51茶馆

Rhan 1: Datganiad o Egwyddorion a Gweithdrefnau

Yngl欧n 芒鈥檙 Datganiad

1.1 Mae Deddf yr Economi Ddigidol 2017 (鈥榶 Ddeddf鈥�) yn diwygio Deddf Ystadegau a鈥檙 Gwasanaeth Cofrestru 2007^{[troednodyn 1]} (鈥楧eddf 2007鈥�) er mwyn sicrhau bod Awdurdod Ystadegau鈥檙 DU a鈥檌 swyddfa weithredol, y Swyddfa Ystadegau Gwladol (SYG; cyfeirir atynt o hyn ymlaen fel 鈥榶r Awdurdod鈥�, ac mae cyfeiriadau at 鈥榥i鈥� ac 鈥榚in鈥� yn y ddogfen hon yn gyfeiriadau at yr Awdurdod)^{[troednodyn 2]}, yn gallu cael mynediad haws at ystod o ffynonellau data a ddelir yn y sector cyhoeddus a鈥檙 sector preifat. Mae鈥檙 darpariaethau hyn yn sicrhau bod y fframwaith cyfreithiol sy鈥檔 rheoli鈥檙 broses o gynhyrchu a chyhoeddi ystadegau swyddogol ac ymchwil ystadegol yn y DU yn cyd-fynd 芒 fframwaith cyfreithiol partneriaid rhyngwladol y DU, gan gefnogi gwelliannau parhaus i ansawdd, perthnasedd ac amseroldeb ystadegau swyddogol mewn byd newidiol.

1.2 Er mwyn darparu eglurder a thryloywder ynghylch y ffordd y bydd pwerau sy鈥檔 galluogi鈥檙 mynediad hwn yn gweithredu, mae Deddf 2007 hefyd, yn adran 45E o Ddeddf 2007,^{[troednodyn 3]} yn ei gwneud yn ofynnol i鈥檙 Awdurdod baratoi ac ymgynghori ar Ddatganiad o Egwyddorion a Gweithdrefnau (鈥榶 Datganiad鈥� o hyn ymlaen) sy鈥檔 rheoli鈥檙 ffordd y ceir mynediad at ddata o dan y pwerau newydd, a鈥檌 gyhoeddi. Mae鈥檙 Ddeddf hefyd yn ei gwneud yn ofynnol i鈥檙 Awdurdod ymgynghori cyn cyhoeddi neu ailgyhoeddi鈥檙 Datganiad, a chyflwyno鈥檙 Datganiad i Senedd y DU a鈥檙 deddfwrfeydd datganoledig.

1.3 Mae鈥檙 ddogfen hon yn cynrychioli鈥檙 Datganiad sy鈥檔 ofynnol o dan adran 45E o Ddeddf 2007. Wrth baratoi鈥檙 Datganiad hwn, rydym ni, yr Awdurdod, wedi ystyried ymhlith pethau eraill:

• Y Comisiynydd Gwybodaeth - Anonymisation: Managing Data Protection Risk Code of Practice (2012)
• Y Comisiynydd Gwybodaeth - Data Sharing Code of Practice (2011)^{[troednodyn 4]}
• Y Comisiynydd Gwybodaeth - Conducting Privacy Impact Assessments Code of Practice (2014)
• Y Comisiynydd Gwybodaeth - Privacy Notices, Transparency and Control Code of Practice (2016)
• Deddf Ystadegau a鈥檙 Gwasanaeth Cofrestru 2007
• Y Cod Ymarfer ar gyfer Ystadegau Swyddogol
• Y ddeddfwriaeth diogelu data^{[troednodyn 5]}
• Siarter Ymatebwyr SYG ar gyfer Arolygon Busnes
• Fframwaith Polisi Diogelwch y Llywodraeth
• Egwyddorion Moesegol Pwyllgor Cynghori鈥檙 Ystadegydd Gwladol ar Foeseg Data
• Y Concordat ar Ystadegau rhwng Llywodraeth y DU (gan gynnwys Awdurdod Ystadegau鈥檙 DU a鈥檙 Swyddfa Ystadegau Gwladol) a鈥檙 Gweinyddiaethau Datganoledig

1.4 Mae鈥檙 Datganiad hwn yn ategu ac yn gyson 芒鈥檙 egwyddorion a鈥檙 disgwyliadau a nodir yn y dogfennau hynny. Mae鈥檙 egwyddorion a鈥檙 gweithdrefnau a amlinellir yn y ddogfen hon yn gymwys i bob un o鈥檙 ffyrdd rydym yn rhannu ac yn cael mynediad at ddata, gan gynnwys gwybodaeth gan y gweinyddiaethau datganoledig a ddatgelir o hynny ymlaen i鈥檙 swyddfeydd ystadegol.

Deall y p诺er

2.1 Mae ystadegau yn fudd hanfodol i鈥檙 cyhoedd ar gyfer yr oes wybodaeth 鈥� mae ansawdd ac ystod ystadegau swyddogol yn rhoi gwybodaeth hollbwysig i wneuthurwyr penderfyniadau allweddol yn y Llywodraeth, busnes a thu hwnt am gymdeithas ac economi鈥檙 DU. Mae ystadegau swyddogol hefyd yn chwarae rhan allweddol wrth gefnogi democratiaeth iach drwy alluogi unigolion i ddwyn eu cynrychiolwyr etholedig i gyfrif. Er mwyn cynhyrchu ystadegau swyddogol o ansawdd uchel mae angen methodoleg soffistigedig, gadarn a gweithlu ystadegol 芒鈥檙 sgiliau priodol. Ond mae hefyd yn gofyn am fframwaith cyfreithiol sy鈥檔 galluogi cynhyrchwyr ystadegau i gasglu a phrosesu鈥檙 data y mae ystadegau swyddogol ac ymchwil ystadegol yn seiliedig arnynt. Mae angen i鈥檙 cyfryw fframwaith gydnabod:

