Rheolaethau ariannol mewnol ar gyfer elusennau
Diweddarwyd 27 Tachwedd 2024
Yn berthnasol i Loegr a Chymru
1. Pam mae angen rheolaethau ariannol mewnol arnoch
Mae rheolaethau ariannol mewnol yn bwysig. Maent yn wiriadau a gweithdrefnau hanfodol ich helpu i:
-
ddiogelu asedau eich elusen, gan gynnwys ei harian ai heiddo
-
wneud penderfyniadau gwybodus am sefyllfa ariannol eich elusen
-
fodloni eich dyletswyddau cyfreithiol, er enghraifft i reoli adnoddau eich elusen yn gyfrifol
Gall twyll a chamreolaeth ariannol ddigwydd mewn unrhyw elusen. Mae defnyddio rheolaethau ariannol mewnol addas yn helpu eich elusen i:
-
nodi a rheoli risgiau 但i chyllid ai hasedau
-
gadw cofnodion cyfrifyddu o ansawdd da
-
baratoi gwybodaeth ariannol amserol a pherthnasol
-
sicrhau bod ei hadroddiadau ariannol yn cydymffurfio 但r gofynion cyfreithiol perthnasol
Gall camreoli cyllid neu asedau eich elusen niweidio:
-
hyfywedd ariannol eich elusen, 但 chanlyniadau ar gyfer sut maen darparu ei wasanaethau
-
mor但l eich staff ach gwirfoddolwyr
-
enw da eich elusen
-
ffydd a hyder y cyhoedd mewn elusennau
1.1 Pwy syn gyfrifol am reolaethau ariannol mewnol eich elusen
Gallwch ddewis dirprwyor gwaith manwl ar reolaethau ariannol i un neu fwy o ymddiriedolwyr neu aelodau staff.
Ond mae pob ymddiriedolwr yn parhau i fod yn gyfrifol am reolaeth ariannol eu helusen ac am weithredu a monitro rheolaethau ariannol mewnol eu helusen.
Sicrhewch fod pawb yn eich elusen yn eu deall ac yn eu dilyn.
2. Egwyddorion cyffredinol i bob elusen
2.1 Deall y math o reolaethau syn briodol ich elusen
Mae angen rheolaethau ariannol ar bob elusen, beth bynnag eu maint. Maent yn helpu i ddiogelu asedau eich elusen a chael y gorau o adnoddau eich elusen.
Dylai eich rheolaethau ariannol gwmpasu:
-
pob agwedd ar sut mae eich elusen yn trin ei hadnoddau ai hasedau, gan gynnwys ei harian
-
sut rydych yn storio data personol yn unol 但 Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR)
Bydd y mathau ar lefelau o reolaethau ariannol sydd eu hangen ar eich elusen yn amrywio. Er enghraifft, yn seiliedig ar:
-
faint a strwythur eich elusen
-
ble mae eich elusen yn gweithredu
-
yr hyn y mae eich elusen yn ei wneud
Dewiswch pa reolaethau syn briodol ich elusen. Ceisiwch gyngor proffesiynol os nad ydych yn sicr, neu os yw gweithgareddau eich elusen yn gymhleth.
Maen rhaid ich rheolaethau ddilyn unrhyw ofynion yn nogfen lywodraethol eich elusen.
Defnyddiwch y canllaw hwn an canllawiau eraill ar wneud penderfyniadau a rheoli risgiau yn eich elusen ich helpu i nodi pa reolaethau syn addas ar gyfer eich elusen.
2.2 Deall gwybodaeth ariannol eich elusen
Dylai fod gan bob ymddiriedolwr fynediad at wybodaeth ariannol glir, gywir a chyfoes, er enghraifft:
-
y cyfrifon rheoli diweddaraf. 珂温艶r rhain fel arfer yn adrodd ar berfformiad yn erbyn y gyllideb a gallant gynnwys amcangyfrifon ar gyfer cyfnodau yn y dyfodol
-
y rhesymau dros unrhyw wahaniaethau rhwng eich rhagolygon ariannol a sefyllfa ariannol gyfredol yr elusen
-
manylion llif arian a balansau banc terfynol
Dylai sefyllfa a pherfformiad ariannol eich elusen:
-
fod yn eitem sefydlog ar yr agenda mewn cyfarfodydd ymddiriedolwyr
-
gael eu hanfon at bob ymddiriedolwr cyn y cyfarfod
Gall adolygu sefyllfa ariannol yr elusen yn rheolaidd helpu ymddiriedolwyr i wirio bod eich elusen yn gweithredu fel busnes gweithredol ac nad ywn wynebu ansolfedd. Y cynharaf y gallwch nodi bod eich elusen mewn anawsterau ariannol, y cyflymaf y gallwch weithredu i ddiogelu eich buddiolwyr. Darllenwch Rheoli cyllid elusen: cynllunio, rheoli anawsterau ac ansolfedd am ragor o fanylion.
Fel ymddiriedolwr dylech gwestiynu pethau nad ydych yn eu deall a thynnu sylw at unrhyw bryderon sydd gennych. 珂温艶r corff ymddiriedolwyr yn ei gyfanrwydd yn gyfrifol am gyllid eich elusen.
Mae gan lawer o elusennau drysorydd. Gall r担l trysorydd amrywio, yn dibynnu ar faint eich elusen. Mewn elusennau llai, yn aml mae gan y trysorydd gyfrifoldeb o ddydd i ddydd am ofalu am arian eich elusen ac maen nhwn adrodd ir corff ymddiriedolwyr. Mewn elusennau mwy, gall y trysorydd weithio gydar swyddog cyllid neu is-bwyllgor cyllid.
Mae rhai elusennau yn dewis cael is-bwyllgor cyllid. Fel arfer mae un gan elusennau mawr. 珂温艶r gr典p hwn yn rhoi ystyriaeth fanylach i faterion ariannol, gan gynnwys rheolaethau ariannol mewnol.
Maen rhaid i bob ymddiriedolwr ddeall sefyllfa a pherfformiad ariannol eu helusen o hyd. Yr ymddiriedolwyr syn gyfrifol yn y pen draw am bob penderfyniad. Dylech barhau i wneud penderfyniadau arwyddocaol fel corff ymddiriedolwyr llawn.
