51茶馆

Mae鈥檙 canllawiau hyn yn darparu trosolwg o鈥檙 ddeddfwriaeth sydd, o 30 Mehefin 2016 ymlaen, yn caniat谩u i gwmni preifat ddewis anfon y wybodaeth a gedwir fel arfer mewn rhai cofrestri statudol, at y cofrestrydd cwmn茂au , i鈥檞 chadw ar y gofrestr gyhoeddus yn Nh欧鈥檙 Cwmn茂au. Mae鈥檙 dewis hwn, sydd ar gael i gwmn茂au preifat yn unig, yn ddewis amgen yn hytrach na鈥檙 rhwymedigaeth i gadw鈥檙 holl gofrestri statudol hynny, neu rai ohonynt, yn swyddfa gofrestredig y cwmni, neu mewn cyfeiriad archwilio amgen unigol.

Mae鈥檙 rhwymedigaeth i gadw cofrestri statudol yn berthnasol i gofrestri penodol, gan gynnwys cofrestri o gyfarwyddwyr, cyfeiriadau preswyl arferol cyfarwyddwyr, ysgrifenyddion, aelodau, ac o 30 Mehefin 2016 ymlaen, pobl 芒 rheolaeth arwyddocaol dros gwmn茂au. Nid yw鈥檙 cofrestrau eraill y mae鈥檔 rhaid i gwmn茂au eu cadw鈥檔 dod o fewn cwmpas y cyfarwyddyd yma.

Mae鈥檙 cyfarwyddyd hyn yn mynd ymlaen i esbonio beth y mae鈥檔 rhaid i gwmni ei wneud os yw鈥檔 dewis cadw鈥檙 wybodaeth ar y gofrestr gyhoeddus yn Nh欧鈥檙 Cwmn茂au, a beth fydd yn digwydd os bydd penderfynu wedyn ei fod am beidio 芒 chadw鈥檙 wybodaeth yn y modd hwn, a鈥檌 fod am gadw ei wybodaeth yn ei gofrestri statudol ei hun.

Nid yw鈥檙 canllaw wedi cael ei lunio gyda thrafodion anarferol neu gymhleth mewn golwg. Mae鈥檔 bosibl y bydd angen cyngor proffesiynol arbenigol o dan yr amgylchiadau o鈥檙 fath.

1. Cyflwyniad

O 30 Mehefin 2016 ymlaen, gall cwmni preifat ddewis anfon gwybodaeth a gedwir fel arfer yn ei holl gofrestri statudol, neu yn rhai ohonynt, at y cofrestrydd cwmn茂au i鈥檞 chadw ar y gofrestr gyhoeddus yn Nh欧鈥檙 Cwmn茂au. Mae鈥檙 dewis hwn, sydd ar gael i gwmn茂au preifat yn unig, yn ddewis amgen yn hytrach na鈥檙 rhwymedigaeth i gadw鈥檙 cofrestri statudol hynny yn swyddfa gofrestredig y cwmni, neu mewn cyfeiriad archwilio amgen unigol.

Os bydd eich cwmni鈥檔 dewis cadw鈥檙 wybodaeth ar y gofrestr gyhoeddus yn Nh欧鈥檙 Cwmn茂au, yn hytrach nag yn ei gofrestri statudol ei hun, yna daw鈥檙 wybodaeth o dan sylw yn rhan o鈥檙 gofrestr gyhoeddus. Mae鈥檙 gofrestr gyhoeddus yn agored i unrhyw un ei harchwilio a chymryd cop茂au er gwybodaeth.

Yn y canllaw hwn, byddwn yn cyfeirio at 鈥渄ewis鈥� neu 鈥渄ewisiad鈥� wrth gyfeirio at ddewis cwmni preifat i anfon gwybodaeth a gedwir fel arfer ar rai cofrestri statudol at y cofrestrydd cwmn茂au, a鈥檌 chadw ar y gofrestr gyhoeddus yn Nh欧鈥檙 Cwmn茂au. Byddwn ni鈥檔 cyfeirio hefyd at 鈥渄ynnu n么l鈥� pan fydd cwmni鈥檔 dewis peidio 芒 chadw鈥檙 wybodaeth honno ar y gofrestr gyhoeddus mwyach.

Mae鈥檙 penodau鈥檔 esbonio鈥檙 goblygiadau a鈥檙 gofynion sydd ynghlwm wrth gadw gwybodaeth ar gyfer pob un o鈥檙 cofrestru ar y gofrestr gyhoeddus yn Nh欧鈥檙 Cwmn茂au. Maen nhw鈥檔 pennu beth y mae鈥檔 rhaid ei gyflwyno, pryd y mae鈥檔 rhaid anfon y wybodaeth i D欧鈥檙 Cwmn茂au, a beth sy鈥檔 digwydd os yw鈥檙 cwmni鈥檔 penderfynu ei fod am gadw ei gofrestri statudol ei hun.

Dylech ddarllen y canllawiau hyn ynghyd 芒鈥檙 gyfraith sy鈥檔 ymwneud 芒鈥檙 drefn cofrestri, sydd i鈥檞 gweld yn Neddf Cwmn茂au 2006, fel y鈥檌 diwygiwyd gan Ddeddf Busnesau Bach, Menter a Chyflogaeth 2015; mae鈥檙 ddeddf hon a鈥檙 rheoliadau perthnasol ar gael i鈥檞 harchwilio ar legislation.gov.uk.

2. Y gofrestr o aelodau

Pan fyddwch yn dewis cadw gwybodaeth eich aelodau ar y gofrestr gyhoeddus yn Nh欧鈥檙 Cwmn茂au yn hytrach nag ar gofrestr statudol y cwmni ei hun, bydd holl fanylion yr aelodau, gan gynnwys eu cyfeiriadau, ar gael ar y gofrestr gyhoeddus i unrhyw un sydd am eu gweld, neu sydd am wneud copi o鈥檙 manylion hynny. Nid yw hyn yn berthnasol i gwmn茂au nad ydynt yn masnachu eu cyfrannau ar farchnad reoledig sy鈥檔 cadw ei chofrestr o aelodau statudol ei hun.