• y bydd y ffordd y caiff data eu cynhyrchu yn parhau i newid yn y dyfodol;
• bod data sy鈥檔 ddefnyddiol ar gyfer cynhyrchu a chyhoeddi ystadegau swyddogol ac ar gyfer ymchwil ystadegol yn cael eu dal gan nifer gynyddol o gyrff cyhoeddus a phreifat, ac y bydd y twf mewn ffynonellau data defnyddiol yn parhau yn y dyfodol;
• yr angen i gynhyrchwyr ystadegau ddeall y data a ddefnyddir ganddynt er mwyn sicrhau y gallant fanteisio ar y nifer gynyddol o ffyrdd y gellir defnyddio鈥檙 data hyn;
• bod y twf mewn data a deiliaid data yn golygu bod mwy o amrywiad mewn ansawdd data, ac felly bod angen i gynhyrchwyr ystadegau feddu ar yr adnoddau i鈥檞 helpu i ddeall ansawdd y data hynny a phenderfynu pa mor ymarferol yw defnyddio鈥檙 data hynny wrth gynhyrchu a chyhoeddi ystadegau swyddogol ac ymchwil ystadegol;
• bod sicrhau nad yw鈥檙 ffaith bod mwy o ddata ar gael i ymchwilwyr yn cael effaith negyddol ar breifatrwydd dinasyddion yn golygu gorfodi鈥檙 sawl sy鈥檔 casglu ac yn trin data i roi mesurau gwella preifatrwydd cadarn ar waith.

2.2 Mae Deddf 2007, fel y鈥檌 diwygiwyd, yn creu fframwaith cyfreithiol sy鈥檔 rhoi mynediad i鈥檙 Awdurdod at ddata a ddelir gan gyrff y Goron, awdurdodau cyhoeddus eraill ac ymgymeriadau (gan gynnwys elusennau) er mwyn cefnogi swyddogaethau ystadegol yr Awdurdod. Mae Deddf 2007, fel y鈥檌 diwygiwyd, yn ei gwneud yn ofynnol i鈥檙 cyflenwyr data hyn ymgynghori 芒鈥檙 Awdurdod cyn bod newidiadau yn cael eu gwneud i systemau data er mwyn diogelu鈥檙 cyflenwad data, yn ogystal 芒 chywirdeb a dibynadwyeddd ystadegau ac ymchwil ystadegol sy鈥檔 deillio o鈥檙 ffynonellau data hyn. Er mwyn cefnogi鈥檙 broses o gynhyrchu a chyhoeddi ystadegau swyddogol ac ymchwil ystadegol datganoledig, mae Deddf 2007 yn caniat谩u i ddata gael eu datgelu mewn ffordd reoledig i swyddfeydd ystadegol y gweinyddiaethau datganoledig yng Nghymru, yr Alban a Gogledd Iwerddon, gyda chaniat芒d cyflenwr y data. Wrth gyflawni ei swyddogaethau o dan Ddeddf 2007, mae鈥檙 Awdurdod yn parchu鈥檙 safonau uchaf o ran diogelu data, cyfrinachedd a thryloywder. Mae鈥檙 Ddeddf hefyd yn nodi cosbau llym ar gyfer y sawl sy鈥檔 camddefnyddio data a gesglir at ddibenion ystadegol ac yn ei gwneud yn ofynnol i鈥檙 Awdurdod ofyn am ganiat芒d darparwyr data i ddefnyddio鈥檙 wybodaeth a dderbynnir o dan y pwerau hyn ar gyfer ei swyddogaethau mewn perthynas 芒 gwasanaethau ystadegol (h.y. o dan adran 22 o Ddeddf 2007) neu cyn datgelu gwybodaeth i Ymchwilydd Cymeradwy o dan adran 39 o Ddeddf 2007.

Egwyddorion a Gweithdrefnau

3.1 Mae adran 45E(5) o Ddeddf 2007 yn ei gwneud yn ofynnol i鈥檙 Awdurdod baratoi a chyhoeddi Datganiad o Egwyddorion a ystyrir ganddo wrth gyflawni ei swyddogaethau o dan adrannau 45B, 45C a 45D o鈥檙 Ddeddf, a鈥檙 gweithdrefnau a fabwysiedir ganddo wrth gyflawni鈥檙 swyddogaethau hynny. Mae gennym ni, yr Awdurdod, egwyddorion a gweithdrefnau sefydledig, a gyhoeddir yn y Datganiad hwn, er mwyn sicrhau ein bod yn gwneud y canlynol:

• cyflawni ein cyfrifoldebau statudol mewn ffordd deg, gymesur ac atebol, gan roi ystyriaeth ddyladwy i egwyddorion preifatrwydd a lefel briodol o waith craffu mewnol ac allanol;
• gweithio mewn ffordd gydweithredol, dryloyw a theg gyda chyflenwyr data, cymdeithas sifil a鈥檙 cyhoedd, gan ymateb i unrhyw bryderon neu gyfleoedd wrth iddynt godi;
• atgyfnerthu ein hatebolrwydd llawn i Senedd y DU a鈥檙 deddfwrfeydd datganoledig wrth gyflawni ein cyfrifoldebau statudol.

3.2 Dim ond er mwyn cyflawni un neu fwy o鈥檔 swyddogaethau statudol y byddwn yn gofyn am fynediad i ddata, fel y nodir yn Neddf Ystadegau a鈥檙 Gwasanaeth Cofrestru 2007, gan gynnwys cynhyrchu ystadegau swyddogol ac ymgymryd ag ymchwil ystadegol sy鈥檔 diwallu anghenion defnyddwyr adnabyddadwy er budd y cyhoedd.^{[troednodyn 6]} Wrth wneud hynny, byddwn yn sicrhau ein bod yn cydymffurfio 芒 deddfwriaeth diogelu data. Wrth gyflawni ein swyddogaethau statudol, byddwn yn cadw at y chwe egwyddor ganlynol y bwriedir iddynt, gyda鈥檌 gilydd, sicrhau bod y safonau moesegol a chyfreithiol uchaf yn gymwys i鈥檙 cylch bywyd ystadegol llawn, a rhoi sicrwydd a hyder i鈥檙 cyhoedd ynghylch dibynadwyedd, ansawdd a gwerth ein hystadegau a鈥檔 hymchwil ystadegol. Amlinellir yr egwyddorion hyn isod.

