51茶馆

Mae ymddiriedolwyr yn chwarae rhan hanfodol, gan ysgwyddo cyfrifoldebau cyfreithiol pwysig, a chydweithio i arwain a helpu i redeg eu helusen. Ni all elusennau wneud eu gwaith hebddynt.

Efallai bod eich elusen yn chwilio am un neu fwy o ymddiriedolwyr newydd oherwydd bod gennych chi:

• swyddi gwag nawr, neu鈥檔 disgwyl cael swyddi gwag yn fuan
• penderfynu cynyddu nifer yr ymddiriedolwyr i helpu rhedeg eich elusen
• wedi penderfynu bod angen rhai sgiliau neu brofiad penodol ar eich bwrdd ymddiriedolwyr
• elusen a sefydlwyd yn ddiweddar

Mae gan bobl o bob math o gefndir sgiliau neu brofiad gwerthfawr y gallant eu cyflwyno i r么l ymddiriedolwr, wedi鈥檜 paru 芒鈥檙 elusen gywir.

Defnyddiwch y canllaw hwn i鈥檆h helpu:

• i feddwl yn fras am bwy allai fod yn ymddiriedolwr eich elusen, a sut i鈥檞 cyrraedd
• i ddeall a allwch wella鈥檙 ffordd yr ydych yn recriwtio ymddiriedolwyr newydd

Gallwch ddirprwyo rhai agweddau ar recriwtio ymddiriedolwyr i鈥檆h staff ac eraill. Ond, fel ymddiriedolwyr, chi sy鈥檔 gyfrifol am osod proses effeithiol.

Rhaid i chi ddilyn:

• rheolau perthnasol yn nogfen lywodraethol eich elusen
• rheolau cyfreithiol ynghylch pwy sy鈥檔 cael bod yn ymddiriedolwr
• eich polisi recriwtio ymddiriedolwyr os oes un gan eich elusen

Rhaid i鈥檆h penderfyniadau fod er lles gorau鈥檆h elusen. Defnyddiwch ein canllaw ar wneud penderfyniadau i鈥檆h helpu.

Gwiriwch a dilynwch reolau dogfen lywodraethol

Cyn i chi ddechrau chwilio am ymddiriedolwyr newydd, gwiriwch ddogfen lywodraethol eich elusen. Gall ddweud:

• beth yw鈥檙 nifer lleiaf o ymddiriedolwyr y mae鈥檔 rhaid i鈥檆h elusen eu cael, ac a oes terfyn uchaf
• am ba hyd y gall ymddiriedolwyr fod yn eu swyddi
• os gall sefydliadau eraill benodi ymddiriedolwyr eich elusen
• os oes rhaid i aelodau eich elusen ethol rhai neu bob un o鈥檆h ymddiriedolwyr
• pa broses y mae鈥檔 rhaid i chi ei dilyn i benodi ymddiriedolwyr newydd

Gall eich dogfen lywodraethol hefyd ddweud pwy all fod yn ymddiriedolwr eich elusen. Er enghraifft, gall ddweud bod yn rhaid i rai neu bob un o鈥檆h ymddiriedolwyr:

• byw mewn lle penodol
• bod yn aelod o grefydd benodol
• bod yn ddefnyddwyr gwasanaeth eich elusen

Rhaid i chi ddilyn yr hyn y mae eich dogfen lywodraethol yn ei ddweud. Os na wnewch hyn, gall eich penderfyniadau ynghylch ymddiriedolwr fod yn annilys.

Fel arfer gallwch newid rheolau dogfen lywodraethol nad yw bellach yn gweithio i鈥檆h elusen.

Darllenwch y canllawiau ar y rheolau y mae鈥檔 rhaid i chi eu dilyn os ydych yn newid dogfen lywodraethol eich elusen.

Sicrhewch fod gennych ddigon o ymddiriedolwyr bob amser i ffurfio cyfarfod 芒 chworwm

Eich cworwm ar gyfer cyfarfodydd ymddiriedolwyr yw nifer yr ymddiriedolwyr y mae鈥檔 rhaid iddynt fod yn bresennol i wneud penderfyniadau dilys. Gellir ei osod fel isafswm neu ganran.

Gwiriwch ddogfen lywodraethol eich elusen i ddarganfod ei chworwm ar gyfer cyfarfodydd ymddiriedolwyr. Gall hyn fod yn wahanol i鈥檆h cworwm ar gyfer cyfarfodydd aelodau.

Sicrhewch fod gennych ddigon o ymddiriedolwyr bob amser i ffurfio鈥檆h cworwm ar gyfer cyfarfodydd ymddiriedolwyr. Byddwch yn arbennig o ofalus am hyn pan fydd ymddiriedolwyr yn gadael eich elusen.

Fel arfer ni allwch wneud penderfyniadau dilys ynghylch ymddiriedolwyr mewn cyfarfodydd nad oes ganddynt gworwm. Ond gwiriwch eich dogfen lywodraethol am unrhyw eithriadau i hyn.