2.1 Sut i ddewis cadw gwybodaeth aelodau ar y gofrestr gyhoeddus yn Nh欧鈥檙 Cwmn茂au (鈥渆tholiad鈥�)

Cewch dewis cadw gwybodaeth aelodau ar y gofrestr gyhoeddus o dan y naill a鈥檙 llall o amgylchiadau isod:

i) adeg corffori, os felly, y tanysgrifwyr sydd am ffurfio鈥檙 cwmni preifat sy鈥檔 gwneud yr etholiad yn rhan o鈥檙 cais corffori i鈥檙 cofrestrydd. Dylai鈥檙 tanysgrifwyr ddarparu鈥檙 holl wybodaeth sydd ei hangen yng nghofrestr aelodau鈥檙 cwmni adeg corffori鈥檙 cwmni; neu

ii) gall cwmni preifat corfforedig dewis, ond dim ond os yw鈥檙 holl aelodau wedi cytuno i鈥檙 dewis, ac, os oedd y cwmni鈥檔 cadw unrhyw gofrestri am ganghennau tramor, bod y cofrestri hynny wedi cael eu terfynu, a bod yr holl gofnodion wedi cael eu trosglwyddo i gofrestr aelodau鈥檙 cwmni. Mae hyn oherwydd, ni all y cwmni gadw gwybodaeth am ei aelodau ar y gofrestr gyhoeddus os yw鈥檔 cadw cofrestr ar gyfer canghennau tramor hefyd. O dan yr amgylchiadau hyn, rhaid i鈥檙 cwmni ddarparu鈥檙 holl wybodaeth y mae angen ei chynnwys yn ei gofrestr o aelodau mewn perthynas 芒 phobl sy鈥檔 aelodau cyfredol, adeg cyflwyno鈥檙 hysbysiad am y dewis i鈥檙 cofrestrydd.

2.2 Pryd daw鈥檙 dewis i rym

Daw鈥檙 dewis i rym pan fydd y cofrestrydd yn ei gofrestru. Tra bod dewis mewn grym, nid oes angen i鈥檙 cwmni gadw cofrestr o aelodau. Bydd yn aros mewn grym naill ai nes bod y cwmni鈥檔 peidio 芒 bod yn gwmni preifat, neu nes ei fod yn tynnu鈥檙 dewis yn ei 么l, a phryd hynny bydd angen iddo gadw cofrestr statudol.

2.3 Pan fo dewis mewn grym ar gyfer cofrestr o aelodau

Rhaid i gwmni sydd wedi gwneud dewis ar 么l corffori, barhau i gadw鈥檙 gofrestr yr oedd gofyn iddo ei chadw cyn y dewis (鈥測 gofrestr hanesyddol鈥�). Nid oes angen iddo ddiweddaru鈥檙 gofrestr hanesyddol yna i adlewyrchu newidiadau sy鈥檔 digwydd tra bod y dewis mewn grym. Gall person archwilio鈥檙 wybodaeth sydd ar y gofrestr hanesyddol a mynnu cop茂au ohoni. Mae鈥檙 gofynion hyn, yr un mor berthnasol os oes gofyn i鈥檙 cwmni gadw mynegai o aelodau. Rhaid i gwmni osod nodyn ar y gofrestr hanesyddol i ddweud bod dewis mewn grym, pryd digwyddodd y dewis, a bod modd cael gwybodaeth gyfoes am yr aelodau ar y gofrestr gyhoeddus. Os nad yw cwmni鈥檔 gosod nodyn o鈥檙 fath ar y gofrestr hanesyddol, mae hynny鈥檔 drosedd. Nid yw鈥檙 rhwymedigaethau mewn perthynas 芒鈥檙 gofrestr neu鈥檙 mynegai hanesyddol yn gymwys mewn perthynas 芒 dewis a wnaed gan danysgrifiwr sy鈥檔 dymuno ffurfio cwmni. Ar 么l gwneud dewis, rhaid i gwmni gyflwyno gwybodaeth am ei aelodau i鈥檙 cofrestrydd i鈥檞 rhyddhau ar y gofrestr gyhoeddus yn Nh欧鈥檙 Cwmn茂au, ynghyd ag unrhyw newidiadau i鈥檙 wybodaeth a gofrestrwyd.

Bydd hyn yn cynnwys y manylion canlynol:

• enwau a chyfeiriadau鈥檙 aelodau;
• pryd cofrestrwyd pob person fel aelod
• pryd peidiodd pob person bod yn aelod *

*Nid oes rhaid i鈥檙 cwmni gyflwyno gwybodaeth sy鈥檔 ymwneud 芒鈥檙 dyddiad y mae person yn peidio 芒 bod yn aelod o鈥檙 cwmni lle mai鈥檙 dyddiad hwn fydd y dyddiad cofrestru gan y cofrestrydd. Os felly, rhaid i鈥檙 cwmni ddweud wrth y cofrestrydd taw鈥檙 dyddiad cofrestru yw鈥檙 dyddiad i鈥檞 gofnodi. Mae hi鈥檔 drosedd i gwmni beidio 芒 chydymffurfio 芒鈥檙 ddyletswydd hon.