Sicrhewch bod gennych chi:
-
gofnod or penderfyniad i ffurfior is-bwyllgor
-
gylch gorchwyl clir y cytunwyd arno
-
weithdrefnau adrodd clir a chadarn
-
linellau atebolrwydd
2.3 Paratoi cyfrifon ac adroddiadau
Mae dyletswydd gyfreithiol arnoch i gadw cofnodion cyfrifyddu ar gyfer eich elusen ac maen rhaid i bob elusen baratoi cyfrifon blynyddol.
Maen rhaid i bob elusen gofrestredig hefyd gynhyrchu adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr.
Mae cynnwys yr adroddiad a fformat y cyfrifon yn amrywio yn dibynnu ar incwm a strwythur eich elusen.
Dylech sicrhau pan fydd ymddiriedolwyr newydd yn cael eu penodi, eu bod yn cael cop誰au o:
-
y cyfrifon diweddaraf
-
y cyfrifon rheoli diweddaraf os ydynt yn cael eu paratoi
-
ddogfen lywodraethol eich elusen
-
arweiniad y Comisiwn ar budd cyhoeddus a yr ymddiriedolwr hanfodol: beth sydd angen i chi ei wybod, beth sydd angen i chi ei wneud (CC3)
Darllenwch Adroddiadau a chyfrifo elusennau: yr hanfodion. Mae hwn yn esbonio dyletswyddau cyfrifyddu ac adrodd ymddiriedolwyr ar hyn y maen ofynnol i bob math o elusen ei wneud.
2.4 Ymgorffori rheolaethau ariannol mewnol
Dylai pawb ddilyn rheolaethau ariannol mewnol eich elusen.
Dylai pob ymddiriedolwr, ac unrhyw uwch staff rheolir elusen, arwain trwy esiampl. Dylent ddilyn pob rheolaeth i helpu i wreiddio diwylliant o gyfrifoldeb ariannol o fewn eich elusen.
Dylai pob ymddiriedolwr, staff a gwirfoddolwr gael eu hyfforddi yn rheolaethau ariannol eich elusen. Dylai hyn gynnwys hyfforddiant ar:
-
weithdrefnau i nodi ac adrodd am droseddau neu gamdriniaeth ariannol hysbys neu a amheuir
-
sut i godi pryderon am ymddygiad ymddiriedolwyr, uwch reolwyr neu staff eraill
Sicrhewch na all unrhyw un ddiystyru rheolaethau ariannol.
2.5 Monitro perfformiad ariannol
Dylech fonitro perfformiad ariannol eich elusen yn rheolaidd.
Yn dibynnu ar faint eich elusen, gallwch wneud hyn drwy:
-
gymharu perfformiad yn erbyn polis誰au ariannol, megis lefelau incwm wrth gefn neu berfformiad buddsoddi
-
ddefnyddio dadansoddiad cymarebau, y bydd eich cyfrifydd neu gynghorydd proffesiynol yn gallu rhoi cyngor arno
-
fonitro perfformiad ariannol eich elusen yn erbyn cyllideb
Mae cyllideb yn nodi incwm a gwariant arfaethedig ar gyfer cyfnod ariannol yn y dyfodol, yn aml blwyddyn.
I baratoi cyllideb dylech osod amcangyfrifon cywir a realistig o incwm a gwariant ar gyfer pob:
-
maes o weithgareddau eich elusen
-
blwyddyn ariannol
Yna gallwch chi osod eich cyllideb gyffredinol. Dylai pob ymddiriedolwr gytuno ar hyn cyn dechraur flwyddyn ariannol.
Dylai pob ymddiriedolwr, deiliad cyllideb neu reolwr gweithredol gael gwybodaeth ariannol reolaidd. Dylai hyn esbonio unrhyw orberfformiad neu danberfformiad sylweddol mewn cynlluniau incwm a gwariant.
2.6 Adolygu a monitro eich rheolaethau ariannol mewnol
Adolygwch reolaethau ariannol eich elusen yn rheolaidd i sicrhau eu bod yn dal yn addas. Gwnewch hyn o leiaf unwaith y flwyddyn a bob amser:
-
ar 担l colled ariannol sylweddol neu o drwch blewyn wedi osgoi mater ariannol sylweddol
-
cyn neu ar 担l newid sylweddol yn y ffordd y mae eich elusen yn gweithredu, er enghraifft, strwythur newydd neu gyllid cynyddol
Mae monitro yn helpu i sicrhau bod:
-
yr holl reolaethau gan gynnwys y rhai sylfaenol fel cysoniadau banc a chysoniadau eraill yn cael eu cyflawni
-
pawb syn gysylltiedig (staff ac ymddiriedolwyr) yn ymwybodol o bolis誰au a phrosesaur elusen ac yn eu dilyn, er enghraifft os ydynt yn amau bod problem
-
eich elusen yn cydymffurfio 但i gweithdrefnau awdurdodi a chymeradwyo
Dylech gadw cofnodion och adolygiadau a sut rydych wedi ymateb i unrhyw faterion a ganfuwyd gennych.
Mewn elusennau mwy gallwch ddefnyddio archwiliwr mewnol neu allanol i adolygu eich prosesau. Dylent adrodd y canlyniadau i chi. Fel ymddiriedolwr, bydd angen i chi sicrhau eich bod yn deall sefyllfa ariannol eich elusen a chymryd y camau angenrheidiol i fynd ir afael ag unrhyw faterion neu risgiau.
Dylair elusen weithredu ar unwaith os ywr adolygiad yn canfod bod unrhyw un wedi camddefnyddio arian yr elusen, neu efallai ei fod yn gwneud hynny.
Dylech hefyd ystyried unrhyw risgiau newydd, er enghraifft oherwydd newidiadau ir ffordd rydych yn gweithredu, neu fygythiadau newydd megis mathau newydd o dwyll.
2.7 Rhannu dyletswyddau ariannol rhwng pobl
Sicrhewch fod mwy nac un unigolyn yn ymwneud 但r holl drafodion ariannol. Mae hyn yn golygu cael unigolyn gwahanol yn awdurdodi trafodiad ir unigolyn ai gwnaeth.