Mae鈥檔 bosibl na fydd eich rheolau cworwm yn gweithio i鈥檆h elusen mwyach. Os felly, gallwch newid eich dogfen lywodraethu.

Meddyliwch am y sgiliau, y profiad a鈥檙 wybodaeth sydd eu hangen ar eich elusen gan ei hymddiriedolwyr

Gallwch feddwl am: ddiben, buddiolwyr, cynlluniau, cyfleoedd a heriau eich elusen. Ystyriwch ei hanghenion tymor byr a thymor hir.

Nid oes angen i chi aros am swydd wag cyn i chi gyflawni鈥檙 broses hon. Gall archwilio鈥檙 hyn sydd ei angen ar eich elusen yn rheolaidd gan ei bwrdd ymddiriedolwyr (a elwir weithiau yn 鈥渁rchwiliad sgiliau鈥�) eich helpu i:

• nodi鈥檙 sgiliau, y profiad a鈥檙 wybodaeth sydd gennych eisoes. Efallai bod gan eich ymddiriedolwyr presennol sgiliau a phrofiad nad ydych yn ymwybodol ohonynt
• nodi unrhyw fylchau y mae angen ichi recriwtio ar eu cyfer

Gallwch hefyd ddefnyddio鈥檙 wybodaeth o鈥檆h archwiliad sgiliau pan fyddwch yn:

• ysgrifennu disgrifiad r么l ymddiriedolwr
• gosod eich meini prawf ar gyfer dewis ymddiriedolwyr newydd
• cynllunio ar gyfer swyddi gwag yn y dyfodol

Efallai y bydd angen i chi recriwtio mwy nag un ymddiriedolwr i gael y sgiliau a鈥檙 profiad pellach yr ydych wedi penderfynu sydd eu hangen ar eich bwrdd ymddiriedolwyr.

Ystyriwch ysgrifennu rhestr o鈥檙 sgiliau, y profiad a鈥檙 wybodaeth sydd eu hangen ar eich bwrdd ymddiriedolwyr

Gall eich rhestr gynnwys cymysgedd o鈥檙 canlynol:

• gwybodaeth neu brofiad o faes gwaith eich elusen. Er enghraifft, profiad o weithio mewn neu ddefnyddio gwasanaeth cwnsela neu dai
• sgiliau neu brofiad penodol. Er enghraifft, mewn cyllid, llywodraethu, diogelu, digidol neu risg
• ymddygiad neu rinweddau arbennig. Er enghraifft, ymrwymiad i ddibenion a gwerthoedd eich elusen, neu鈥檙 gallu chwarae rhan weithredol mewn trafodaethau
• gwybodaeth neu brofiad o鈥檙 bobl, cymunedau neu ardaloedd lleol y mae eich elusen yn eu gwasanaethu
• profiad personol neu uniongyrchol o鈥檙 achos y mae鈥檆h elusen yn gweithio arno. Weithiau gelwir hyn yn 鈥渂rofiad bywyd鈥�
• profiad pobl sy鈥檔 defnyddio gwasanaethau neu gyfleusterau eich elusen ar hyn o bryd, neu sy鈥檔 agos at rywun sy鈥檔 defnyddio gwasanaethau neu gyfleusterau eich elusen. Weithiau gelwir hyn yn 鈥測mddiriedolwr defnyddiwr鈥�

Nid yw hyn yn golygu y gall eich bwrdd ymddiriedolwyr gael arbenigwyr i ymdrin 芒 phob pwnc, digwyddiad neu safbwynt. Mae鈥檔 ymwneud 芒 chael gr诺p medrus a chytbwys o bobl sydd, gyda鈥檌 gilydd, yn gallu rhedeg eich elusen yn effeithiol.

Gallwch chi baru eich agwedd 芒 sefyllfa eich elusen. Ar gyfer elusennau llai neu lai cymhleth gall yr archwiliad sgiliau fod yn eithaf syml. Efallai y bydd angen ymagwedd fwy ffurfiol ar elusennau mwy neu fwy cymhleth.

Efallai y bydd rhai o鈥檙 rhain yn ddefnyddiol pan fyddwch yn gweithio ar archwiliad sgiliau.

Ystyriwch y cymysgedd o gefndiroedd a safbwyntiau eich bwrdd ymddiriedolwyr

Ar wah芒n i鈥檆h archwiliad sgiliau, gallwch hefyd ystyried y cymysgedd o gefndiroedd, nodweddion a safbwyntiau ar eich bwrdd ymddiriedolwyr.

Er enghraifft, efallai y byddwch yn penderfynu y byddai sgiliau a safbwynt rhai ymddiriedolwyr ifanc yn elwa ar eich elusen.