Rhaid cyflwyno鈥檙 wybodaeth ganlynol am bob aelod, a bydd angen ei chadw鈥檔 gyfoes:

• y cyfrannau a ddelir gan bob aelod, gan wahaniaethu rhwng pob cyfran鈥� * yn 么l ei rif (cyhyd ag y bo rhif gan y gyfran), a * lle bo mwy nag un dosbarth o gyfrannau dosbarthedig gan y cwmni, yn 么l ei statws * y swm a dalwyd. neu y cytunwyd i gael ei ystyried fel swm a dalwyd, ar gyfer cyfrannau pob aelod * os yw鈥檙 cwmni wedi trosi unrhyw un o鈥檌 gyfrannau yn stoc, ac wedi hysbysu鈥檙 cofrestrydd am y trosiad, swm a dosbarth y stoc a ddelir gan bob aelod, yn hytrach na swm y cyfrannau a鈥檙 manylion sy鈥檔 ymwneud 芒鈥檙 cyfrannau * yn achos cyd-ddeiliaid cyfrannau neu stoc yn y cwmni, rhaid i gofrestr y cwmni o aelodau, ddatgan enwau pob un o鈥檙 cyd-ddeiliaid * mewn agweddau eraill, ystyrir cyd-ddeiliaid at ddibenion y Bennod hon fel aelodau unigol (fel bod yn rhaid i鈥檙 gofrestr ddangos un cyfeiriad) * yn achos cwmni nad oes ganddo gyfalaf cyfrannau, ond sydd 芒 mwy nag un dosbarth o aelodau, ynghyd ag enwau a chyfeiriadau鈥檙 aelodau, datganiad o鈥檙 dosbarth y mae pob aelod yn perthyn iddo * unrhyw newidiadau i鈥檙 wybodaeth a bennir uchod * manylion unrhyw drosglwyddiadau o ran cyfrannau * manylion am ddyraniadau newydd o ran cyfrannau * manylion unrhyw gyfrannau a ddelir mewn tryslorlys

2.4 Gwybodaeth anghywir ar y gofrestr

Gall person archwilio neu ofyn am gael copi o wybodaeth aelodau cwmn茂au sydd wedi dewis ei chadw ar y gofrestr gyhoeddus. Gall y person hwnnw ofyn i鈥檙 cwmni gadarnhau bod yr holl wybodaeth angenrheidiol wedi cael ei chyflwyno i鈥檙 cofrestrydd. Mae methu ag ymateb i ymholiad o鈥檙 fath yn drosedd.

Mae p诺er gan y llys i orchymyn bod gwybodaeth aelodau yn cael ei chywiro ar gofrestr gyhoeddus. Gall y llys gymryd camau lle mae enw鈥檙 person naill ai wedi cael ei gynnwys neu ei hepgor fel aelod o gwmni heb reswm digonol; neu lle mae鈥檙 cwmni wedi methu, neu wedi oedi鈥檔 ddiangen, wrth hysbysu鈥檙 cofrestrydd bod person wedi dod yn aelod o鈥檙 cwmni, neu wedi peidio 芒 bod yn aelod. Gall y person a dramgwyddir, neu aelod arall o鈥檙 cwmni gyflwyno cais i鈥檙 llys. Mae hyn gyfystyr 芒 ph诺er y llys i unioni鈥檙 gofrestr o aelodau yn unol ag adran 125 o Ddeddf Cwmn茂au 2006.

Pan fydd cwmni鈥檔 penderfynu ei fod am ddechrau cadw ei gofrestr ei hun o aelodau (鈥渢ynnu鈥檔 么l鈥�) Rhaid i gwmni roi hysbysiad i鈥檙 cofrestrydd ei fod am dynnu鈥檔 么l o gadw gwybodaeth aelodau ar y gofrestr gyhoeddus. Daw hyn i rym pan fydd y cofrestrydd yn cofrestru鈥檙 hysbysiad. Ar 么l tynnu n么l, rhaid i鈥檙 cwmni gadw ei gofrestr statudol ei hun o aelodau.

Rhaid i鈥檙 cwmni gadw ei gofrestr hanesyddol, a rhaid iddo gofnodi鈥檙 holl wybodaeth angenrheidiol am ei aelodau cyfredol ar ei chofrestr ei hun. Fodd bynnag, nid oes rhaid i鈥檙 cwmni nodi gwybodaeth hanesyddol o鈥檙 cyfnod pan fu鈥檙 dewis i gadw鈥檙 wybodaeth ar y gofrestr gyhoeddus yn Nh欧鈥檙 Cwmn茂au mewn grym e.e. manylion person a beidiodd 芒 bod yn aelod yn ystod y cyfnod hwnnw.

Rhaid i gwmni nodi ar y gofrestr o aelodau bod dewis wedi cael ei dynnu n么l, a bod y wybodaeth am aelodau ar gyfer y cyfnod pan oedd y dewis mewn grym i鈥檞 chael ar y gofrestr gyhoeddus.

Gwybodaeth i aelodau a gyflwynwyd ar y gofrestr gyhoeddus yn Nh欧鈥檙 Cwmn茂au ar 么l i鈥檙 etholiad gael ei dynnu鈥檔 么l. Bydd manylion yr holl aelodau, gan gynnwys eu cyfeiriadau, a gyflwynwyd i鈥檙 cofrestrydd yn ystod y cyfnod y bydd cwmni a etholwyd i gadw gwybodaeth aelodau ar y gofrestr gyhoeddus yn dal i fod ar gael i鈥檙 cyhoedd pan gaiff yr etholiad ei dynnu鈥檔 么l. Mae鈥檙 wybodaeth yma鈥檔 rhan o鈥檙 gofrestr gyhoeddus ac fe鈥檌 cynhelir yn unol 芒 gofynion Deddf Cwmn茂au 2006.

3. Cofrestr o bobl 芒 rheolaeth arwyddocaol (PRhA)

Dylech fod yn ymwybodol, pan fydd cwmni wedi gwneud dewis i gadw gwybodaeth pobl 芒 rheolaeth arwyddocaol (PRhA) ar y gofrestr gyhoeddus yn Nh欧鈥檙 Cwmn茂au, yn hytrach nag yng Nghofrestr PRhA y cwmni ei hun, bydd dyddiad geni llawn y PRhA i鈥檞 gweld ar y gofrestr gyhoeddus.

Gall unrhyw un sydd am weld y manylion hynny, neu wneud copi ohonynt, wneud hynny. Yn achos cwmn茂au sy鈥檔 cadw eu cofrestri eu hunain, ni fydd diwrnodau geni eu PRhA ar gael i鈥檞 harchwilio gan y cyhoedd.