Mewn elusennau llai maen fwy tebygol y bydd ymddiriedolwyr yn delion uniongyrchol 但r rhan fwyaf o bethau. Maen bwysig bod dyletswyddaun cael eu rhannu rhwng yr holl ymddiriedolwyr. Mae hyn yn sicrhau nad yw un ymddiriedolwr yn cael ei orlwytho neun arfer cyfrifoldeb yn unig.
Os na allwch rannu dyletswyddaun llawn oherwydd diffyg pobl neu arian, gallwch reolir risg drwy:
-
bob ymddiriedolwr yn adolygu adroddiadau trafodion
-
wirio bod rheolaethau mewnol yn cael eu dilyn a rhannur canlyniadau 但r holl ymddiriedolwyr
2.8 Cofnodi ac adrodd am ddigwyddiadau
Dylech gofnodi unrhyw achosion o droseddu ariannol, camddefnydd neu fethiant i reolaethau ariannol eich elusen.
Dylech hefyd ei adrodd i gyrff eraill yn dibynnu ar fath a lefel y digwyddiad. Adroddwch am:
-
bob math o dwyll i
-
dwyll treth i CThEF
-
unrhyw ddigwyddiad yn ymwneud 但 gwasanaethau ariannol, megis buddsoddiadau, yswiriant neu bensiynau, ir
-
doriadau data i
Adroddwch am unrhyw ddigwyddiadau difrifol ir Comisiwn Elusennau. Er enghraifft, colled sylweddol neu bosibl i arian neu asedau eich elusen.
Gall methu ag adrodd am ddigwyddiad difrifol ir Comisiwn arwain at gamau rheoleiddio.
Maen rhaid i archwilwyr ac archwilwyr annibynnol adrodd ar unrhyw faterion o arwyddoc但d perthnasol ir Comisiwn Elusennau.
3. Risgiau gweithredol
3.1 Risg o dwyll a seiberdroseddu
Mae twyll yn peri risg difrifol i asedau eich elusen, gan gynnwys ei ddata.
珂温艶r rhan fwyaf o elusennau yn storio gwybodaeth ar-lein. Gall hyn gynnwys cerdyn a manylion personol rhoddwyr, cefnogwyr ariannol, staff a chyflenwyr.
Gallai colli data personol neu ariannol olygu bod eich elusen ac eraill yn agored i risg o ddwyn, twyll a cholled.
Maen rhaid i chi sicrhau bod eich elusen yn cydymffurfio 但 Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR) ac unrhyw gyfreithiau diogelu data perthnasol eraill.
Dylech sicrhau bod gan eich elusen bolis誰au addas ar waith syn cwmpasu:
-
cyrchu, defnyddio, storio a phrosesu data electronig
-
defnyddio cyfrifiaduron a storio data, fel storfa cwmwl a chardiau cof
-
ymdrin 但 gweithdrefnau canfod tor-amod, ymchwilio ac adrodd
Sicrhewch fod gan eich elusen feddalwedd addas i ddiogelu rhag firysau a hacio.
Darganfyddwch sut i amddiffyn eich elusen rhag:
3.2 Risg wrth weithredu dramor
Bydd elusennau syn gweithion rhyngwladol yn wynebu heriau ychwanegol wrth:
-
drosglwyddo arian a
-
gweithredu y tu allan ir DU
Darllenwch Elusennau syn gweithion rhyngwladol am ragor o arweiniad ar hyn.
3.3 Risgiau llygredd a llwgrwobrwyo
Dylai fod gan bob elusen bolis誰au a gweithdrefnau tryloywder iw hamddiffyn rhag llwgrwobrwyo a llygredd. Gall rhain gynnwys:
-
cynnal cofrestr buddiannau ar gyfer ymddiriedolwyr a staff ar eich uwch d樽m rheoli er mwyn nodi unrhyw wrthdaro buddiannau
-
bod 但 pholisi ar dderbyn lletygarwch
-
cadw cofnod o bryd y derbynnir lletygarwch
-
cael polisi ar wneud taliadau hwyluso, a all fod yn arferol mewn rhai meysydd
Darllenwch am ragor o arweiniad ar hyn.
4. Rheolaethau ariannol mewnol ar gyfer bancio
4.1 Cyfrifon banc a chymdeithasau adeiladu
Dylai fod gan eich elusen gyfrif banc neu gymdeithas adeiladu. Mae hyn yn eich helpu i ddiogelu arian eich elusen ac yn galluogi eich elusen i weithredu mewn ffordd ddiogel. Dylai unrhyw gyfrifon fod yn enw eich elusen. Dylent gyfateb i enw eich elusen fel yu hysgrifennwyd yn eich dogfen lywodraethol.
Dylai agor neu gau cyfrifon naill ai:
-
gael ei awdurdodi gan y corff ymddiriedolwyr cyfan neu
-
ei ddirprwyo i gr典p ar wah但n syn dweud wrth yr ymddiriedolwyr am unrhyw newidiadau
Dylech sicrhau:
-
eich bod yn cadw rhestr or holl gyfrifon elusen
-
eich bod yn cau cyfrifon nad ydynt yn cael eu defnyddio rhagor
-
eich bod yn adolygu costau a buddion cyfrifon eich elusen yn rheolaidd, gan wirio bod unrhyw daliadau a chyfraddau llog yn gystadleuol
-
bod eich banc neu gymdeithas adeiladu yn cael ei reoleiddio gan yr Awdurdod Rheoleiddio Darbodus. Gwiriwch gan ddefnyddior ar wefan yr Awdurdod Ymddygiad Ariannol
-
bod dyletswyddaun cael eu rhannu i atal unrhyw berson unigol rhag gallu rheoli cronfeydd elusen ar ei ben ei hun
-
bod cymeradwyaeth briodol ar gyfer trosglwyddiadau banc a thaliadau
-
bod cofnodion cyfrifyddu a datganiadau banc yn cael eu cymharu bob mis er mwyn sicrhau eu bod yn gyson
-
bod ail berson yn adolygu cysoniadau yn yr elusen i nodi unrhyw anghysondebau
Peidiwch 但 chaniat叩u i gyfrifon banc eich elusen gael eu defnyddio at ddefnydd preifat unrhyw unigolion, na thrydydd part誰on.