Gall cael ystod amrywiol o gefndiroedd, nodweddion a safbwyntiau ar eich bwrdd eich helpu i:

• ystyried materion o ystod ehangach o safbwyntiau
• cael dadl a her fwy amrywiol, ac felly osgoi 鈥渕eddwl gr诺p鈥� pan fyddwch yn gwneud penderfyniadau
• cyrraedd a chadw mewn cysylltiad ag anghenion eich buddiolwyr
• dangos i鈥檆h cyllidwyr a rhanddeiliaid eraill bod gweithredoedd ac arferion eich elusen yn gynhwysol

Gallwch ddewis archwilio amrywiaeth eich bwrdd ymddiriedolwyr i鈥檆h helpu i feddwl am:

• os byddai eich elusen yn elwa ar fwrdd ymddiriedolwyr mwy amrywiol
• os yw rolau ymddiriedolwyr yn eich elusen yn ddeniadol ac yn hygyrch i ystod eang o bobl
• sut i gyrraedd ystod ehangach o ymgeiswyr, gyda鈥檙 sgiliau, y profiad a鈥檙 persbectifau yr ydych yn chwilio amdanynt

Cofiwch y gall eich dogfen lywodraethol osod rheolau ynghylch pwy all fod yn ymddiriedolwr eich elusen. Er enghraifft, gall ddweud bod yn rhaid i rai neu bob un o鈥檆h ymddiriedolwyr fod yn aelodau o grefydd arbennig.

Dilynwch bob amser a .

Gallwch ddarllen rhagor am .

Pobl neu sefydliadau eraill sydd 芒 r么l mewn penodi eich ymddiriedolwyr

Mae鈥檔 bosibl na fydd gan ymddiriedolwyr presennol eich elusen y gair olaf am benodiadau newydd. Er enghraifft, gall dogfen lywodraethol eich elusen ddweud bod yn rhaid i rai ymddiriedolwyr fod:

• wedi鈥檜 henwebu gan awdurdod lleol
• wedi鈥檜 hethol gan eich aelodau

I helpu i sicrhau bod penodiadau ymddiriedolwyr er lles gorau eich elusen, gallwch ystyried:

• hysbysu aelodau a chyrff penodi am y sgiliau a鈥檙 profiad yr ydych yn chwilio amdanynt, a pham
• rhannu proffiliau ymgeiswyr ag aelodau cyn etholiadau
• gofyn i gorff penodi ar gyfer mwy nag un ymgeisydd. Mae hyn er mwyn i chi allu datgan dewis yn seiliedig ar eich disgrifiad r么l

Ystyriwch osod terfynau tymor ar gyfer ymddiriedolwyr

Mae terfynau tymor yn dweud am ba mor hir y gall person aros ar eich bwrdd ymddiriedolwyr.

Dylech ystyried a ddylech osod terfynau tymor ar gyfer ymddiriedolwyr. Mae鈥檔 bosibl bod y rhain eisoes wedi鈥檜 cynnwys yn nogfen lywodraethol eich elusen.

Mae terfynau tymor yn helpu eich bwrdd ymddiriedolwyr i:

• dod 芒 syniadau, sgiliau a safbwyntiau newydd i mewn yn rheolaidd
• cael cymysgedd o ymddiriedolwyr profiadol a newydd
• lleihau risgiau y bydd eich elusen yn unplyg ei ffyrdd
• lleihau risgiau bod unigolion, oherwydd eu gwasanaeth hir, naill ai鈥檔 dod yn drech neu鈥檔 cyfrannu llai

Cyfraith cydraddoldeb

Os yw鈥檆h elusen yn cael ei thalu gan awdurdod cyhoeddus i ddarparu gwasanaethau, gwiriwch a yw yn berthnasol i鈥檆h proses o recriwtio ymddiriedolwyr.

Dileu rhwystrau a allai gyfyngu ar eich cronfa ymgeiswyr

Gall eich bwrdd elwa os gallwch gyrraedd ystod ehangach o ymgeiswyr. Mae ffyrdd ymarferol o annog hyn yn cynnwys:

• hysbysebu yn eang
• cynnal eich cyfarfodydd ymddiriedolwyr mewn lle ac amser sy鈥檔 gweithio i fwy o bobl
• cynnal rhai o鈥檆h cyfarfodydd ymddiriedolwyr o bell. Efallai y bydd angen i chi newid eich dogfen lywodraethu i ganiat谩u i chi wneud hyn
• bod yn glir y gall ymddiriedolwyr hawlio eu treuliau rhesymol. Er enghraifft, ar gyfer teithio neu ofal plant
• bod yn glir y byddwch yn darparu鈥檙 addasiadau rhesymol neu gymorth arall y gallai fod ei angen ar bobl. Er enghraifft, gwasanaethau cyfieithu neu iaith arwyddion
• dim ond gofyn am brofiad bwrdd blaenorol os ydych chi鈥檔 si诺r bod ei angen arnoch chi
• dangos bod eich elusen yn croesawu, yn cynnwys ac yn datblygu ei hymddiriedolwyr