Gweler ein canllaw ar Bobl 芒 rheolaeth sylweddol (PRhA) (yn Saesneg).

3.1 Sut i ddewis cadw gwybodaeth PRhA ar y gofrestr gyhoeddus yn Nh欧鈥檙 Cwmn茂au

Cewch dewis cadw gwybodaeth PRhA y cwmni ar y gofrestr gyhoeddus naill ai:

i) adeg corffori, ac os felly, rhaid i鈥檙 tanysgrifwyr sydd am ffurfio鈥檙 cwmni dewis hwn wrth gyflwyno鈥檙 cais i gorffori鈥檙 cwmni; neu ii) gall cwmni corfforedig wneud cais ei hun.

Nid oes unrhyw effaith i鈥檙 dewis oni bai bod y cwmni wedi hysbysu鈥檙 bobl gofrestradwy a鈥檙 endidau cyfreithiol cofrestradwy perthnasol (ECP) o leiaf 14 diwrnod cyn dyddiad y dewis, ac nad oes unrhyw berson neu ECP cofrestradwy wedi gwrthwynebu鈥檙 dewis arfaethedig o fewn y cyfnod hwnnw. Rhaid i鈥檙 tanysgrifwyr a鈥檙 cwmni sy鈥檔 cyflwyno鈥檙 dewis ddarparu datganiad gyda鈥檙 dewis sy鈥檔 nodi nad oes unrhyw wrthwynebiadau wedi dod i law.

Os cyflwynwch gais ar 么l corffori, rhaid i鈥檆h dewis gynnwys yr holl wybodaeth 鈥済yfredol鈥� sydd yn y gofrestr PRhA. Ystyr 鈥渃yfredol鈥� yw gwybodaeth am bobl neu ECP cofrestradwy cyfredol adeg cyflwyno鈥檙 hysbysiad am dewis (yn hytrach na phobl a oedd yn arfer bod yn bobl neu鈥檔 ECP cofrestradwy ac y gall eu gwybodaeth fod yn y gofrestr o hyd) ac unrhyw faterion eraill sy鈥檔 gyfredol bryd hynny.

Rhaid i gwmni ddarparu unrhyw wybodaeth sydd wedi ei diweddaru yn achos unrhyw newid i鈥檙 manylion yn y gofrestr PRhA rhwng yr amser y cyflwynir yr hysbysiad am y dewis i鈥檙 cofrestrydd a鈥檙 adeg pan ddaw鈥檙 dewis i rym. Os unionir cofrestr PRhA y cwmni, rhaid iddo hysbysu鈥檙 cofrestrydd hefyd er mwyn sicrhau bod y gofrestr gyhoeddus yn adlewyrchu鈥檙 unioniad hwnnw.

3.2 Pryd daw鈥檙 dewis i rym

Daw dewis i rym pan fydd y cofrestrydd yn ei gofrestru. Bydd y dewis yn aros mewn grym naill ai nes bod y cwmni鈥檔 peidio 芒 bod yn gwmni preifat, neu nes ei fod yn tynnu鈥檙 dewis yn ei 么l.

3.3 Pan fo dewis mewn grym ar gyfer y gofrestr y PRhA

Rhaid i gwmni sydd wedi gwneud dewis ar 么l corffori barhau i gadw鈥檙 gofrestr yr oedd gofyn iddo ei chadw cyn y dewis (鈥測 gofrestr hanesyddol鈥�). Pan mae鈥檙 dewis mewn grym nid oes angen i chi ddiweddaru鈥檙 gofrestr hanesyddol i adlewyrchu unrhyw newidiadau newydd. Gall unrhywun archwilio鈥檙 wybodaeth sydd ar y gofrestr hanesyddol.

Rhaid i gwmni osod nodyn ar y gofrestr hanesyddol i ddweud bod dewis mewn grym, pryd digwyddodd y dewis, a bod modd cael gwybodaeth gyfoes am y PRhA ar y gofrestr gyhoeddus. Mae鈥檔 drosedd peidio 芒 rhoi nodyn ar y gofrestr hanesyddol.

Nid yw鈥檙 rhwymedigaethau mewn perthynas 芒鈥檙 gofrestr hanesyddol yn gymwys mewn perthynas ag dewis a wnaed gan danysgrifiwr sy鈥檔 dymuno ffurfio cwmni.

Mae鈥檔 rhaid i gwmni ddarparu a diweddaru gwybodaeth am ei PRhA i鈥檙 cofrestrydd, er mwyn sicrhau ei fod ar gael ar y gofrestr gyhoeddus. Gellir dod o hyd i ragor o wybodaeth am ddweud wrthym am wybodaeth PRhA ar gyfer eich cwmni.

Gwybodaeth PRhA y mae鈥檔 rhaid i chi ei hanfon ar gyfer person cofrestradwy unigol yw:

• enw
• cyfeiriad cyflwyno hysbysiadau
• y wlad neu鈥檙 wladwriaeth (neu鈥檙 rhan o鈥檙 Deyrnas Unedig) lle mae鈥檙 unigolyn yn byw fel rheol
• cenedligrwydd
• dyddiad geni
• cyfeiriad preswyl arferol
• y dyddiad pan ddaeth yr unigolyn yn berson cofrestradwy mewn perthynas 芒鈥檙 cwmni o dan sylw; a
• natur eu rheolaeth dros y cwmni, ac
• a oes yna unrhyw gyfyngiadau mewn grym o ran defnyddio neu ddatgelu unrhyw un o fanylion PRhA yr unigolyn

Dyma鈥檙 wybodaeth y mae angen ei chyflwyno ar gyfer pob endid cyfreithiol perthnasol cofrestradwy:

• enw corfforaethol neu enw鈥檙 ffyrm
• y swyddfa gofrestredig neu鈥檙 brif swyddfa;
• ffurf gyfreithiol yr endid, a鈥檙 gyfraith sy鈥檔 ei lywodraethu;
• os yw鈥檔 berthnasol, y gofrestr o gwmn茂au y cofrestrwyd y cwmni ynddi (gan gynnwys manylion y wladwriaeth) a鈥檌 rif cofrestru ar y gofrestr honno
• y dyddiad pan ddaeth yn endid cyfreithiol perthnasol cofrestradwy mewn perthynas 芒鈥檙 cwmni o dan sylw
• natur e reolaeth dros y cwmni

Ar gyfer person cofrestradwy arall (megis corfforaeth undyn neu awdurdod lleol):

• eu henw
• eu prif swyddfa
• ffurf gyfreithiol y person, a鈥檙 gyfraith sy鈥檔 ei lywodraethu
• y dyddiad pan ddaethant yn berson cofrestradwy mewn perthynas 芒鈥檙 cwmni o dan sylw
• natur eu rheolaeth dros y cwmni

Mae rhagor o wybodaeth am y gwahanol gategor茂au o PRhA yng nghanllawiau BEIS.

3.4 Cwmn茂au 芒 PRhA y mae eu gwybodaeth wedi鈥檌 diogelu

Bydd gan rai cwmn茂au PRhA gyda鈥檜 gwybodaeth wedi鈥檌 diogelu. Gallai hyn olygu naill ai bod cyfeiriad preswyl arferol (CPA) y PRhA yn cael ei amddiffyn fel nad yw鈥檔 cael ei ddatgelu i asiantaethau gwirio credyd (AGC), neu fod holl wybodaeth y PRhA yn cael ei hamddiffyn rhag ei datgelu ar y cofnod cyhoeddus, neu鈥檙 ddau. Gellir cael rhagor o wybodaeth am gyfyngu ar ddatgelu gwybodaeth PRhA ar 51茶馆.

Os oes yna PRhA sydd ag amddiffyniad rhag datgelu ei CPA i AGC, yna gall y cwmni ffeilio eu holl wybodaeth gyda ni fel arfer, yn ddigidol neu ar bapur. Mae blwch ar y ffurflen gais i gorffori cwmni ac ar ffurflenni perthnasol y PRhA y dylech eu ticio os gwnaed cais am amddiffyniad, neu os caniatawyd cais o鈥檙 fath. Mae鈥檙 blwch ar y ffurflen yn cyfeirio at eithriad o dan adran 790ZF o Ddeddf Cwmn茂au 2006.

Os oes PRhA sydd wedi gwneud cais am amddiffyniad neu y caniatawyd cais o鈥檙 fath mewn perthynas 芒 nhw fel nad oes unrhyw un o鈥檜 manylion fel PRhA yn cael eu datgelu ar y gofrestr gyhoeddus, bydd angen i鈥檙 cwmni y mae鈥檙 unigolyn hwnnw鈥檔 PRhA arno ffeilio unrhyw wybodaeth am y PRhA hwnnw ar bapur. Datblygwyd fersiynau arbennig o鈥檙 cais corffori a ffurflenni PRhA unigol at y diben hwn, ac mae鈥檙 rhain ar gael gan d卯m cofrestri diogel T欧鈥檙 Cwmn茂au yn unig. Gellir gwneud cais am gopi o鈥檙 ffurflenni trwy e-bostio鈥檙 t卯m ar secureforms@companieshouse.gov.uk, neu trwy roi galwad iddynt ar 02920 348354

Diogelu data yw鈥檔 prif bryder wrth ffeilio dogfennau a all gynnwys gwybodaeth PRhA a amddiffynnir. Mae yna d卯m penodol, a chanddynt y caniat芒d diogelwch angenrheidiol i edrych ar y wybodaeth, sy鈥檔 ymdrin ag unrhyw wybodaeth sy鈥檔 cael ei ffeilio sy鈥檔 cynnwys gwybodaeth ddiogel.

4. Gwybodaeth am sefyllfa鈥檙 gofrestr gyhoeddus

Gall person archwilio neu ofyn am gopi o wybodaeth PRhA cwmni sydd wedi dewis ei chadw ar y gofrestr gyhoeddus. Gall y person hwnnw ofyn i鈥檙 cwmni gadarnhau bod yr holl wybodaeth angenrheidiol wedi cael ei chyflwyno i鈥檙 cofrestrydd. Mae methu ag ymateb i ymholiad o鈥檙 fath yn drosedd.

4.1 P诺er llys i orchymyn i gwmni ddatrys diffyg neu oedi

Mae p诺er gan y llys i orchymyn bod gwybodaeth PRhA yn cael ei chywiro ar y gofrestr gyhoeddus. Gall y llys gymryd camau lle bo enw鈥檙 person naill ai wedi cael ei gynnwys neu ei hepgor fel person neu ECP cofrestradwy i鈥檙 cwmni heb reswm digonol; neu lle bo鈥檙 cwmni wedi methu, neu wedi oedi鈥檔 ddiangen, wrth hysbysu鈥檙 cofrestrydd bod y person wedi dod yn berson neu鈥檔 ECP cofrestradwy mewn perthynas 芒鈥檙 cwmni, neu ei fod wedi peidio 芒 bod yn berson neu鈥檔 ECP cofrestradwy.

Pan fydd cwmni鈥檔 penderfynu ei fod am ddechrau cadw ei gofrestr ei hun o PRhA unwaith eto (鈥渢ynnu鈥檔 么l鈥�) Rhaid i gwmni roi hysbysiad o dynnu鈥檙 dewis yn 么l i鈥檙 cofrestrydd. Daw鈥檙 tynnu n么l i rym pan fydd y cofrestrydd yn ei gofrestru. Ar 么l tynnu鈥檙 dewis yn 么l, bydd angen i鈥檙 cwmni gadw ei gofrestr PRhA o hynny ymlaen.