Bydd mandad banc yn nodi pwy yn yr elusen sydd wedii awdurdodi i reoli cyfrifon banc yr elusen. Dylech chi:
-
gadw cofnod clir o bwy sydd wedii enwi ar fandad banc eich elusen
-
adolygun rheolaidd os ywr mandad banc yn briodol ich elusen
-
ddweud wrth eich banc am newidiadau ymddiriedolwyr
-
fynnu awdurdodiad deuol i sefydlu neu newid unrhyw fandad banc. Dylair ail berson syn awdurdodi unrhyw newidiadau ir mandad banc fod yn ymddiriedolwr
Maen rhaid ich banc neu gymdeithas adeiladu gael awdurdodiad gan bobl a enwir yn eich elusen ar gyfer unrhyw gais i newid manylion cyfrif yr elusen.
Ni ddylair bobl a enwir ymwneud 但 chysoni datganiadau banc na chasglu incwm.
Darllenwch Elusennau: dal, symud a derbyn arian yn ddiogel am ragor o fanylion am reoli arian.
4.2 Bancio ar-lein
Dylech ddefnyddio system awdurdodiad deuol ar gyfer eich cyfrifon banc neu gymdeithas adeiladu. Mae llawer o fanciau a chymdeithasau adeiladu yn darparu hyn. Maen caniat叩u i un person greu cais am daliad ac un arall iw awdurdodi.
Ni ddylai defnyddwyr rannu eu manylion diogelwch 但i gilydd.
Mae amddiffyniadau ychwanegol a all leihaur risg. Er enghraifft, dim ond caniat叩u taliadau i gyfrifon a awdurdodwyd yn flaenorol.
Dylech hefyd sicrhau bod eich elusen yn:
-
cadw manylion yr holl drafodion bancio ar-lein
-
cadw datganiadau fel rhan or cofnodion cyfrifyddu
-
sicrhau bod y derbynnydd yn hysbys ac yn ddibynadwy
-
cadw pob dyfais sydd 但 mynediad at gyfleusterau bancio ar-lein yn ddiogel
-
diweddaru pob dyfais 但 meddalwedd gwrthfirws, ysb誰wedd a meddalwedd system ddiogelwch
-
cadw pob cyfrinair a rhif PIN yn ddiogel
-
newid cyfrineiriau o bryd iw gilydd ac yn dilyn newidiadau mewn staff ac ymddiriedolwyr awdurdodedig
-
darparu hyfforddiant mewn diogelwch ar-lein i bawb syn defnyddio ei systemau cyfrifiadurol
Dylech gymryd gofal priodol, megis peidio ag ymateb i e-byst neu alwadau ff担n yn gofyn am fanylion diogelwch personol. Cadwch yr wybodaeth ddiweddaraf am gyngor gan eich banc neu gymdeithas adeiladu ar ddefnyddio bancio ar-lein yn ddiogel.
Defnyddiwch ganllawiau gan y i gael cyngor ar ddiogelu eich elusen ar-lein Mae gan hefyd ganllawiau defnyddiol ar daliadau ar-lein.
4.3 Arian parod a ddelir ym manc neu gymdeithas adeiladu eich elusen
Weithiau gelwir arian a ddelir yng nghyfrifon banc neu gymdeithas adeiladu eich elusen yn arian parod a ddelir ar adnau.
Dylech sicrhau bod eich elusen yn:
-
paratoi cysoniadau misol ar gyfer pob cyfrif. Dylai ail berson yn eich elusen adolygur cysoniadau hyn i nodi unrhyw anghysondebau
-
gwirio bob mis bod debydau uniongyrchol, archebion sefydlog a throsglwyddiadau eraill yn gywir
-
dilyn unrhyw ofynion gan y banc neu gymdeithas adeiladu
Gall cyfrifon a ddelir gan elusennau 但 banciau a chymdeithasau adeiladu a awdurdodwyd gan yr Awdurdod Rheoleiddio Darbodus gael eu diogelu gan y hyd at 贈85,000.
4.4 Bancio arian parod a sieciau
Dylech chi:
-
gofnodi a bancio arian parod a sieciau yn brydlon
-
storio arian parod a sieciau nad ydych wediu bancio eto mewn blwch arian diogel neu dan glo
-
bancio cronfeydd gros, mae hyn yn golygu heb ddidyniad ar gyfer costau neu dreuliau
-
ystyried yswiriant ar gyfer arian parod y gall eich elusen ei ddal
4.5 Dulliau bancio amgen
珂温艶r rhain yn cynnwys defnyddio cyfleusterau trosglwyddo arian fel:
-
hawala
-
chiti
-
韓艶庄-界鞄i艶稼
-
hundi
Mae rhai elusennau yn gweithio mewn meysydd lle mae dulliau bancio amgen yn cael eu defnyddion gyffredin. Lle y gallwch, defnyddiwch systemau bancio rheoledig syn tueddu i fod 但 mesurau diogelu cryfach. Efallai na fydd gan ddulliau bancio amgen lwybrau archwilio cadarn ac felly gall y risg o dwyll fod yn uwch.
Os na allwch ddefnyddio systemau bancio rheoledig, dylech helpu i reolir risg drwy:
-
sicrhau eich bod yn adnabod yr unigolyn neur corff rydych yn anfon arian ato ac yn ymddiried ynddo ach bod yn cyflawni diwydrwydd dyladwy gwiriadau digonol
-
wirio bod derbynnydd arfaethedig wedi derbyn yr arian cyn defnyddior un dull eto
-
gael yr un gweithdrefnau awdurdodi ag ar gyfer taliadau banc a reoleiddir
Cadwch drywydd archwilio ar gyfer pob trafodiad. Dylai hyn gynnwys:
-
talebau talu
-
dogfennaeth ar 担l trafodiad
-
manylion enw a chyfeiriad y cyfryngwr
-
swm a dyddiad y taliad
-
enwr unigolyn syn gwneud y taliad, y ffi a godwyd ar derbynnydd/talai
Dylai fod gennych chi bolis誰au clir, wediu cytuno gan yr ymddiriedolwyr, ynghylch pryd y bydd eich elusen yn defnyddio dulliau bancio eraill.