Ysgrifennu disgrifiad r么l ymddiriedolwr

Gall ysgrifennu disgrifiad r么l ar gyfer ymddiriedolwyr helpu pan fyddwch yn:

• hysbysebu swyddi gwag ymddiriedolwyr
• trafod y r么l gydag ymgeiswyr
• llunio rhestr fer a chyfweld ymgeiswyr

Ystyriwch gynnwys y canlynol yn eich disgrifiad r么l ymddiriedolwr:

• y cyfrifoldebau cyfreithiol sydd gan ymddiriedolwyr
• beth mae bod yn ymddiriedolwr eich elusen yn ei olygu
• unrhyw ddyletswyddau penodol sydd gan y r么l. Er enghraifft, cadeirydd neu drysorydd
• y sgiliau a鈥檙 profiad rydych chi wedi penderfynu bod eu hangen ar eich elusen ar ei bwrdd ymddiriedolwyr, a pham. Cynhwyswch y profiad sydd ei angen arnoch yn unig. Ystyriwch yr hyn y gellir ei ddysgu yn y r么l gyda鈥檙 gefnogaeth gywir
• yr ymddygiadau a鈥檙 rhinweddau y mae鈥檆h elusen yn eu disgwyl gan ei hymddiriedolwyr
• faint o amser rydych yn disgwyl i ymddiriedolwyr ei dreulio ar eu r么l. Byddwch yn benodol am hyn. Cynhwyswch yr ymrwymiad amser sydd ei angen y tu hwnt i gyfarfodydd ffurfiol
• terfynau tymor. Mae hyn yn golygu pa mor hir y gall pobl aros ar eich bwrdd ymddiriedolwyr

Gallwch ddefnyddio neu addasu hwn .

Hysbysebu eich swydd wag ymddiriedolwr

Ystyriwch ddefnyddio ffyrdd agored a chynhwysol o ddod o hyd i ymddiriedolwyr newydd

Rydych yn fwy tebygol o ddenu ystod ehangach o bobl os nad ydych yn gwneud y canlynol yn unig:

• dibynnu ar ffyrdd anffurfiol neu ar lafar o ddod o hyd i ymddiriedolwyr newydd
• mynd at bobl o鈥檙 un grwpiau, cymunedau neu rwydweithiau
• defnyddio cysylltiadau personol

Gallwch feddwl sut a ble y gallech hysbysebu eich swydd wag ymddiriedolwr i wella eich siawns o ddenu ymgeiswyr addas.

Er enghraifft, gallech hysbysebu鈥檙 swydd wag:

• ar wefan a chyfryngau cymdeithasol eich elusen
• yn y wasg leol neu genedlaethol
• yng nghylchlythyr eich elusen
• ar hysbysfyrddau lleol, ac mewn mannau lleol megis llyfrgelloedd
• mewn cyhoeddiadau arbenigol, megis y wasg elusennol
• i fyfyrwyr
• i elusennau a sefydliadau cymunedol sy鈥檔 gwneud gwaith tebyg
• i rwydweithiau proffesiynol mewn sectorau eraill
• gyda chyflogwyr
• i wirfoddolwyr, aelodau neu gymunedau eraill eich elusen

Gall eich elusen dalu i hysbysebu eich swydd wag.

Gallwch hefyd dalu am gymorth asiantaeth arbenigol i recriwtio ymddiriedolwyr.

Mae rhai sefydliadau yn cynnig gwasanaethau canfod ymddiriedolwyr am ddim neu am bris gostyngol. Gall y rhain hysbysebu eich swydd wag neu eich helpu i gysylltu 芒 phobl sy鈥檔 chwilio am r么l ymddiriedolwr. 惭补别鈥檙 yn rhoi rhai o鈥檙 opsiynau.

Mae鈥檔 bosibl y bydd gan eich Cyngor Gwasanaethau Gwirfoddol lleol ddarganfyddwr ymddiriedolwyr ar-lein hefyd. Gall NAVCA .

Beth i feddwl amdano ar gyfer eich hysbyseb

Ar gyfer eich hysbyseb, gallwch:

• disgrifio waith eich elusen, i ennyn diddordeb
• esbonio sut mae鈥檆h elusen yn gwneud gwahaniaeth i achos neu gymuned
• dweud beth mae ymddiriedolwyr yn ei wneud a鈥檙 cyfrifoldebau dan sylw
• disgrifio鈥檙 sgiliau, y profiad a鈥檙 cefndir y mae eich elusen yn chwilio amdanynt
• bod yn glir os yw鈥檆h elusen yn agored i gefnogi a
• bod yn glir eich bod yn croesawu ceisiadau gan ystod eang o bobl
• defnyddio iaith glir

Asesu ymgeiswyr

Gallwch ystyried:

• sut y byddwch yn llunio rhestr fer o ymgeiswyr yn erbyn eich disgrifiad r么l.
• sut y byddwch yn dewis o blith ymgeiswyr ar y rhestr fer. Er enghraifft, os byddwch yn cynnal cyfweliadau. Unwaith eto, gallwch ddefnyddio eich disgrifiad r么l
• pwy yn eich elusen fydd yn cymryd rhan
• sut y byddwch yn helpu pobl i ofyn am y r么l a鈥檌 deall
• sut i wneud eich proses ddethol yn deg, yn gynhwysol ac yn gadarnhaol. Hyd yn oed os nad ydynt yn ymuno 芒鈥檆h bwrdd, gall profiad ymgeiswyr o鈥檆h proses ddylanwadu ar eu barn am eich elusen ac a ydynt yn gwneud cais am rolau ymddiriedolwyr eraill.