Egwyddor 1: Cyfrinachedd

4.1 Rydym yn ymrwymedig i ddiogelu cyfrinachedd data a phwysigrwydd cydymffurfio 芒 deddfwriaeth diogelu data. Er mwyn sicrhau ein bod yn cyflawni鈥檙 rhwymedigaethau cyfreithiol hynny, byddwn yn cynnal rheolaethau diogelu priodol er mwyn sicrhau bod gwybodaeth bersonol yn cael ei diogelu a鈥檌 bod yn ddiogel bob amser. Byddwn yn asesu ein seilwaith a鈥檔 gweithdrefnau diogelwch yn rheolaidd er mwyn sicrhau uniondeb y mesurau hyn a鈥檙 hyder ynddynt.

4.2 Mae hyn yn gyson 芒鈥檙 Cod Ymarfer ar gyfer Ystadegau Swyddogol, sy鈥檔 nodi bod angen i wybodaeth breifat am unigolion a sefydliadau a gesglir wrth gynhyrchu a chyhoeddi ystadegau swyddogol ac ymchwil ystadegol gael ei thrin yn gyfrinachol a鈥檌 defnyddio at ddibenion ystadegol ac ymchwil ystadegol yn unig.

Egwyddor 2: Tryloywder

5.1 Fel rhan o鈥檔 rhwymedigaethau adrodd statudol, rydym yn ymrwymedig i gyhoeddi gwybodaeth am y ffordd rydym yn cyflawni ein cyfrifoldebau a鈥檔 rhwymedigaethau statudol o ran cael mynediad at ffynonellau data at ddibenion ystadegol ac ymchwil ystadegol. Gan adeiladu ar y wybodaeth a ddarperir gennym ar hyn o bryd drwy ein Datganiad o Ffynonellau Gweinyddol, rydym yn ymrwymo i gyhoeddi adroddiadau rheolaidd sy鈥檔 nodi manylion y data a dderbynnir gennym o dan y pwerau hyn, am ba hyd y cyflenwir y data, a鈥檙 modd y caiff y data eu defnyddio. Bydd yr adroddiadau hyn yn cynnwys dolenni i allbynnau ystadegol ac ymchwil cyhoeddedig.

5.2 Rydym yn awyddus i sicrhau lefelau uchel o ymddiriedaeth a hyder ymhlith y cyhoedd o ran uniondeb a gwerth ein hystadegau a鈥檙 ffordd rydym yn cyflawni ein swyddogaethau statudol er mwyn sicrhau bod y sawl sy鈥檔 defnyddio ein hystadegau yn deall y budd y mae ein gwaith yn ei roi i鈥檙 cyhoedd a鈥檙 penderfyniadau y gallant eu gwneud gan ddefnyddio ein hystadegau a鈥檔 dadansoddiadau. I鈥檙 perwyl hwn, byddwn yn cyhoeddi adroddiadau rheolaidd ac yn parhau i ymgysylltu 芒 defnyddwyr er mwyn sicrhau ei bod yn hawdd iddynt gael gwybodaeth am ffynonellau鈥檙 data a ddefnyddir gennym, a鈥檙 data rydym yn bwriadu eu defnyddio, er mwyn cyflawni ein swyddogaethau ystadegol ac ymchwil ystadegol.^{[troednodyn 7]} Fel rhan o鈥檔 swyddogaeth adrodd ac er mwyn helpu cyflenwyr data a gwrthrychau data i ddeall y ffyrdd y caiff eu data eu defnyddio a鈥檙 mesurau preifatrwydd a diogelwch sydd ynghlwm wrth y modd y defnyddir y data hyn, rydym yn ymrwymo i sicrhau bod manylion ceisiadau am fynediad at ddata a鈥檙 ymatebion iddynt yn cael eu cyhoeddi鈥檔 ddiofyn.

5.3 Mewn rhai achosion eithriadol, gall y lefel hon o dryloywder fod yn amhriodol.^{[troednodyn 8]} Mewn achosion lle rydym yn ymwybodol y gallai fod rhesymau dros beidio 芒 datgelu鈥檙 wybodaeth hon, rydym yn ymrwymo i ofyn am gyngor cyflenwr y data ac ystyried y cyngor hwnnw cyn penderfynu a ddylem gyhoeddi manylion ceisiadau am fynediad at ddata a鈥檙 ymatebion iddynt (neu鈥檙 graddau y byddwn yn cyhoeddi鈥檙 manylion a鈥檙 ymatebion hynny). Mae鈥檙 ymrwymiad hwn yr un mor berthnasol i unrhyw fanylion a gyhoeddir gennym mewn dogfennau y mae鈥檔 ofynnol i ni eu cyflwyno i鈥檙 Senedd neu鈥檙 deddfwrfeydd datganoledig neu unrhyw ddogfennau y dewiswn eu cyflwyno iddynt.

Egwyddor 3: Moeseg a鈥檙 gyfraith

6.1 Bydd trefniadau ar gyfer cael mynediad at ddata yn bodloni鈥檙 holl rwymedigaethau cyfreithiol sy鈥檔 deillio o鈥檙 ddeddfwriaeth diogelu data a deddfwriaeth eraill, fel y bo鈥檔 briodol. Byddwn hefyd yn sicrhau bod trefniadau ar gyfer cael mynediad at ddata yn parchu safonau moesegol perthnasol, er enghraifft Egwyddorion Moesegol Pwyllgor Cynghori鈥檙 Ystadegydd Cenedlaethol ar Foeseg Data, gan sicrhau bod y trefniadau hyn yn ein helpu bob amser i gyflawni ein swyddogaethau statudol, gan gynnwys darparu ystadegau swyddogol ac ymchwil ystadegol sydd o fudd amlwg i鈥檙 cyhoedd. Byddwn yn sicrhau bod trefniadau ar gyfer cael mynediad at ddata yn parchu safonau cydnabyddedig o uniondeb ac ansawdd methodolegol, yn mynd i鈥檙 afael 芒 materion yn ymwneud 芒 phreifatrwydd a thryloywder, yn rhoi ystyriaeth briodol i鈥檙 risgiau a鈥檙 cyfyngiadau sydd ynghlwm wrth dechnolegau a dulliau casglu data newydd, ac yn destun gwaith craffu, goruchwylio a monitro priodol. Gwneir gwaith monitro a sicrhau ansawdd at ddibenion ystadegol ac ymchwil ystadegol hefyd, gan gynnwys yn unol ag arferion y cytunir arnynt yn rhyngwladol.