Rhaid i鈥檙 cwmni gofnodi鈥檙 holl wybodaeth angenrheidiol sy鈥檔 ymwneud 芒 materion cyfredol ar ei gofrestr. Fodd bynnag, nid oes rhaid iddo nodi gwybodaeth hanesyddol o鈥檙 cyfnod pan roedd y wybodaeth ar y gofrestr gyhoeddus yn Nh欧鈥檙 Cwmn茂au. (Er enghraifft, manylion person a beidiodd 芒 bod yn PRhA yn ystod y cyfnod pan oedd yr dewis mewn grym.)

Rhaid i鈥檙 cwmni anodi ei gofrestr PRhA i ddatgan bod yr dewis wedi cael ei dynnu n么l, y dyddiad pan ddaeth y tynnu n么l i rym, a鈥檙 ffaith fod gwybodaeth am y cyfnod pan oedd yr dewis mewn grym ar gael ar y gofrestr ganolig.

4.2 Gwybodaeth PRhA sydd ar y gofrestr gyhoeddus pan fo dewis mewn grym

Bydd manylion y PRhA a gyflwynwyd i鈥檙 cofrestrydd yn ystod y cyfnod pan oedd yr dewis mewn grym, gan gynnwys ei ddyddiad geni llawn, yn dal i fod ar gael i鈥檙 cyhoedd, hyd yn oed os yw鈥檙 dewis wedi cael ei dynnu n么l. Mae鈥檙 wybodaeth yma鈥檔 cael ei thrin fel rhan o鈥檙 gofrestr gyhoeddus ac fe鈥檌 cynhelir yn unol 芒 gofynion Deddf Cwmn茂au 2006. Ni fydd cyfeiriadau preswyl arferol byth yn ymddangos ar y gofrestr gyhoeddus. Hefyd, os oes gan gwmni PRhA sydd ag amddiffyniad i鈥檞 wybodaeth, ni fydd unrhyw fanylion amdanynt yn ymddangos ar y gofrestr gyhoeddus, dim ots a oes dewis mewn grym ai peidio.

5. Y gofrestr o gyfarwyddwyr

Dylech fod yn ymwybodol, pan fydd cwmni wedi gwneud dewis, y bydd dyddiad geni llawn y cyfarwyddwyr yn ymddangos ar y gofrestr gyhoeddus i unrhyw un sydd am weld, neu wneud copi o鈥檙 manylion hynny. Nid yw hynny鈥檔 wir am gwmn茂au sydd heb wneud dewis, lle bydd diwrnod geni鈥檙 cyfarwyddwr yn cael ei atal rhag cael ei archwilio gan y cyhoedd, ac felly dim ond y mis a鈥檙 flwyddyn fydd yn gyhoeddus.

5.1 Sut i ddewis cadw gwybodaeth cyfarwyddwyr ar y gofrestr gyhoeddus yn Nh欧鈥檙 Cwmn茂au (鈥渄ewis鈥�)

Gallwch ddewis a ddylid cadw gwybodaeth cyfarwyddwr y cwmni ar y gofrestr gyhoeddus naill ai: i) ar ymgorffori, ac os felly rhaid i鈥檙 tanysgrifwyr sy鈥檔 dymuno ffurfio鈥檙 cwmni ddewis gyda鈥檙 cais i ymgorffori鈥檙 cwmni; neu ii) gall cwmni corfforedig wneud cais.

5.2 Pryd daw鈥檙 dewis i rym

Daw鈥檙 dewis i rym pan fydd y cofrestrydd yn ei gofrestru. Bydd dewis yn aros mewn grym naill ai nes bod y cwmni鈥檔 peidio 芒 bod yn gwmni preifat, neu nes ei fod yn tynnu鈥檙 dewis yn ei 么l. Yn ystod y cyfnod pan fo鈥檙 dewis mewn grym, nid oes angen i gwmni dewisedig gadw cofrestr o gyfarwyddwyr.

5.3 Beth sy鈥檔 digwydd pan fo dewis mewn grym ar gyfer y gofrestr o gyfarwyddwyr

Rhaid i gwmni gyflwyno gwybodaeth am ei gyfarwyddwyr i鈥檙 cofrestrydd i鈥檞 rhyddhau ar y gofrestr gyhoeddus yn Nh欧鈥檙 Cwmn茂au.

Ar gyfer cyfarwyddwr sy鈥檔 berson naturiol:

• enw ac unrhyw enwau blaenorol
• y cyfeiriad cyflwyno hysbysiadau (y gellir ei nodi fel 鈥渟wyddfa gofrestredig y cwmni鈥�)
• y wlad neu鈥檙 wladwriaeth neu鈥檙 rhan o鈥檙 Deyrnas Unedig lle mae鈥檙 unigolyn yn byw fel rheol
• cenedligrwydd
• galwedigaeth (os yw鈥檔 berthnasol), a
• dyddiad geni llawn

O ran cyfarwyddwyr sy鈥檔 gyrff corfforaethol neu鈥檔 fusnesau, bydd y gofrestr o gyfarwyddwyr yn cynnwys:

• yr enw corfforaethol neu enw鈥檙 busnes
• y swyddfa gofrestredig neu鈥檙 brif swyddfa
• yn achos cwmni cyfyngedig sydd wedi鈥檌 ymgorffori a鈥檌 gofrestru yn y DU - ei rif cofrestru; fel arall, ffurf gyfreithiol y cwmni neu鈥檙 cwmni a鈥檙 gyfraith y mae鈥檔 cael ei llywodraethu ganddo ac, os yw鈥檔 berthnasol, lle y鈥檌 cofrestrwyd a鈥檌 rif cofrestru

Rhaid i鈥檙 cwmni hefyd gyflwyno gwybodaeth cyfarwyddwyr i鈥檙 cofrestrydd o dan yr amgylchiadau canlynol: i) manylion newydd pryd bynnag y bydd newid i wybodaeth cyfarwyddwr; a ii) pan fydd person yn peidio 芒 bod yn gyfarwyddwr y cwmni.

