uchel i鈥檙 elusen neu ei buddiolwyr
• lle bo鈥檔 briodol, gwybodaeth am unrhyw gyngor arbenigol a gawsoch
• unrhyw gamau y dylech eu cymryd i wneud eich penderfyniadau
• dyddiad, amser a lleoliad eich cyfarfod nesaf

Os ydych yn cadw cofrestr o鈥檙 cyfarfod, megis cofrestr o鈥檙 aelodau sy鈥檔 mynychu cyfarfod cyffredinol, dylech atodi鈥檙 gofrestr i鈥檙 cofnodion i gofnodi pwy oedd yn bresennol.

Dylech hefyd gynnwys manylion am:

• pwy bleidleisiodd ar benderfyniadau a wnaed yn y cyfarfod (efallai na fydd hyn yn bosibl ar gyfer p么l lle caiff y pleidleisiau eu bwrw yn breifat)
• sut y gwnaethant bleidleisio ar y penderfyniadau hynny

Bydd hyn yn eich helpu i ddangos bod penderfyniadau a wnewch mewn cyfarfodydd yn ddilys.

Dylech anfon y cofnodion drafft at bob ymddiriedolwr cyn gynted 芒 phosibl ar 么l cyfarfod ymddiriedolwyr. Bydd hyn yn eich helpu i wneud eich penderfyniadau鈥檔 gyflymach.

Cymeradwywch y cofnodion ar ddechrau鈥檆h cyfarfod nesaf. Dylai鈥檙 cadeirydd wedyn lofnodi鈥檙 cofnodion a鈥檜 storio鈥檔 ddiogel. Efallai y bydd eich dogfen lywodraethol yn dweud a oes rhaid i chi gymryd, llofnodi a storio cofnodion ar ffurf copi caled neu鈥檔 electronig.

Os nad ydych yn cytuno bod y cofnodion yn gofnod cywir o鈥檙 hyn a ddigwyddodd yn y cyfarfod, dywedwch wrth y cadeirydd. Os yw鈥檔 briodol, trafodwch ef yn eich cyfarfod nesaf. Os ydych chi a鈥檙 ymddiriedolwyr eraill yn cytuno y dylech ddiwygio鈥檙 cofnodion, dylech wneud y newidiadau y cytunwyd arnynt. Os na allwch gytuno, nodwch unrhyw wrthwynebiadau yn y cofnodion cyn i鈥檙 cadeirydd eu llofnodi.

Dylech sicrhau bod cofnodion cyfarfod cyffredinol ar gael i ymddiriedolwyr ac aelodau鈥檆h elusen.

Cadw cofnodion - ymddiriedolaethau a chymdeithasau anghorfforedig

Dylech storio cofnodion eich elusen am o leiaf 6 blynedd os yw鈥檆h elusen yn ymddiriedolaeth neu鈥檔 gymdeithas anghorfforedig. Gallwch wneud hyn yn electronig, ond dylech allu argraffu鈥檙 cofnodion ar ffurf copi caled os oes angen.

Os yw eich cofnodion yn cynnwys manylion am gyfrifon eich elusen, gan gynnwys sut y gwnaethoch eu cymeradwyo ac unrhyw archwiliadau, yna rhaid i chi storio鈥檙 cofnodion am o leiaf 6 blynedd.

Cadw cofnodion 鈥� cwmn茂au a swyddogion CIO

Rhaid i ymddiriedolwyr cwmn茂au elusennol:

• cymryd cofnodion mewn cyfarfodydd ymddiriedolwyr, a
• cadw cofnodion am o leiaf 10 mlynedd o ddyddiad y cyfarfod

Gallwch storio cop茂au o gofnodion eich cwmni yn electronig.

Rhaid i chi sicrhau bod cofnodion cyfarfod cyffredinol ar gael i aelodau鈥檆h cwmni. Gall eich aelodau herio cynnwys y cofnodion yng nghyfarfod cyffredinol nesaf eich elusen oni bai eich bod yn caniat谩u i aelodau wneud hyn cyn y cyfarfod nesaf.

Dylai cwmn茂au elusennol storio cofnodion cyfrifyddu am o leiaf 6 blynedd.

Darllenwch ganllawiau T欧鈥檙 Cwmn茂au am ragor o wybodaeth.