6.2 Fel rhan o鈥檙 broses hon, byddwn yn ystyried arfer gorau o ran asesiadau o鈥檙 effaith ar breifatrwydd a hysbysiadau preifatrwydd wrth fynd ati i wneud trefniadau ar gyfer cael mynediad at ddata, fel y鈥檜 cwmpesir gan ddogfennau Swyddfa鈥檙 Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) 鈥楥onducting Privacy Impact Assessments Code of Practice鈥� a 鈥楶rivacy Notices Code of Practice鈥� (sy鈥檔 darparu canllawiau ar gynnwys yr hysbysiadau hyn, yn ogystal 芒 ble a phryd i鈥檞 cyhoeddi). Mae鈥檙 ddeddfwriaeth diogelu data yn ei gwneud yn ofynnol i 鈥榓sesiadau o鈥檙 effaith ar ddiogelu data鈥� gael eu cynnal cyn i鈥檙 data gael eu prosesu pan fydd y gwaith prosesu鈥檔 debygol o arwain at risg uchel i hawliau a rhyddid unigolion. Mae鈥檙 ddeddfwriaeth diogelu data hefyd yn ei gwneud yn ofynnol i hysbysiadau preifatrwydd gynnwys gwybodaeth fanylach a mwy penodol nag o dan Ddeddf Diogelu Data 1998.

6.3 Mae hyn yn gyson 芒鈥檙 Cod Ymarfer ar gyfer Ystadegau Swyddogol, sy鈥檔 nodi bod angen i ddulliau ystadegol gael eu dogfennu鈥檔 llawn a bod yn gyson 芒 dulliau cadarn ac arferion gorau.

Egwyddor 4: Budd y cyhoedd

7.1 Byddwn yn cyflawni ein swyddogaethau a鈥檔 cyfrifoldebau statudol mewn ffyrdd sy鈥檔 rhydd o ddylanwad buddiannau sefydliadol, gwleidyddol neu bersonol, gan sicrhau bod y penderfyniadau a wneir gennym mewn perthynas 芒鈥檙 ffynonellau data yr hoffem gael mynediad iddynt yn seiliedig ar sail resymegol ystadegol gadarn a budd clir i鈥檙 cyhoedd. Nodir swyddogaethau statudol yr Awdurdod yn Neddf 2007, gan gynnwys hyrwyddo a diogelu鈥檙 broses o gynhyrchu a chyhoeddi ystadegau swyddogol sydd o fudd i鈥檙 cyhoedd. Mae budd i鈥檙 cyhoedd yn cynnwys hysbysu鈥檙 cyhoedd am faterion cymdeithasol ac economaidd a helpu i ddatblygu a gwerthuso polis茂au cyhoeddus. Er mwyn gwneud hyn yn y ffordd fwyaf effeithiol ac effeithlon, gallwn arfer y pwerau newydd hyn i gael mynediad at ddata. Dim ond pan fyddwn yn rhesymol fodlon bod ansawdd a chwmpas y data yn ddigonol i鈥檔 helpu i gyflawni ein swyddogaethau statudol, gan gynnwys cynhyrchu a chyhoeddi allbynnau ystadegol ac ymchwil o ansawdd uchel, y byddwn yn gofyn am fynediad i ddata. Cyn cael mynediad at ddata a ddelir gan awdurdodau cyhoeddus neu ymgymeriadau (gan gynnwys elusennau) yn unig o dan y pwerau statudol a roddwyd i ni, byddwn hefyd yn sicrhau ein bod wedi asesu opsiynau amgen hyfyw y gwyddys amdanynt, yn enwedig pan fyddai ffynonellau cyfatebol sydd ar gael i鈥檙 cyhoedd yn addas.

7.2 Mae hyn yn gyson 芒鈥檙 Cod Ymarfer ar gyfer Ystadegau Swyddogol, sy鈥檔 nodi bod angen i ystadegau fod o fudd i鈥檙 cyhoedd, a bod angen i gynhyrchwyr ystadegau sicrhau bod budd y cyhoedd yn drech na buddiannau sefydliadau, gwleidyddol neu bersonol ym mhob cam o鈥檙 broses o gynhyrchu, rheoli a lledaenu ystadegau swyddogol ac ymchwil ystadegol.

Egwyddor 5: Cymesuredd

8.1 Rydym yn ymrwymedig i leihau鈥檙 beichiau sydd ynghlwm wrth roi mynediad at ddata i ni er mwyn ein helpu i gyflawni ein swyddogaethau statudol (er enghraifft, wrth gynhyrchu a chyhoeddi ystadegau swyddogol ac ymchwil ystadegol). Byddwn yn ceisio sicrhau bob amser bod y costau sy鈥檔 gysylltiedig 芒 rhoi mynediad at ddata i ni yn gymesur 芒鈥檙 buddiannau sy鈥檔 deillio o ddefnyddio鈥檙 ystadegau a gynhyrchir o鈥檙 data hyn. Bydd yr ymrwymiad hwn hefyd yn llywio pob penderfyniad a wneir gennym ynghylch y math o ddata neu鈥檙 swm o ddata y gwneir cais amdanynt. Byddwn yn gweithio gyda chyflenwyr data i nodi trefniadau mynediad at ddata sy鈥檔 lleihau鈥檙 baich o ran costau a鈥檙 posibilrwydd y bydd effeithiau anghymesur ar drethdalwyr a chyflenwyr data fel ei gilydd. Rydym yn ymrwymo i ofyn i ffynonellau cenedlaethol neu gyfunol am ddata cyn gosod beichiau ar ddarparwyr gwasanaethau lleol ac, os oes modd cael yr un data o sawl ffynhonnell, byddwn yn sicrhau ein bod yn ystyried unrhyw gostau cysylltiedig a鈥檙 beichiau ar gyflenwyr data wrth fynd ati i benderfynu pa ffynhonnell/ffynonellau i gael mynediad ati/atynt.