Darllenwch dal, symud a derbyn arian yn ddiogel am wybodaeth ac offer yngl天n 但 defnyddior dulliau hyn.
5. Rheolaethau ariannol mewnol ar gyfer incwm
5.1 Incwm o roddion
Dylai fod gennych bolisi ar roddion syn cynnwys:
-
pryd a sut y cynhelir gwiriadau rhoddwyr
-
sut maer elusen yn cadw cofnodion o roddion
-
sut i adrodd ac ymdrin ag amheuon ynghylch rhoddion
-
os ydych yn derbyn rhoddion o gryptoasedau a sut yr ymdrinnir 但r rhain
-
sieciau am unrhyw wyngalchu arian posibl
Defnyddiwch gan y Sefydliad Codi arian i gael rhagor o wybodaeth am roddion.
Darllenwch Diwydrwydd dyladwy, monitro a dilysur defnydd terfynol o gronfeydd elusennol am ragor o wybodaeth.
5.2 Rhoddion elusen llygredig
Dyma ble mae rhoddwr yn ymddangos fel petain rhoi er mwyn cael budd ariannol gan yr elusen. Maen bosibl y bydd yn rhaid ich elusen dalu treth incwm os oedd yn gwybod mai diben y rhodd oedd ir rhoddwr gael budd ariannol personol.
Darllenwch ganllawiau HMRC ar rhoddion elusen llygredig am fanylion llawn.
5.3 Rhoddion o gasgliadau cyhoeddus a digwyddiadau codi arian
Maen rhaid i chi gydymffurfio 但r gyfraith syn ymwneud 但 chasgliadau cyhoeddus a digwyddiadau codi arian. 珂温艶r rheolau wediu nodi yn ein canllaw Elusennau a chodi arian (CC20).
Dylech ystyried gofyn am daliadau cerdyn yn lle arian parod. Gall taliadau cerdyn fod yn fwy diogel. Gall dal symiau mawr o arian parod adael eich elusen yn agored i ladrad neu dwyll.
Dylech arddangos enwaur codwyr arian rydych chin gweithio gyda nhw ar eich gwefan. Anogwch bobl i roi gwybod am unrhyw weithgaredd codi arian a allai fod yn dwyllodrus y maent yn ei weld.
Os ydych yn casglu arian parod, dylech sicrhau:
-
bod blychau casglu wediu rhifon unigol
-
eich bod yn cofnodi pryd y caiff blychau casglu eu dosbarthu au cyflwyno
-
bod blychau casglu wediu selio cyn eu defnyddio
-
bod yr holl flychau casglu yn cael eu hagor yn rheolaidd a bod y cynnwys yn cael ei gyfrif
-
eich bod yn cyfrif casgliadau cyhoeddus o flaen y casglwyr ac yn rhoi derbynneb wedii rhifo iddynt
-
bod o leiaf dau unigolyn yn trin ac yn cofnodir arian parod
-
ei fod yn cael ei fancio cyn gynted 但 phosibl heb ddidynnu treuliau
-
eich bod yn cadw cofnodion ar gyfer pob digwyddiad codi arian
-
eich bod yn nodi faint sydd wedii gasglu ar costau a gafwyd
Os ydych yn gwerthu tocynnau, dylech sicrhau:
-
eu bod wediu rhifo
-
eich bod yn cadw cofnod o bwy sydd 但 pha rif tocyn
-
eich bod yn cadw cofnod o docynnau a werthir
-
eich bod yn casglur holl arian ac unrhyw docynnau sydd heb eu gwerthu
-
eich bod yn cysoni derbynebau 但 thocynnau a werthir
5.4 Incwm a rhoddion a dderbynnir ar-lein a chan ddarllenwyr cardiau
Mae amrywiaeth o ddarllenwyr cardiau a ffyrdd o dderbyn arian ar-lein. Mae llawer o elusennau yn defnyddio llwyfannau codi arian.
Dylech sicrhau:
-
eich bod yn cadw darllenwyr cardiau yn ddiogel au bod yn cael eu cynnal gan unigolion awdurdodedig
-
eich bod yn defnyddio manylion cyfrif banc cywir
-
eich bod yn cadw cyfrineiriaun ddiogel
-
eich bod yn deall pryd i ddisgwyl taliadau fel y gallwch nodin hawdd os oes problem
-
eich bod yn cynnal cysoniadau rheolaidd i baru hanes y trafodion 但r incwm yng nghyfrif banc eich elusen
Os yw eich elusen yn casglu rhoddion gan ddefnyddio darllenwyr cerdyn, maen rhaid i chi gydymffurfio 但 .
5.5 IIncwm a rhoddion a dderbynnir drwyr post
Dylai incwm a dderbynnir yn y post gael ei:
-
gadwn ddiogel
-
agor yn brydlon
-
gofnodin gywir
Os ydych chin dueddol o dderbyn rhoddion drwyr post, neun disgwyl gwneud hynny, pryd bynnag y bo modd:
-
agorwch y post ym mhresenoldeb ail unigolyn
-
cylchdrowch gyfrifoldebau ar 担l agor rhwng staff
Os mai dim ond un unigolyn all agor post, yna defnyddiwch reolaethau eraill. Er enghraifft, cymharwch lefelaur rhoddion a gawsoch o apeliadau neu gyfnodau amser tebyg.
5.6 Hawlio Rhodd Cymorth ar roddion
Gall elusennau hawlio Rhodd Cymorth ar lawer o roddion gan unigolion.
Darllenwch arweiniad CThEF am fanylion llawn y rheolau y maen rhaid i chi eu dilyn a sut i hawlio hwn.
Dylech hefyd wirio eich bod yn derbyn:
-
symiau disgwyliedig gan roddwyr ymrwymedig
-
ad-daliadau treth dyledus
5.7 Rhoddion o gryptoasedau
Mae cryptoasedau yn gynrychioliadau digidol o werth neu hawliau syn defnyddio technoleg blockchain. Mae cryptoasedau yn cynnwys arian cyfred crypto a thocynnau anghyfnewidiadwy (NFTau).