5.4 Pan fo cwmni鈥檔 penderfynu ei fod am ddechrau cadw ei gofrestr ei hun o gyfarwyddwyr (鈥渢ynnu n么l鈥�)

Rhaid i gwmni gyflwyno hysbysiad am dynnu鈥檙 dewis yn 么l i鈥檙 cofrestrydd. Daw鈥檙 tynnu n么l i rym pan fydd y cofrestrydd yn ei gofrestru. Ar 么l tynnu n么l, bydd gofyn i鈥檙 cwmni gynnal cofrestr o gyfarwyddwyr o鈥檙 pwynt hwnnw ymlaen, a hysbysu鈥檙 cofrestrydd am unrhyw newid i鈥檙 gofrestr honno.

5.5 Gwybodaeth y cyfarwyddwyr ar 么l tynnu鈥檙 dewis n么l

Ar 么l tynnu dewis yn 么l, rhaid i gwmni gofnodi yn y gofrestr holl wybodaeth y cyfarwyddwyr sy鈥檔 ymwneud 芒 materion sy鈥檔 gyfredol ac y mae angen eu cynnwys yn ei gofrestr o gyfarwyddwyr. Nid oes rhaid i鈥檙 cwmni nodi gwybodaeth am y cyfnod pan oedd y dewis mewn grym ond nad yw鈥檔 gyfredol mwyach (e.e. manylion person a beidiodd 芒 bod yn gyfarwyddwr yn ystod cyfnod pan oedd y dewis mewn grym).

5.6 Gwybodaeth am gyfarwyddwyr ar y gofrestr gyhoeddus ar 么l tynnu鈥檙 dewis yn 么l

Bydd manylion y Cyfarwyddwyr a gyflwynir i鈥檙 cofrestrydd yn ystod y cyfnod pan fo鈥檙 dewis mewn grym, gan gynnwys eu dyddiad geni llawn, yn dal i fod ar gael i鈥檙 cyhoedd, hyd yn oed os yw鈥檙 dewis wedi cael ei dynnu n么l, am fod y wybodaeth hon yn cael ei thrin fel rhan o鈥檙 gofrestr gyhoeddus a chaiff ei chynnal yn unol 芒 gofynion Deddf Cwmn茂au 2006.

6. Y gofrestr o gyfeiriadau preswyl arferol y cyfarwyddwyr

6.1 Sut i ddewis cadw gwybodaeth am gyfeiriadau preswyl arferol cyfarwyddwyr ar y gofrestr gyhoeddus yn Nh欧鈥檙 Cwmn茂au (鈥渄ewis鈥�)

Gallwch ddewis a ddylid cadw gwybodaeth cyfeiriad preswyl arferol cyfarwyddwyr y cwmni ar y gofrestr gyhoeddus naill ai: i) ar ymgorffori, ac os felly rhaid i鈥檙 tanysgrifwyr sy鈥檔 dymuno ffurfio鈥檙 cwmni ddewis gyda鈥檙 cais i ymgorffori鈥檙 cwmni; neu ii) gall cwmni corfforedig wneud cais ei hun.

6.2 Pryd daw鈥檙 dewis i rym

Daw鈥檙 dewis i rym pan fydd y cofrestrydd yn ei gofrestru. Bydd dewis yn aros mewn grym naill ai nes bod y cwmni鈥檔 peidio 芒 bod yn gwmni preifat, neu nes ei fod yn tynnu鈥檙 dewis yn ei 么l. Yn ystod y cyfnod pan fo dewis mewn grym, nid oes angen i gwmni gadw cofrestr o gyfeiriadau preswyl arferol cyfarwyddwyr.

6.3 Pan fo dewis mewn grym ar gyfer y gofrestr o gyfeiriadau preswyl arferol cyfarwyddwyr

Rhaid i鈥檙 cwmni gyflwyno gwybodaeth am gyfeiriadau preswyl arferol ei gyfarwyddwyr i鈥檙 cofrestrydd yn Nh欧鈥檙 Cwmn茂au, gan gynnwys unrhyw newidiadau i鈥檙 wybodaeth gofrestredig. Nid yw鈥檙 cyfeiriad preswyl arferol ar gael i鈥檙 cyhoedd ei archwilio, yn yr un modd ac nad yw ar gael i鈥檙 cyhoedd os yw鈥檙 cwmni鈥檔 cadw ei gofrestr statudol ei hun o gyfeiriadau preswyl arferol cyfarwyddwyr.

Dyma鈥檙 wybodaeth y mae angen ei chyflwyno:

• cyfeiriad preswyl arferol pob un o gyfarwyddwyr y cwmni.
• os yw cyfeiriad preswyl arferol cyfarwyddwr yr un fath 芒鈥檌 gyfeiriad cyflwyno hysbysiadau (fel y鈥檌 nodwyd yng nghofrestr cyfarwyddwyr y cwmni) y cyfan sydd angen i鈥檙 gofrestr o gyfeiriadau preswyl arferol ei nodi yw nodyn i ddatgan hynny. Nid yw hyn yn wir os nodir y cyfeiriad cyflwyno hysbysiadau fel 鈥渟wyddfa gofrestredig y cwmni鈥�.

6.4 Pan fo cwmni鈥檔 penderfynu ei fod am ddechrau cadw ei gofrestr ei hun o gyfeiriadau preswyl arferol cyfarwyddwyr eto (鈥渢ynnu n么l鈥�)

Rhaid i gwmni gyflwyno hysbysiad am dynnu鈥檙 dewis yn 么l i鈥檙 cofrestrydd. Daw鈥檙 tynnu n么l i rym pan fydd y cofrestrydd yn ei gofrestru. Ar 么l tynnu n么l, bydd rhaid i鈥檙 cwmni gadw cofrestr o gyfeiriadau preswyl arferol y cyfarwyddwyr o鈥檙 pwynt hwnnw ymlaen, a hysbysu鈥檙 cofrestrydd am unrhyw newid iddi.