8.2 Mae hyn yn gyson 芒鈥檙 Cod Ymarfer ar gyfer Ystadegau Swyddogol, sy鈥檔 nodi bod angen i gynhyrchwyr ystadegau asesu鈥檙 baich a roddir ar gyflenwyr data o gymharu 芒鈥檙 buddiannau sy鈥檔 deillio o ddefnyddio鈥檙 ystadegau, a sicrhau nad yw鈥檙 beichiau hynny yn ormodol.

Egwyddor 6: Cydweithio

9.1 Byddwn yn ymgynghori 芒 chyflenwyr data ac yn ystyried eu barn cyn cyhoeddi hysbysiad neu wneud cais am fynediad at ddata. Rydym yn ymrwymo i ystyried atebion cydweithredol a threfniadau data a negodwyd ar gyfer cael mynediad i ddata yn hytrach na chyhoeddi ceisiadau neu hysbysiadau. Bydd hyn yn ein galluogi i deilwra trefniadau mynediad at ddata i ddiwallu anghenion, adnoddau, buddiannau a diwylliannau penodol cyflenwyr data, yn ogystal 芒鈥檙 sensitifrwydd a鈥檙 risgiau sy鈥檔 gysylltiedig 芒 gwahanol ffynonellau a mathau o ddata. Bydd dull gweithredu cydweithredol hefyd yn ein galluogi i ddeall y ffordd y caiff y data eu strwythuro ac felly unrhyw gafeatau o ran eu hansawdd neu鈥檙 ffordd y c芒nt eu dehongli neu eu defnyddio. Dim ond pan fyddwn wedi rhoi cynnig ar bob ffordd resymol arall o gael mynediad at y data (gan gynnwys trafodaethau lefel uwch rhwng yr Awdurdod a chyflenwr y data) y byddwn yn defnyddio ein pwerau statudol o ran cydymffurfiaeth a gorfodaeth.

Llywodraethu

10.1 Byddwn yn monitro鈥檙 ffyrdd rydym yn defnyddio鈥檙 pwerau newydd a ddarparwyd yn Neddf 2007 (fel y鈥檌 diwygiwyd) i gael mynediad at ddata drwy sefydlu swyddogaeth oruchwylio gynghorol ar fynediad at ddata fel rhan o strwythur llywodraethu鈥檙 Awdurdod, a defnyddio profiad ac arbenigedd annibynnol unigolion o ystod eang o sectorau a sefydliadau. Bydd y swyddogaeth hon yn gweithio mewn ffordd dryloyw i asesu cynigion am fynediad at ddata yn erbyn yr egwyddorion uchod, gan gynnwys ystyried sefyllfa cyflenwyr data, a bydd yn rhoi cyngor diduedd ac annibynnol i鈥檙 Ystadegydd Gwladol i鈥檞 helpu i gyflawni ei swyddogaethau. Byddwn yn cyhoeddi adroddiadau a phapurau eraill sy鈥檔 nodi鈥檙 cyngor hwn yn unol ag ymrwymiad cyffredinol yr Awdurdod i sicrhau tryloywder.

10.2 Byddwn yn gweithredu protocolau ynghylch sut y bydd yr Awdurdod yn gweithio鈥檔 effeithiol gyda swyddfeydd ystadegol y gweinyddiaethau datganoledig o dan y ddeddfwriaeth newydd. Caiff y gwaith hwn ei oruchwylio gan y fforwm rhyng-weinyddol lefel uwch mwyaf priodol a fydd yn rheoli鈥檙 rhyngweithio rhwng yr Awdurdod a swyddfeydd ystadegol y gweinyddiaethau datganoledig, ac yn hysbysu鈥檙 Awdurdod a鈥檙 gweinyddiaethau datganoledig am anghenion a gofynion data priodol.

10.3 Byddwn yn cyhoeddi, yn cynnal ac yn ymgynghori ar ganllawiau ategol a dogfennau arfer gorau cyfredol ar y ffordd rydym yn arfer ein pwerau newydd o dan Ddeddf 2007. Bydd y dogfennau hyn, y gellir eu hailgyhoeddi o bryd i鈥檞 gilydd er mwyn adlewyrchu arferion newydd a datblygiadau mewn arbenigedd proffesiynol, yn helpu cyflenwyr data i ddeall eu cyfrifoldebau yn well. Byddant yn rhoi gwybodaeth i ddefnyddwyr ystadegau a鈥檙 cyhoedd sydd eisiau deall y trefniadau gweithdrefnol sy鈥檔 rheoli鈥檙 ffordd y caiff data trydydd parti eu casglu, eu prosesu a鈥檜 diogelu er mwyn ein helpu i gyflawni ein swyddogaethau statudol, gan gynnwys:

• Ceisiadau am ddata a hysbysiadau data: canllawiau ar y ffurf y byddwn yn gwneud cais am ddata neu鈥檔 cyhoeddi hysbysiadau o dan y ddeddfwriaeth hon;
• Lleihau baich: y ffordd y byddwn yn asesu鈥檙 baich ar gyflenwyr data a鈥檙 ffyrdd y byddwn yn mynd ati i leihau鈥檙 beichiau hyn.
• Cyflenwi a throsglwyddo data: canllawiau technegol ar y ffordd/ffyrdd y caiff data eu trosglwyddo a mesurau i sicrhau y caiff data eu trosglwyddo鈥檔 ddiogel;
• Diogelwch a chyfrinachedd: gwybodaeth gryno am y ffyrdd rydym yn sicrhau鈥檙 lefelau uchaf o ddiogelwch data a鈥檙 modd y caiff y data a ddelir yn ein systemau eu storio, eu prosesu, eu defnyddio a鈥檜 lledaenu鈥檔 gyfrinachol;
• Sylwadau a datrys anghydfodau: trefniadau lle y gall cyflenwyr data herio ceisiadau am ddata a wnaed gennym neu ofyn cwestiynau amdanynt, gan gynnwys gwneud sylwadau i鈥檔 swyddogaeth goruchwylio mynediad at ddata.