Arian cyfred crypto, neu rithiol, yw arian cyfred digidol y gallwch ei fasnachu neu ei ddefnyddio i brynu a gwerthu pethau. Ffurfiau cyffredin yw Bitcoin, Ethereum a Binance Coin, ond mae llawer o rai eraill.
Mae arian cyfred crypto yn cael ei storio ar-lein ar blockchain. Mae Blockchain yn gyfriflyfr digidol. Maen cofnodi pwy syn berchen ar bob ased crypto a phryd y byddant yn cael eu trosglwyddo.
Mae NFTau yn asedau digidol syn cysylltu perchnogaeth ag eitemau corfforol neu ddigidol unigryw, fel gweithiau celf, eiddo tiriog, cerddoriaeth, neu fideos.Mae anghyfnewidadwy yn golygu eu bod yn unigryw ac nad oes modd cymryd eu lle. Mae NFTau hefyd yn cael eu storio ar blockchain.
Mae llawer o risgiaun gysylltiedig 但 crypto-asedau, gan gynnwys:
-
anweddolrwydd eu gwerth gan y gall hyn newid yn gyflym iawn
-
twyll neu ladrad posibl gan hacwyr
-
y diffyg amddiffyniad oi gymharu ag arian cyfred traddodiadol neu gynhyrchion ariannol oherwydd bod y rhan fwyaf o asedau crypto heb eu rheoleiddio, rydych yn annhebygol iawn o gael mynediad at Gynllun Iawndal y Gwasanaethau Ariannol (FSCS) neur Awdurdod Ymddygiad Ariannol (FCA) os bydd rhywbeth yn mynd oi le
-
bod cyfreithiau ar gryptoasedaun amrywio rhwng gwledydd mae cryptoasedaun cael eu gwahardd mewn rhai gwledydd ac mae gan wledydd eraill ofynion rheoleiddio cymhleth
-
anhawster wrth ddod o hyd i roddwyr oherwydd gall rhoddion cryptoasedau gael eu gwneud yn ddienw
-
eu defnydd cyfyngedig gan mai ychydig o fanwerthwyr syn eu derbyn fel taliad
-
effaith amgylcheddol cryptoasedau a thechnoleg blockchain mae llawer or rhain yn defnyddio llawer o ynni a dylech wirio sut mae hyn yn cyd-fynd ag unrhyw bolisi amgylcheddol, cymdeithasol a llywodraethu sydd gennych.
Mae dyletswydd gyfreithiol arnoch i reoli adnoddau eich elusen yn gyfrifol, gan gynnwys trwy weithredu rheolaethau ariannol priodol a rheoli risg.
Deall risgiau dal, a chyfyngiadau defnyddio, cryptoasedau cyn i chi dderbyn rhoddion ohonynt. Dylech fod yn sicr bod gennych yr arbenigedd i reolir risgiau hyn yn ofalus. Os oes gennych unrhyw asedau crypto dylech fod yn barod iddynt golli eu gwerth.
Os penderfynwch, er gwaethaf y risgiau hyn, y dylai eich elusen dderbyn rhoddion o gryptoasedau neu ddefnyddio NFTau fel dull o godi arian dylech:
-
fabwysiadu polisi ar dderbyn, gwrthod a defnyddio cryptoasedau, gan gynnwys sut rydych yn gwneud penderfyniadau am eu trosi i arian cyfred traddodiadol
-
os yw eich elusen yn derbyn rhoddion yn uniongyrchol yn ei waled crypto, sicrhau bod y platfform rydych yn ei ddefnyddio yn cydymffurfio 但 rheoliadaur DU rheoliadau ac wedii gofrestru 但r FCA ar gyfer gwrthwyngalchu arian a gwrthderfysgaeth yn 担l yr angen
-
gadw cofnodion cywir o roddion, storio a defnydd
-
sicrhau eich bod yn dilyn canllawiau CThEF ar drethu cryptoasedau
-
gofio na allwch hawlio Rhodd Cymorth ar unrhyw asedau crypto
-
adolygur buddion ich elusen o dderbyn arian cyfred digidol yn erbyn y risg
-
adolygu eich polis誰au arnynt yn rheolaidd
Darllenwch a ar y risgiau o ddefnyddio cryptoasedau a cheisio cyngor arbenigol os oes angen.
Defnyddiwch ein canllawiau ar Adnabod eich rhoddwr ac ystyried a oes angen cyllid newydd arnoch, neu y dylech adolygu polis誰au presennol ar dderbyn rhoddion dienw.
珂温艶r yn fframwaith defnyddiol ar gyfer penderfynu os dylai eich elusen dderbyn cryptoasedau.
5.8 Incwm o fasnachu
Gall elusennau fasnachu i gyflawni eu dibenion neu i godi arian.
Bydd y rheolaethau ariannol sydd eu hangen arnoch yn dibynnu ar y math o fasnachu y mae eich elusen yn ei wneud. Dylai eich rheolaethau ariannol sicrhau bod eich elusen yn derbyn ac yn cofnodi ei holl incwm o weithgareddau masnachu.
Os yw eich elusen ei hun yn ymgymryd 但r masnachu, dylai fod gennych bolisi prisio ar gyfer nwyddau a gwasanaethau rydych yn eu cyflenwi, yr ydych yn ei adolygun aml. Dylech hefyd gael gweithdrefnau ar gyfer:
-
anfonebu ar gyfer yr holl nwyddau a gwasanaethau a ddarperir gennych
-
rheoli stoc
-
cysoni symiau anfonebau ac arian parod a dderbynnir ag anfonebau heb eu talu
Dylech hefyd yn rheolaidd:
-
sicrhau bod eich masnachu yn aros o fewn yr eithriadau treth perthnasol
-
adolygu gweithdrefnau casglu dyledion a dyledion heb eu talu yn rheolaidd
Darllenwch Masnachu a threth ymddiriedolwyr: sut y gall elusennau fasnachun gyfreithlon am ragor o wybodaeth.