Gallwch ddarllen rhagor am .

Darllen pellach am recriwtio ymddiriedolwyr elusen.

Mae llawer o adnoddau ar-lein rhad ac am ddim y gallwch eu defnyddio. Lleoedd da i ddechrau yw:

• . 惭补别鈥檙 Cod yn cynnwys safonau arfer gorau ar: ystyried pa sgiliau sydd eu hangen ar fwrdd ymddiriedolwyr, hysbysebu swyddi gwag, a gosod terfynau tymor ar gyfer ymddiriedolwyr
• adnoddau a gynigir gan eich Cyngor Gwasanaethau Gwirfoddol lleol. Gall NAVCA

Gwnewch y gwiriadau gofynnol cyn penodi ymddiriedolwyr newydd

Dywed y gyfraith na all rhai pobl fod yn ymddiriedolwr elusen.

Rhaid i chi beidio 芒 phenodi person na chaniateir iddo yn 么l y gyfraith fod yn ymddiriedolwr.

Y terfyn oedran isaf ar gyfer ymddiriedolwyr

Rhaid i ymddiriedolwyr fod yn:

• 18 oed neu drosodd os yw鈥檆h elusen yn anghorfforedig. Er enghraifft, os yw鈥檔 ymddiriedolaeth
• 16 oed neu drosodd os yw鈥檆h elusen yn gorfforedig. Er enghraifft, os yw鈥檆h elusen yn gwmni neu鈥檔 Sefydliad Corfforedig Elusennol (SCE)

Pobl sydd wedi鈥檜 hanghymhwyso rhag bod yn ymddiriedolwr elusen

惭补别鈥檙 gyfraith yn gwahardd rhai pobl rhag gweithredu fel ymddiriedolwr.

yn cynnwys ond heb fod yn gyfyngedig i:

• bod yn fethdalwr neu fod 芒 threfniant gwirfoddol unigol (IVA)
• bod ag euogfarn heb ei disbyddu am rai troseddau, gan gynnwys troseddau anonestrwydd neu dwyll
• bod ar y gofrestr troseddwyr rhyw
• cael eich diarddel yn uniongyrchol gan y Comisiwn Elusennau

Dim ond os byddwch yn gwneud cais am, ac yn derbyn, hawlildiad gan y Comisiwn yn gyntaf y gallwch benodi person anghymwys.

Darganfyddwch rhagor am y rheolau gwahardd ymddiriedolwyr.

Gwnewch wiriadau gwahardd a gwiriadau eraill cyn penodi ymddiriedolwyr newydd

Rhaid i chi ofyn i ddarpar ymddiriedolwyr wneud datganiad ysgrifenedig nad ydynt wedi鈥檜 hanghymhwyso. Gwnewch hyn cyn i chi eu penodi. Gallwch ddefnyddio鈥檙 .

Dyma鈥檙 camau lleiaf y dylech eu cymryd i ganfod a yw person wedi鈥檌 wahardd.

Dylech hefyd wirio cofrestrau swyddogol fel:

• y gofrestr ansolfedd
• cofrestr y cyfarwyddwyr anghymwys

Sicrhewch wiriadau perthnasol ar gyfer swyddi ymddiriedolwyr sydd eu hangen

惭补别鈥檙 Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS) yn cynnal gwiriadau cofnodion troseddol. Gallwch ddefnyddio鈥檙 gwiriadau hyn i ganfod a yw person yn gymwys ac yn addas i fod yn ymddiriedolwr eich elusen.

Os yw鈥檆h elusen yn gweithio gyda phlant neu oedolion sy鈥檔 wynebu risg, cyn penodi ymddiriedolwr:

• gael gwiriad safonol, manylach neu uwch ar restr waharddedig gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd pan fydd y r么l yn gymwys ar gyfer un
• os nad yw鈥檙 r么l yn gymwys ar gyfer gwiriad safonol neufanylach, mynnwch wiriad sylfaenol os yw eich asesiad risg yn dweud y dylech

Darganfyddwch pa wiriadau sydd ar gael gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS).

Defnyddiwch y DBS gwiriwr cymhwyster a taflenni canllaw i benderfynu pa wiriadau i鈥檞 gwneud.

Dysgwch ragor am sut mae鈥檔 rhaid i elusennau ddiogelu ac amddiffyn pobl.