Rhan 2: Cod Ymarfer ar Newidiadau i Systemau Data

Yngl欧n 芒鈥檙 Cod

11.1 O dan adran 45G o Ddeddf Ystadegau a鈥檙 Gwasanaeth Cofrestru 2007 (鈥楧eddf 2007鈥�), mae鈥檔 ofynnol i Awdurdod Ystadegau鈥檙 DU a鈥檌 swyddfa weithredol, y Swyddfa Ystadegau Gwladol (y cyfeirir atynt fel yr 鈥楢wdurdod鈥� o hyn ymlaen) baratoi a chyhoeddi cod ymarfer ar newidiadau i systemau data ac ymgynghori arno. Mae鈥檙 ddogfen hon yn cynrychioli鈥檙 Cod sy鈥檔 ofynnol o dan adran 45G.

11.2. Mae鈥檙 cod hwn yn cynnwys canllawiau ar y materion y mae angen i awdurdodau cyhoeddus eu hystyried wrth fynd ati i wneud newidiadau i鈥檙 prosesau sydd ar waith ganddynt i gasglu, trefnu, storio neu adalw gwybodaeth, neu gyflenwi gwybodaeth i鈥檙 Awdurdod. Mae鈥檙 cod hwn yn berthnasol pan fo awdurdodau cyhoeddus yn cyflenwi data i鈥檙 Awdurdod i鈥檞 alluogi i gyflawni un neu fwy o鈥檌 swyddogaethau, gan gynnwys cynhyrchu a chyhoeddi ystadegau swyddogol ac ymchwil ystadegol.

11.3. Mae Deddf 2007 yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau cyhoeddus roi ystyriaeth i鈥檙 cod hwn wrth fynd ati i ystyried neu wneud newidiadau i鈥檞 systemau data. Felly, prif nod y cod yw rhoi canllawiau i awdurdodau cyhoeddus sy鈥檔 cyflenwi data i鈥檙 Awdurdod, ond bydd yn ymarferol berthnasol i bob sefydliad sy鈥檔 cyflenwi data at ddibenion ystadegol neu ymchwil ystadegol (neu鈥檙 rhai sydd wedi cael gwybod y gall fod angen iddynt ddarparu data yn y dyfodol), ni waeth beth fo statws y sefydliad, pa mor aml y caiff data eu cyflenwi na鈥檙 ffordd y鈥檜 cyflenwir. Mewn achosion o鈥檙 fath, dylai sefydliadau gael eu hannog i ystyried y cod hwn yn enghraifft o arfer da, ac i ystyried yr argymhellion a wneir ynddo yn unol 芒 hynny.

Deall y p诺er

12.1 Mae Deddf yr Economi Ddigidol 2017 (鈥榶 Ddeddf鈥�) yn gwneud nifer o newidiadau i鈥檙 gyfraith sy鈥檔 rheoli鈥檙 ffordd y caiff data eu defnyddio i gynhyrchu a chyhoeddi ystadegau swyddogol yn y DU. Mae鈥檙 Ddeddf yn diwygio Deddf 2007 drwy roi mynediad i鈥檙 Awdurdod at ddata a ddelir gan awdurdodau cyhoeddus ac ymgymeriadau ac ehangu鈥檙 ystod o ffynonellau data y bydd yr Awdurdod yn gallu eu defnyddio i gynhyrchu a chyhoeddi ystadegau swyddogol ac ymchwil ystadegol, ymhlith pethau eraill. Gall hyn gynnwys gwahanol fathau o ddata, o gofnodion neu newidynnau unigol mewn set ddata fwy o faint i gronfeydd data cyfan a metadata.

12.2 Caiff union natur y data a ddylai fod ar gael i鈥檙 Awdurdod, y ffordd y dylai鈥檙 data hwnnw gael eu darparu a pha mor aml y dylai fod ar gael eu nodi fel rhan o gytundeb mynediad at ddata. Mewn rhai achosion, mae Deddf 2007 hefyd yn caniat谩u i鈥檙 Awdurdod nodi rhwymedigaethau fel rhan o gytundeb ffurfiol i ddarparu mynediad at ddata sy鈥檔 ei gwneud yn ofynnol i gyflenwyr data ymgynghori 芒鈥檙 Awdurdod cyn gwneud newidiadau i鈥檙 data a gesglir ganddynt, y ffordd y maent yn casglu neu鈥檔 prosesu鈥檙 data hyn, a/neu drefniadau i roi mynediad i鈥檙 Awdurdod at y data hyn a threfniadau i fonitro cydymffurfiaeth. Mewn achosion o鈥檙 fath, bydd y cytundeb mynediad yn nodi manylion y rhwymedigaeth hon gan gynnwys y newidiadau sy鈥檔 ddigon i sbarduno鈥檙 rhwymedigaeth a鈥檙 cyfnod rhybudd y mae鈥檔 rhaid i gyflenwr y data ei roi wrth wneud newid o鈥檙 fath.

12.3 Pan fo鈥檙 Awdurdod wedi rhannu data ag unrhyw un o鈥檙 gweinyddiaethau datganoledig at ddibenion ystadegol, o dan y p诺er a roddir yn adran 53A o Ddeddf 2007, bydd yr Awdurdod yn rhannu鈥檙 wybodaeth berthnasol am newidiadau i systemau data gydag ystadegwyr yn y weinyddiaeth/gweinyddiaethau datganoledig perthnasol.