6.5 Gwybodaeth am gyfeiriadau preswyl arferol cyfarwyddwyr ar 么l tynnu dewis n么l

Ar 么l tynnu dewis yn 么l, rhaid i gwmni gofnodi yn ei gofrestr o gyfeiriadau preswyl arferol cyfarwyddwyr yr holl wybodaeth sy鈥檔 ymwneud 芒 materion sy鈥檔 gyfredol ac y mae angen eu cynnwys yn y gofrestr. Nid oes rhaid i鈥檙 cwmni nodi gwybodaeth am y cyfnod pan oedd dewis mewn grym os nad yw鈥檔 gyfredol mwyach (e.e. manylion cyfeiriad preswyl arferol person a beidiodd 芒 bod yn gyfarwyddwr yn ystod y cyfnod pan oedd y dewis mewn grym).

6.6 Gwybodaeth am gyfeiriadau preswyl arferol cyfarwyddwyr a gofrestrwyd pan oedd y dewis mewn grym

Ni fydd y wybodaeth a gyflwynir i鈥檙 cofrestrydd am gyfeiriad preswyl arferol ar gael i鈥檞 archwilio gan y cyhoedd. Mae hyn yn cyd-fynd 芒鈥檙 gofynion archwilio ar gyfer cofrestri o gyfeiriadau preswyl arferol cyfarwyddwyr a gedwir gan gwmn茂au. Bydd y cofrestrydd yn rhyddhau gwybodaeth am gyfeiriadau preswyl arferol i鈥檙 cyrff canlynol: i) asiantaethau gwirio credyd, heblaw mewn achosion lle cyflwynwyd cais llwyddiannus i atal datgelu i asiantaethau gwirio credyd o dan adran 243 o Ddeddf Cwmn茂au 2006, a ii) awdurdodau cyhoeddus penodedig e.e. yr heddlu.

7. Y gofrestr o ysgrifenyddion

7.1 Sut i ddewis cadw gwybodaeth ysgrifenyddion ar y gofrestr gyhoeddus yn Nh欧鈥檙 Cwmn茂au (鈥渄ewis鈥�)

Gallwch ddewis a ddylid cadw gwybodaeth ysgrifennydd y cwmni ar y gofrestr gyhoeddus naill ai: i) ar ymgorffori, ac os felly rhaid i鈥檙 tanysgrifwyr sy鈥檔 dymuno ffurfio鈥檙 cwmni ethol, gyda鈥檙 cais i ymgorffori鈥檙 cwmni; neu ii) gall cwmni corfforedig wneud cais ei hun.

7.2 Pryd daw鈥檙 dewis i rym

Daw鈥檙 dewis i rym pan fydd y cofrestrydd yn ei gofrestru. Bydd dewis yn aros mewn grym naill ai nes bod y cwmni鈥檔 peidio 芒 bod yn gwmni preifat, neu nes ei fod yn tynnu鈥檙 dewis yn ei 么l. Yn ystod y cyfnod pan fo dewis mewn grym, nid oes angen i gwmni gadw cofrestr o ysgifenyddion.

7.3 Pan fo dewis mewn grym ar gyfer y gofrestr o ysgrifenyddion

Rhaid i gwmni gyflwyno gwybodaeth am ei ysgrifenyddion i鈥檙 cofrestrydd i鈥檞 rhyddhau ar y gofrestr gyhoeddus yn Nh欧鈥檙 Cwmn茂au.

Dyma鈥檙 wybodaeth y mae angen ei chyflwyno:

• enw ac unrhyw enwau blaenorol
• cyfeiriad,(y gellir ei nodi fel 鈥渟wyddfa gofrestredig y cwmni鈥�)
• ar gyfer ysgrifenyddion sy鈥檔 gyrff corfforaethol neu鈥檔 gwmn茂au,
• yr enw corfforaethol neu enw鈥檙 busnes
• y swyddfa gofrestredig neu鈥檙 brif swyddfa
• yn achos cwmni cyfyngedig sydd wedi鈥檌 ymgorffori a鈥檌 gofrestru yn y DU - ei rif cofrestru; fel arall, ffurf gyfreithiol y cwmni neu鈥檙 cwmni a鈥檙 gyfraith y mae鈥檔 cael ei llywodraethu ganddo ac, os yw鈥檔 berthnasol, lle y鈥檌 cofrestrwyd a鈥檌 rif cofrestru

Rhaid i鈥檙 cwmni gyflwyno gwybodaeth i鈥檙 cofrestrydd o dan yr amgylchiadau canlynol hefyd:

• pryd bynnag y mae newid i fanylion ysgrifennydd, y manylion newydd
• phan fo person yn peidio 芒 bod yn ysgrifennydd ar y cwmni dan sylw

7.4 Pan fo cwmni鈥檔 penderfynu ei fod am ddechrau cadw ei gofrestr ysgrifenyddion ei hun eto (鈥渢ynnu n么l鈥�)

Rhaid i gwmni gyflwyno hysbysiad am dynnu鈥檙 dewis yn 么l i鈥檙 cofrestrydd. Daw鈥檙 tynnu n么l i rym pan fydd y cofrestrydd yn ei gofrestru. Ar 么l tynnu鈥檙 dewis yn 么l, bydd angen i鈥檙 cwmni gadw ei gofrestr ei hun o ysgrifenyddion o鈥檙 pwynt hwnnw ymlaen.

7.5 Gwybodaeth am ysgrifenyddion ar y gofrestr gyhoeddus ar 么l tynnu鈥檙 dewis yn 么l

Bydd gwybodaeth yr ysgrifenyddion a gyflwynir i鈥檙 cofrestrydd yn ystod y cyfnod pan fo鈥檙 dewis mewn grym yn dal i fod ar gael i鈥檙 cyhoedd, hyd yn oed os yw鈥檙 dewis wedi cael ei dynnu n么l. Mae鈥檙 wybodaeth yma鈥檔 cael ei thrin fel rhan o鈥檙 gofrestr gyhoeddus ac fe鈥檌 cynhelir yn unol 芒 gofynion Deddf Cwmn茂au 2006.