5.9 Incwm o gymynrhoddion
Gall fod oedi hir rhwng cael gwybod am gymynrodd ai dderbyn.
Dylech chi:
-
gadw cofnod or holl gymynroddion disgwyliedig
-
gadw cofnod or holl ohebiaeth berthnasol
-
adolygu cynnydd ar gasglu cymynroddion syn weddill yn rheolaidd
-
sicrhau bod unrhyw eitemau neu eiddo a adewir ir elusen yn cael eu dal yn ddiogel, eu prisio ac, os ywn briodol, eu gwerthu er mwyn ir elusen allu defnyddior incwm
6. Rheolaethau ariannol mewnol ar gyfer gwariant
6.1 Gwariant ar nwyddau a gwasanaethau
Mae rheolaethau addas yn helpu i sicrhau bod eich elusen:
-
yn prynur pethau sydd eu hangen arni yn unig ac o fewn y gyllideb
-
dim ond yn talu am nwyddau neu wasanaethau y maen eu derbyn ac am brisiau y cytunwyd arnynt
-
yn cael gwerth da am arian
Dylech chi:
-
gael terfynau awdurdod ysgrifenedig clir ar gyfer gosod archebion a chymeradwyo taliadau
-
sicrhau bod unrhyw archebion o fewn cyllideb y cytunwyd arni. Dylid awdurdodi gwariant y tu allan i gyllidebau y cytunwyd arnynt
-
gwiriwch anfonebau yn erbyn archebion a derbyn y nwyddau neur gwasanaethau a archebwyd
-
talwch anfonebau mewn pryd a chynhwyswch unrhyw ostyngiadau perthnasol
-
sicrhewch fod cofnodion cyfrifyddu yn gyson. Fel rhan o hyn, dylech gysonir cyfriflyfr prynu (a ddylai ddangos beth mae eich elusen wedii brynu) 但r cyfriflyfr rheoli prynu (a ddylai ddangos faint o arian syn ddyledus oddi wrthych i gyflenwyr ar unrhyw adeg)
6.2 Taliadau 但 chardiau debyd, credyd neu godi t但l
Dylai fod gennych bolisi clir ar gyfer defnyddio cardiau talu syn cynnwys:
-
pwy all eu defnyddio
-
terfynau gwariant
-
sut y dylid eu storio
-
ble y gellir eu defnyddio, megis caniat叩u iddynt gael eu defnyddio mewn amgylchiadau penodol yn unig
Pan fyddwch yn rhoi cerdyn i rywun yn eich elusen dylech sicrhau:
-
bod ganddynt gopi och polisi cerdyn
-
eu bod bob amser yn gofyn am dderbynebau, gan gynnwys taliadau digyswllt
-
eu bod yn darparu derbynebau ar gyfer gwirio yn erbyn datganiadau cyfrif
-
eu bod yn dychwelyd y cerdyn ir elusen os yw eu hamgylchiadaun newid, er enghraifft, maent yn gadael yr elusen
Dylai eich elusen sicrhau:
-
bod cyfriflenni cerdyn yn cael eu hanfon at unigolyn gwahanol i ddeiliad y cerdyn. Ar gyfer elusennau mwy, dylid anfon cyfriflenni yn uniongyrchol at y t樽m cyllid
-
bod pob derbynneb ac anfoneb yn cyfateb i gyfriflenni
-
bod defnydd cerdyn yn cael ei wirion rheolaidd i sicrhau bod polis誰aur elusen yn cael eu dilyn
Maen rhaid ich elusen sicrhau ei bod yn canslo ac yn dinistrior cerdyn talu perthnasol os:
-
yw ar goll neu wedii ddwyn
-
nad yw deiliad y cerdyn yn ymwneud 但r elusen rhagor
-
caiff yr awdurdodiad i ddefnyddior cerdyn ei dynnun 担l
6.3 Systemau talu symudol, fel Google Pay ac Apple Pay
Mae systemau talu symudol, fel Google Pay, Apple Pay a PayPal, yn caniat叩u i chi dalu am bethau heb orfod nodi manylion cerdyn na manylion personol ar gyfer pob trafodiad. 珂温艶r manylion talu mewn waled ddigidol unigolyn.
Dylai fod gennych yr un rheolaethau yn eu lle ag ar gyfer talu trwy gardiau debyd, credyd neu codi t但l.
6.4 Taliadau trwy drosglwyddiad banc, Gwasanaethau Clirio Awtomataidd y Bancwyr (BACS), Debydau Uniongyrchol ac archebion sefydlog
Mae trosglwyddiadau banc a thaliadau BACS yn daliadau trwy drosglwyddiad electronig yn uniongyrchol i gyfrif. Ond maen anodd eu cofio os bydd gwallau neu dwyll.
珂温艶r rhan fwyaf o fanciau yn defnyddio System Talu Cyflymach (FPS) ar gyfer trosglwyddiadau rhwng cyfrifon yn y DU. Mae pob banc yn gosod ei derfyn ei hun ar uchafswm gwerth trosglwyddiad gan FPS.
Taliad rheolaidd yw Debyd Uniongyrchol a sefydlir gan y sefydliad yr ydych yn ei dalu. Mae gan y sefydliad y p典er iw ddiwygio neu ei ganslo.
Taliad rheolaidd yw Archeb Sefydlog yr ydych yn ei sefydlu i dalu pobl neu sefydliadau eraill, neu i wneud trosglwyddiadau ich cyfrifon banc eraill. Gallwch ei ddiwygio neu ei ganslo pan fo angen.
Dylech chi:
-
ganiat叩u i nifer cyfyngedig o unigolion awdurdodedig sefydlur mathau hyn o daliadau yn unig
-
gadwr rhestr o unigolion awdurdodedig yn ddiogel
-
ystyried defnyddio awdurdodiad deuol i awdurdodi taliad BACS
-
gadw unrhyw ddogfennau sefydlu taliadau fel rhan o gofnodion cyfrifyddu eich elusen
-
fonitror taliadaun rheolaidd
-
ganslo taliadau os yw eich elusen yn rhoir gorau i ddefnyddior nwyddau neur gwasanaethau
Gall eich elusen sefydlu ffeiliau taliadau swp. 珂温艶r rhain yn gwneud taliadau lluosog i dderbynwyr gwahanol ar yr un pryd gan ddefnyddio pecyn meddalwedd cyfrifon. Dylech sicrhau nad oes modd golygur ffeiliau talu rhwng cael eu creu au huwchlwytho ir system fancio ar-lein.