12.4 Gofynnir i gyflenwyr data ymgynghori 芒鈥檙 Awdurdod yngl欧n 芒 newidiadau i systemau data er mwyn helpu i ddiogelu鈥檙 cyflenwad data, neu helpu i reoli bylchau yn y cyflenwad, a thrwy hynny sicrhau uniondeb, cywirdeb a dibynadwyedd ystadegau ac ymchwil ystadegol sy鈥檔 deillio o鈥檙 data hyn. Mae hwn yn fesur diogelu hanfodol os ydym am sicrhau bod system ystadegol y DU yn parhau鈥檔 gadarn ac yn dibynnu llai ar ffynonellau traddodiadol yn seiliedig ar arolygon a mwy ar fynediad uniongyrchol at ffynonellau data a fydd yn cefnogi gwaith dadansoddi gwell a mwy perthnasol.

12.5 Os na chaiff rhwymedigaeth o鈥檙 fath ei nodi yn y cytundeb mynediad at ddata, mae鈥檙 Awdurdod serch hynny yn argymell y dylai cyflenwyr data ystyried yr effaith y gallai鈥檙 newidiadau y maent yn ystyried eu gwneud i systemau data ei chael ar unrhyw agwedd ar y data y maent yn eu cyflenwi (neu y gallent eu cyflenwi) i鈥檙 Awdurdod. Bydd y canllawiau isod yn helpu cyflenwyr data i nodi rhai o鈥檙 effeithiau posibl y gallai鈥檙 newidiadau hyn eu cael, ac yn helpu鈥檙 Awdurdod i leihau鈥檙 posibilrwydd y gallai newidiadau o鈥檙 fath darfu ar y broses gynhyrchu a chyhoeddi neu danseilio cywirdeb ystadegau swyddogol ac ymchwil ystadegol.

Pwysigrwydd ymgynghori

13.1 Mae nifer o resymau pam y gall cyflenwr data geisio newid y ffordd y mae鈥檔 casglu ac yn prosesu data 鈥� gan gynnwys er mwyn ateb heriau diogelwch strategol, ariannol neu wybodaeth neu o ganlyniad i ddatblygiad anghenion gweithredol neu drafodaethol neu drawsnewidiadau sefydliadol a newidiadau mewn strwythurau staffio. Ni fydd unrhyw ganllawiau a ddarperir yma neu unrhyw rwymedigaethau statudol a nodir mewn hysbysiad a gyhoeddir gan yr Awdurdod^{[troednodyn 9]} yn newid hawl cyflenwr data i wneud newidiadau o鈥檙 fath. Yn hytrach, bwriedir iddynt helpu i sicrhau bod yr Awdurdod yn ymwybodol o鈥檙 newidiadau hyn i鈥檙 graddau y gallant effeithio ar natur y data, neu鈥檙 broses o ddarparu鈥檙 data y mae鈥檙 Awdurdod yn eu derbyn ac yn dibynnu arnynt i鈥檞 alluogi i gyflawni un neu fwy o鈥檌 swyddogaethau, gan gynnwys cynhyrchu a chyhoeddi ystadegau swyddogol ac ymchwil ystadegol.

13.2 Mae nifer o newidiadau a all effeithio ar y broses o gyflenwi data, gan gynnwys y canlynol:

• y math o ddata a gesglir, neu鈥檙 ffordd y caiff y data eu casglu: gallai newidiadau i natur y data a gesglir sy鈥檔 cael eu trosglwyddo neu a all gael eu trosglwyddo i鈥檙 Awdurdod effeithio ar ystadegau sy鈥檔 dibynnu ar y data hyn. Os bydd sefydliad sy鈥檔 cyflenwi data yn penderfynu rhoi鈥檙 gorau i gasglu data y mae鈥檔 eu darparu ar gyfer cynhyrchu a chyhoeddi ystadegau swyddogol ac ymchwil ystadegol, er enghraifft, bydd angen ymgynghori 芒鈥檙 Awdurdod cyn gynted 芒 phosibl er mwyn iddo ymchwilio i ffynonellau eraill a chanfod ffynonellau eraill ac osgoi amharu ar allbynnau ystadegol pwysig sy鈥檔 dibynnu ar y data hyn. Yn yr un modd, gall newidiadau i鈥檙 ffordd y caiff data eu casglu effeithio ar ansawdd, dibynadwyedd neu ddefnyddioldeb y data ac felly gywirdeb yr allbynnau ystadegol
• y ffordd y caiff data eu trefnu, eu storio a鈥檜 hadalw: yn y mwyafrif o achosion, ni fydd newidiadau o鈥檙 fath yn cael unrhyw effaith ar y data a ddarperir ar gyfer cynhyrchu a chyhoeddi ystadegau swyddogol neu ymchwil ystadegol. Fodd bynnag, mewn rhai achosion, gall newidiadau i鈥檙 seilwaith data effeithio ar rai agweddau ar y ddarpariaeth hon. Gallai newidiadau i鈥檙 ffordd y caiff data eu storio a鈥檜 hadalw, er enghraifft, newid pa mor aml y gellir darparu data ac amharu ar y cyflenwad data, a gallai newidiadau i hen weithdrefnau effeithio ar ba mor hawdd ydyw i gael mynediad at ddata hanesyddol;
• y ffordd y caiff data eu cyflenwi: gall newidiadau i鈥檙 ffordd y caiff data eu cyflenwi i鈥檙 Awdurdod effeithio ar ddiogelwch a dibynadwyedd y data hyn. Mae鈥檙 Awdurdod yn cyhoeddi canllawiau technegol ar y ffurfiau gofynnol ar gyfer data a drosglwyddir a bydd yn gweithio gyda chyflenwyr data i nodi trefniadau mynediad at ddata a/neu drosglwyddo data sy鈥檔 lleihau鈥檙 baich i gyflenwyr data a鈥檙 costau y gallant fynd iddynt.