Os yw鈥檆h elusen yn CIO, rhaid i chi gymryd cofnodion mewn cyfarfodydd ymddiriedolwyr a chyfarfodydd cyffredinol a chadw鈥檙 cofnodion hyn am o leiaf 6 blynedd. Rhaid i chi hefyd:

• gallu cynhyrchu copi caled o鈥檙 cofnodion
• gwneud yn si诺r bod y cofnodion ar gael i aelodau yn swyddfa eich CIO
• storio cofnodion cyfrifyddu am o leiaf 6 blynedd

Gohiriad

Gohiriad yw pan fydd cyfarfod yn cael ei atal cyn i鈥檙 holl eitemau ar yr agenda gael eu cynnwys.

Efallai y bydd adegau pan fydd angen i chi ohirio eich cyfarfod, megis:

• gwac谩u鈥檙 lleoliad oherwydd larwm t芒n
• oherwydd nad oes cworwm bellach oherwydd bod rhai mynychwyr wedi gadael y cyfarfod
• oherwydd bod y cyfarfod wedi gor-redeg, a bod angen i鈥檙 rhai sy鈥檔 mynychu鈥檙 cyfarfod adael
• os oes problemau technegol ag offer electronig mewn cyfarfod rhithwir neu hybrid na allwch eu trwsio

Gwiriwch ddogfen lywodraethol eich elusen am fanylion ynghylch pryd a sut y gallwch chi ohirio cyfarfod. Er enghraifft:

• a oes angen i chi bleidleisio i ohirio鈥檙 cyfarfod ai peidio
• pryd mae鈥檔 rhaid i chi gyfarfod eto (ailgynnull) yn dilyn cyfarfod a ohiriwyd
• sut mae鈥檔 rhaid i chi roi hysbysiad o鈥檙 cyfarfod a ailgynullwyd

Er enghraifft, efallai y bydd eich dogfen lywodraethol yn dweud y gellir ailgynnull cyfarfod a ohiriwyd yn ddiweddarach yr un diwrnod neu ar ddiwrnod arall o fewn terfyn amser penodol.

Dylai鈥檙 cadeirydd fel arfer ofyn i鈥檙 rhai yn y cyfarfod am eu caniat芒d i ohirio a dylai fod yn glir eu bod yn gohirio鈥檙 cyfarfod.

Mae鈥檔 bosibl y bydd eich dogfen lywodraethol yn dweud bod rhaid i chi anfon hysbysiad pellach at unrhyw un sydd 芒鈥檙 hawl i fynychu鈥檙 cyfarfod a ailgynullwyd, gan gynnwys manylion am y dyddiad, yr amser, a鈥檙 lleoliad.

Os byddwch yn ychwanegu eitemau newydd at yr agenda ar gyfer y cyfarfod a ailgynullwyd, rhaid i chi ddilyn unrhyw reolau ynghylch rhoi hysbysiad a nodir yn eich dogfen lywodraethu a鈥檙 gyfraith.

Ar ddechrau cyfarfod a ailgynullwyd, dylai鈥檙 cadeirydd grynhoi鈥檔 gryno gofnodion y cyfarfod a ohiriwyd. Mae hyn er mwyn cadarnhau beth ddigwyddodd ac osgoi ailadrodd.

Nodyn Cyfreithiol

Mae鈥檙 rheolau cyfreithiol ar gyfer cyfarfodydd wedi鈥檜 nodi yn:

• os yw鈥檆h elusen yn CIO, hefyd
• os yw鈥檆h elusen yn gwmni, hefyd

Dylech fod yn ymwybodol y bydd rhai deddfau eraill yn gymwys i鈥檙 rhan fwyaf o elusennau, megis:

• y Ddeddf Cydraddoldeb, er enghraifft os ydych yn gwneud penderfyniad ynghylch newid dibenion eich elusen, a
• cyfraith , er enghraifft os ydych yn cofnodi pa aelodau sy鈥檔 mynychu Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol ar gofrestr

Rydym yn argymell, oni bai fod eich dogfen lywodraethol yn glir ynghylch y ffyrdd y gallwch gynnal cyfarfodydd, y dylech o leiaf sicrhau bod pawb yn y cyfarfod yn gallu gweld a chlywed ei gilydd. Y rheswm am hyn yw nad oes sefyllfa gyfreithiol sefydlog ynghylch y diffiniad o gyfarfod dilys.