Gallu meddyliol

Rhaid i ymddiriedolwyr fod yn bobl yr ystyrir eu bod yn gallu rheoli eu materion eu hunain.

Ni all person gael ei benodi na pharhau fel ymddiriedolwr os yw naill ai:

• yn ddarostyngedig i atwrneiaeth arhosol
• mae llys wedi dweud nad ydynt bellach yn gallu rheoli eu materion eu hunain

Ystyriwch a yw gwiriadau pellach yn briodol

Mae penodi ymddiriedolwyr yn bwysig.

Mae hyn yn golygu y gallwch benderfynu bod gwiriadau cefndir pellach yn briodol cyn i chi benodi ymddiriedolwr.

Fel arfer dylech gasglu a gwirio geirda. Gall y rhain fod yn bersonol neu gan gyflogwr.

Efallai y byddwch hefyd yn penderfynu holi am neu wirio:

• proffiliau cyfryngau cymdeithasol cyhoeddus ymgeisydd
• agweddau eraill ar eu bresenoldeb digidol cyhoeddus ymgeisydd, megis blogiau

Chi sydd i benderfynu a yw gwiriadau pellach o鈥檙 fath yn briodol i鈥檆h elusen. Rhaid i chi nodi鈥檙 holl ffactorau sy鈥檔 berthnasol i鈥檆h penderfyniad. Rhai ffactorau enghreifftiol y gallai fod angen i chi eu cydbwyso yw:

• risgiau i enw da eich elusen
• eich cyfrifoldeb i ddiogelu eich buddiolwyr
• sut y byddwch yn gwirio gwybodaeth
• sut y byddwch yn cydymffurfio 芒 rheolau diogelu data a chyfreithiol ynghylch rhyddid i lefaru
• sut y byddwch yn hysbysu ymgeiswyr a chael eu cytundeb

Os penderfynwch ar wiriadau cefndir pellach, dylech osod polisi recriwtio ymddiriedolwyr os nad oes un gan eich elusen.

Bydd cynnwys eich ymagwedd yn eich polisi ffurfiol yn eich helpu i fod yn glir ynghylch pam yr ydych yn gwneud neu beidio 芒 gwneud gwiriadau penodol a鈥檙 broses a ddilynwch.

Dylech gymryd cyngor os ydych yn ansicr.

Gofynnwch am wrthdaro buddiannau posibl cyn i chi benodi ymddiriedolwyr

Trafodwch wrthdaro buddiannau posibl ag ymgeiswyr. Os byddant yn datgan gwrthdaro posibl, nid yw hyn yn golygu na ddylech eu penodi. Mae gwrthdaro buddiannau yn gyffredin. Maent yn effeithio ar elusennau o bob math a maint.

Ond, fel ymddiriedolwyr, rhaid i chi ystyried sut y gall y gwrthdaro effeithio ar eich gallu i wneud penderfyniadau er lles gorau eich elusen.

Gall rhai penodiadau arwain at wrthdaro buddiannau sy鈥檔 fwy difrifol neu aml. Er enghraifft, gallai penodiad newydd olygu bod gormod o ymddiriedolwyr eich elusen:

• yn perthyn i鈥檞 gilydd
• 芒 chysylltiad ariannol neu gysylltiad arall 芒 sefydliad y mae鈥檆h elusen yn gweithio ag ef
• yn ddefnyddwyr gwasanaeth, neu 芒 pherthynas agos ag un o鈥檆h defnyddwyr gwasanaeth

Cyn i chi benodi ymddiriedolwr newydd sydd 芒 gwrthdaro buddiannau posibl, dylech ystyried:

• pa mor ddifrifol fydd y gwrthdaro buddiannau
• os bydd y penodiad yn cynyddu nifer yr ymddiriedolwyr 芒 gwrthdaro yn eich elusen
• os, a sut, byddwch yn gallu rheoli鈥檙 gwrthdaro. Er enghraifft, ystyriwch a fydd gennych chi ddigon o ymddiriedolwyr heb wrthdaro i ffurfio cworwm

Mewn rhai achosion, bydd yn briodol peidio 芒 phenodi person y mae gwrthdaro aml neu ddifrifol yn debygol o effeithio arno.

Darganfyddwch rhagor am wrthdaro buddiannau a sut mae鈥檔 rhaid i chi eu hadnabod a鈥檜 rheoli.