13.3 Drwy fod yn ymwybodol o newidiadau o鈥檙 fath, bydd yr Awdurdod yn gallu addasu ei arferion ac ymgysylltu 芒 chyflenwyr data er mwyn sicrhau ei fod yn parhau i gael mynediad at y data a ddelir gan gyflenwyr data yn y ffordd fwyaf diogel, effeithlon a hawdd 芒 phosibl.

13.4 Ni fydd newid i鈥檙 ffordd y caiff data eu casglu a鈥檜 prosesu yn effeithio ar ddata a ddarperir i鈥檙 Awdurdod er mwyn iddo gyflawni un neu fwy o鈥檌 swyddogaethau statudol. Fodd bynnag, er mwyn nodi a yw hyn yn wir ai peidio, bydd angen i gyflenwyr data fod yn ymwybodol o鈥檙 holl ddata sy鈥檔 cael eu cyflenwi neu eu rhannu, hyd y cytundeb, a鈥檙 ffordd y mae鈥檙 data yn cael eu rhannu neu eu trosglwyddo. Fel y trafodwyd uchod, bydd yr Awdurdod yn sicrhau bod yr holl fanylion hyn yn cael eu nodi o fewn fframwaith trefniant mynediad at ddata, a bod unrhyw newidiadau i oblygiadau cyflenwr data neu drefniadau ar gyfer cael mynediad at ddata yn cael eu cofnodi mewn diwygiad. Dylai cyflenwyr data sicrhau bod staff sy鈥檔 gyfrifol am ystyried newidiadau i systemau data a鈥檜 rhoi ar waith wedi ymgyfarwyddo鈥檔 briodol 芒鈥檙 cytundebau hyn.

13.5 Yn yr un modd, ni fydd pob newid yn cael effaith uniongyrchol ar ansawdd a pharhad data y dibynnir arnynt ar gyfer cynhyrchu a chyhoeddi ystadegau swyddogol ac ymchwil ystadegol. Yn ystod trafodaethau cychwynnol yngl欧n 芒 chael mynediad at ddata, bydd yr Awdurdod yn ymgysylltu 芒 chyflenwyr data er mwyn sicrhau eu bod yn deall y rhan y bydd y data a gyflenwir yn ei chwarae yn y broses o gynhyrchu a chyhoeddi ystadegau, a helpu鈥檙 cyflenwr data i ragweld effaith y newidiadau y mae鈥檔 ystyried eu gwneud i鈥檙 ffordd y mae鈥檔 casglu neu鈥檔 prosesu鈥檙 data hyn neu ddata cysylltiedig.

13.6 Os bydd cyflenwr data o鈥檙 farn y gall newidiadau arfaethedig effeithio ar unrhyw agwedd ar yr ystadegau sy鈥檔 defnyddio鈥檙 data, neu ar y trefniant cyflenwi y cytunwyd arno, dylai roi gwybod i鈥檙 Awdurdod mewn modd amserol. Bydd newidiadau i systemau data yn digwydd yn llawer cyflymach weithiau, er enghraifft os oes gwendid diogelwch wedi鈥檌 ddarganfod neu os oes cyfle busnes wedi codi. Ym mhob achos o鈥檙 fath, dylai cyflenwyr data sicrhau eu bod yn cysylltu 芒鈥檙 Awdurdod cyn gynted 芒 phosibl unwaith y byddant yn ymwybodol o鈥檙 angen i wneud newid. Os bydd cyflenwr data yn ansicr ynghylch effaith newidiadau i鈥檞 systemau data ar ystadegau neu ymchwil ystadegol, mae鈥檙 Awdurdod yn argymell y dylai gysylltu 芒鈥檙 Awdurdod i drafod y mater. Bydd yr Awdurdod yn gweithio gyda鈥檙 cyflenwr data i ddeall natur y newidiadau ac unrhyw effeithiau, nodi camau i sicrhau parhad y cyflenwad, a sicrhau bod y data yn cael eu cyflenwi mewn ffordd sy鈥檔 lleihau鈥檙 baich cymaint 芒 phosibl.

13.7 Yn y mwyafrif helaeth o achosion, bydd y cyflenwr data ei hun yn gwneud newidiadau i鈥檙 ffordd y caiff data eu casglu neu eu prosesu. Fodd bynnag, weithiau, gall cyflenwr data ddod yn ymwybodol o newid anfwriadol a allai effeithio ar allu鈥檙 Awdurdod i ddefnyddio鈥檙 data hyn i gynhyrchu a chyhoeddi ystadegau swyddogol neu ymchwil ystadegol, nawr neu yn y dyfodol. Mae newidiadau o鈥檙 fath yn cynnwys newid yn natur y data sy鈥檔 cael eu cyflenwi, y ffordd y maent yn cael eu prosesu, neu鈥檙 seilwaith y maent yn cael eu prosesu oddi mewn iddo. Er enghraifft, bydd gan dystiolaeth o dor diogelwch data, gwendidau o ran diogelwch neu gamddefnyddio data oblygiadau i鈥檙 gweithdrefnau diogelwch sy鈥檔 ymwneud 芒 throsglwyddo, storio a defnyddio data a nodwyd yn y trefniadau mynediad at ddata. Yn yr un modd, bydd gan dystiolaeth o wallau, anghysondebau neu hepgor data, neu ffaeledigrwydd o ran y ffordd y caiff y data eu casglu, oblygiadau i ansawdd y data ac felly鈥檙 sylwebaeth fethodolegol sy鈥檔 ategu allbynnau ystadegol. Gallai anghysondebau neu ddiffygion methodolegol mawr hyd yn oed daflu amheuaeth ar y graddau y gellir dibynnu ar y data i gynhyrchu a chyhoeddi ystadegau swyddogol ac ymchwil ystadegol. Pan fo materion o鈥檙 fath yn peri i鈥檙 cyflenwr data newid y ffyrdd y mae鈥檔 casglu neu鈥檔 prosesu data, dylai鈥檙 cyflenwr data roi gwybod i鈥檙 Awdurdod amdanynt cyn gynted 芒 phosibl fel rhan o鈥檌 ymgynghoriad ar y newidiadau sy鈥檔 cael eu gwneud.