Rhoi gwybod i ymddiriedolwyr newydd am eu cyfrifoldebau cyfreithiol

Gwnewch yn si诺r bod ymddiriedolwyr newydd yn glir ynghylch:

• y cyfrifoldebau cyfreithiol sydd gan ymddiriedolwyr
• dibenion ac amcanion eich elusen
• beth mae ei dogfen lywodraethol yn ei ddweud

Gweithredu gyda鈥檆h gilydd er lles gorau eich elusen

Dylai pob ymddiriedolwr ddeall:

• mae ymddiriedolwyr yn gyfrifol gyda鈥檌 gilydd am bob penderfyniad ynghylch elusen. Er enghraifft, mae pob ymddiriedolwr yn gyfrifol am arian eich elusen, hyd yn oed os oes gennych ymddiriedolwr ag arbenigedd ariannol
• nid yw ymddiriedolwyr yn gweithredu ar ran person neu sefydliad a鈥檜 henwebodd neu eu hethol. Rhaid i鈥檙 ymddiriedolwyr hyn (fel pob ymddiriedolwr) weithredu er lles gorau eich elusen yn unig
• nid yw ymddiriedolwyr yn gweithredu ar ran unrhyw safbwynt yn unig. Er enghraifft, gall eich elusen recriwtio ymddiriedolwr yn rhannol oherwydd ei brofiad bywyd neu brofiad defnyddiwr gwasanaeth. Mae gan yr ymddiriedolwyr hyn statws cyfartal 芒鈥檙 ymddiriedolwyr eraill. Yr un yw eu r么l a鈥檜 dyletswyddau.

Penodi ymddiriedolwyr newydd

Fel arfer bydd dogfen lywodraethol eich elusen yn dweud sut mae鈥檔 rhaid i chi benodi ymddiriedolwyr newydd.

Gall apwyntiadau fod gan un neu fwy o鈥檙 canlynol:

• ymddiriedolwyr presennol eich elusen
• aelodau eich elusen
• pobl neu sefydliadau sydd 芒 hawl i benodi ymddiriedolwyr. Er enghraifft, awdurdod lleol

Gall ymddiriedolwyr fod yn ex officio hefyd. Mae hyn yn golygu eu bod yn dod yn ymddiriedolwr elusen yn awtomatig oherwydd swydd sydd ganddynt. Er enghraifft, gall dogfen lywodraethol ddweud bod pennaeth ysgol yn un o ymddiriedolwyr elusen.

Rhaid i chi ddilyn yr hyn y mae eich dogfen lywodraethol yn ei ddweud am:

• pwy all benodi ymddiriedolwyr
• sut maent i wneud hyn

Os nad yw鈥檆h elusen yn penodi ymddiriedolwyr yn gywir gall hyn:

• arwain at anghydfodau niweidiol
• golygu nad yw eich penderfyniadau yn ddilys

Ceisiwch gyngor os nad ydych yn si诺r sut i benodi ymddiriedolwyr.

Wrth bwy i ddweud am benodiadau ymddiriedolwyr newydd

Cyn gynted 芒 phosibl ar 么l yr apwyntiad:

• rhaid diweddaru tudalen cofrestr eich elusen gan ddefnyddio Fy Nghyfrif Comisiwn Elusennau. Ychwanegwch fanylion yr ymddiriedolwr newydd a dileu manylion unrhyw ymddiriedolwyr sydd wedi gadael
• rhaid rhoi gwybod i D欧鈥檙 Cwmn茂au am benodiadau ymddiriedolwyr os ydych yn gwmni. Dilynwch y terfynau amser ar gyfer hyn
• dylid ystyried pwy arall i鈥檞 hysbysu. Er enghraifft, archwilwyr, cynghorwyr a chyllidwyr eich elusen

Bydd ymddiriedolwyr newydd yn derbyn pecyn croeso gan y Comisiwn.

Camau gweithredu eraill ar 么l apwyntiad ymddiriedolwr newydd

Cyn gynted 芒 phosibl ar 么l yr apwyntiad, dylech:

• newid mandadau banc os bydd yr ymddiriedolwr newydd yn llofnodwr cyfrif elusen
• gwirio a oes angen i chi drosglwyddo unrhyw eiddo elusen a ddelir yn enwau ymddiriedolwyr i enw鈥檙 ymddiriedolwr newydd. Os felly, dylech hefyd ddiweddaru cofnodion y Gofrestrfa Tir

Croesawu, cynnwys a datblygu ymddiriedolwyr newydd

Fel ymddiriedolwyr, rydych chi gyda鈥檆h gilydd yn gyfrifol am sicrhau bod pawb ar eich bwrdd ymddiriedolwyr:

• yn cael eucynnwys ac yn gallu gwneud eu cyfraniad
• yn meddu ar y wybodaeth a鈥檙 gefnogaeth sydd eu hangen arnynt i helpu i redeg eich elusen yn effeithiol

Gallwch wneud hyn trwy gael proses gynefino dda ar gyfer ymddiriedolwyr newydd. Bydd hyn yn eu helpu i:

• deall eu cyfrifoldebau cyfreithiol
• darganfod sut mae鈥檆h elusen yn gweithio ac unrhyw gyfleoedd a heriau sydd ganddi
• cyfrannu at ei rhedeg yn effeithiol cyn gynted 芒 phosibl

Gall dechrau cadarnhaol hefyd helpu eich elusen i gadw ymddiriedolwyr am eu tymor llawn.

Paratowch becyn gwybodaeth ar gyfer ymddiriedolwyr newydd

Dylech ddarparu鈥檙 canlynol i ymddiriedolwr newydd:

• dogfen lywodraethol eich elusen
• ei adroddiad blynyddol a chyfrifon diweddaraf
• ei gyfrifon rheoli a鈥檌 gyllidebau diweddaraf
• cofnodion cyfarfodydd ymddiriedolwyr diweddar
• polis茂au allweddol eich elusen. Er enghraifft: ar ddiogelu, treuliau, gwrthdaro buddiannau, cyfryngau cymdeithasol a rheolaethau ariannol mewnol
• dogfennau am gynlluniau, blaenoriaethau a gwerthoedd eich elusen
• unrhyw ddogfennau eraill a fydd yn helpu鈥檙 ymddiriedolwr i ddeall eich elusen a鈥檌 r么l
• Canllawiau鈥檙 Comisiwn ynghylch cyfrifoldebau allweddol ymddiriedolwr elusen
• canllawiau pum munud ar yr hyn y mae angen i bob ymddiriedolwr ei wybod Lle bo angen, cynlluniwch pryd y byddwch yn esbonio r么l a diben pob dogfen.

Gwiriwch a yw eich dogfen lywodraethol yn dweud bod yn rhaid i chi roi gwybodaeth benodol i ymddiriedolwyr newydd.

Cyflwyno ymddiriedolwyr newydd i bobl a gwaith eich elusen

Cyflwynwch ymddiriedolwyr newydd i bobl allweddol yn eich elusen. Er enghraifft, yr ymddiriedolwyr eraill a gweithwyr allweddol.

Gall y canlynol hefyd fod yn briodol dros amser:

• ymweliadau i weld gwasanaethau a phrosiectau eich elusen
• cyfarfodydd gyda buddiolwyr eich elusen
• cwrdd 芒 chyllidwyr, rhanddeiliaid a chynghorwyr eich elusen

Gofynnwch i鈥檙 unigolyn beth fyddai鈥檔 ei helpu i gymryd rhan lawn.

Cynnwys ymddiriedolwyr newydd

Gallwch adolygu sut rydych yn gweithredu fel bwrdd, ac a oes angen i chi newid unrhyw beth.

Er enghraifft, gallwch chi feddwl am:

• hyd a fformat eich cyfarfodydd
• os yw trafodaethau a phapurau mewn iaith syml
• rhannu papurau bwrdd mewn da bryd fel bod ymddiriedolwyr newydd yn cael digon o amser i baratoi
• os yw pob ymddiriedolwr yn gallu cyfrannu

Bydd gan bobl sy鈥檔 ymuno 芒鈥檆h bwrdd ymddiriedolwyr anghenion gwahanol. Er enghraifft, efallai y byddwch yn recriwtio rhywun nad yw wedi bod yn ymddiriedolwr o鈥檙 blaen.

Ar y dechrau, gallwch drafod gyda phob ymddiriedolwr newydd:

• pa wybodaeth a dysg sydd eu hangen arnynt i ddod yn ymddiriedolwr effeithiol
• sut gallwch chi eu helpu i gael hyn yn eu blwyddyn gyntaf yn eich elusen

Ystyriwch gael trafodaethau rheolaidd gyda鈥檙 ymddiriedolwr newydd ynghylch:

• sut maent yn addasu i鈥檞 r么l newydd
• beth sydd ei angen arnynt i gefnogi eu cyfraniad effeithiol

Gall trafodaethau fod gyda chadeirydd eich elusen, neu ymddiriedolwr neu fentor arall.

Gall hyn eich helpu i gadw ymddiriedolwyr am eu tymor llawn.

Ystyriwch pa hyfforddiant sydd ei angen ar eich holl ymddiriedolwyr

Cynlluniwch i hyfforddi, cefnogi a datblygu eich holl ymddiriedolwyr, fel y byddech gyda gweithwyr.

Er enghraifft, gallwch ystyried:

• cyrsiau hyfforddi unigol
• sesiynau i bob ymddiriedolwr
• sesiynau briffio neu weithdai fel rhan o gyfarfodydd ymddiriedolwyr

Anogwch ymddiriedolwyr i ddarllen canllawiau鈥檙 Comisiwn Elusennau.

Darllen ac anoddau pellach

Adnoddau

Dyma鈥檙 adnoddau yr ydym yn cyfeirio atynt yn y canllawiau hyn:

• Canllawiau Gwirfoddoli
• Canllawiau 聽
• adnoddau a gynigir gan eich Cyngor Gwasanaeth Gwirfoddol lleol. Gall NAVCA 聽
• adnoddau a gynigir gan 聽

Gwasanaethau dod o hyd i ymddiriedolwyr am ddim neu am bris is

惭补别鈥檙 聽 yn rhestru rhai o鈥檙 opsiynau.

Efallai bod gan eich Cyngor Gwasanaeth Gwirfoddol lleol ganfyddwr ymddiriedolwyr ar-lein hefyd. Gall NAVCA