6.5 Taliadau 但 siec
Dylai fod gennych bolisi clir ar bwy all lofnodi sieciau ar ran eich elusen.
Gwiriwch os oes angen dau lofnodwr ar sieciau ar gyfer dogfen lywodraethol eich elusen.
Mae rhai elusennau yn caniat叩u i sieciau gwerth bach gael eu llofnodi gan un unigolyn yn unig. Mewn elusennau mwy, gall llofnodwyr fod yn uwch weithwyr cyflogedig.
Dylai polisi eich elusen ar derfynau awdurdod fod yn berthnasol i sieciau.
Dylech chi:
-
gadw llyfrau siec mewn lle diogel
-
adolygu terfynau awdurdod yn rheolaidd
-
wahardd llofnodi sieciau gwag
-
sicrhau bod taliadaun cael eu cofnodin brydlon mewn llyfrau arian parod, dylai hyn gynnwys manylion rhif siec, natur y taliad ar talai
-
gael cadarnhad bod y nwyddau neur gwasanaethau wediu derbyn
6.6 Taliadau mewn arian parod neu 但 cherdyn arian parod wedii lwytho o flaen llaw
Cadwch y taliadau hyn mor isel 但 phosibl. Maent yn peri risg uwch oherwydd diffyg trywydd archwilio electronig.
Dylid trin cardiau arian parod wediu llwytho o flaen llaw fel taliadau arian parod. Rydym yn argymell na chaiff y rhain eu defnyddio oherwydd diffyg hanes trafodion.
Dylech sicrhau:
-
bod taliadau arian parod ar gyfer symiau bach yn unig ac yn cael eu talu allan o ffl担t arian m但n
-
bod manylion taliadaun cael eu cofnodi mewn llyfr arian m但n neu gyfriflyfr ar-lein
-
bod dogfennau ategol ar gyfer y taliad wediu hawdurdodi gan rywun heblawr sawl syn cynnal yr arian m但n, neur unigolyn syn gwneud y taliad
-
eich bod yn cadw unrhyw arian m但n ar cofnodion yn ddiogel
-
bod unigolyn annibynnol yn cynnal gwiriadau rheolaidd or ffl担t arian m但n
-
bod unigolyn annibynnol yn gwirio ac yn awdurdodi codi arian parod
6.7 Talu cyflogau
Gall talu cyflogau fod yn eitem fawr o wariant eich elusen.
Maen rhaid i chi fodloni nifer o ofynion cyfreithiol yn y maes hwn, er enghraifft maen rhaid i chi sicrhau:
-
eich bod yn cadwr cofnodion syn ofynnol gan CThEF o PAYE a ddidynnwyd o gyflogau gweithwyr
-
bod didyniadau statudol yn cael eu talu i CThEF yn 担l yr angen
-
bod cyfraniadau pensiwn yn cael eu talu ir darparwr pensiynau yn brydlon
-
eich bod yn bodloni unrhyw rwymedigaethau cyfreithiol syn ymwneud 但 phensiynau, gweler [y Rheoleiddiwr Pensiynau]((https://www.thepensionsregulator.gov.uk/en/employers) am fanylion llawn am hyn
-
bod terfynau amser ar gyfer ffurflenni diwedd blwyddyn i CTEF yn cael eu bodloni gan gynnwys P35, P11D a P60
-
eich bod yn cwblhaur data sydd eu hangen ar gyfer cyflwyniadau gwybodaeth amser real i CTHEF au cyflwyno mewn pryd
-
eich bod yn dilyn y gyfraith ar isafswm cyflog
-
mai dim ond didyniadau awdurdodedig neu ofynnol syn cael eu gwneud o gyflog
-
bod gan bob gweithiwr gontract cyflogaeth priodol
-
eich bod yn cydymffurfio 但 gofynion diogelu data
Darllenwch arweiniad CThEF ar PAYE a chyflogres am ragor o wybodaeth am eich dyletswyddau cyfreithiol.
Dylech hefyd sicrhau bod eich elusen:
-
yn storio cofnodion person辿l staff ar wah但n i gofnodion cyflog
-
yn meddu ar systemau ar gyfer hysbysu ac awdurdodir rhai syn gweithredur gyflogres yn brydlon i ddechreuwyr ar rhai syn gadael; newidiadau i gyflog, oriau, goramser neu oriau ansafonol; salwch staff neu absenoldeb mamolaeth neu dadolaeth staff
-
yn cynnal gwiriadau cyfnodol i sicrhau nad ydych yn talu pobl nad ydynt bellach yn gyflogeion, neun talur cyflog anghywir i weithwyr presennol
-
ddim yn galluogi unigolion i osod eu cyflog, buddion na thelerau cyflogaeth eu hunain
-
talu cyflogau drwy BACS er diogelwch ac effeithlonrwydd os yw niferoedd staff yn gwneud hyn yn werthchweil
6.8 Talu neu ad-dalu treuliau
Gall eich elusen ad-dalu ymddiriedolwyr, gweithwyr a gwirfoddolwyr am y costau rhesymol y maent wedi eu talu wrth gyflawni eu r担l yn yr elusen.
Sicrhewch fod y polisi treuliau yn nodi:
- beth ellir ei hawlio, a sut
- pa dystiolaeth sydd ei hangen i gefnogi hawliad
- dylair person syn gwneud yr hawliad ddatgan bod yr hawliad yn gywir ac yn briodol
- pan fo angen caniat但d o flaen llaw cyn gall ymddiriedolwr, gweithiwr neu wirfoddolwr fynd i gost
- sut y caiff hawliadau eu cymeradwyo
- na all unigolyn gymeradwyo ei hawliad ei hun
- pa mor gyflym y telir treuliau unwaith y bydd hawliad wedi ei gyflwyno
Gwnewch yn si典r bod hawliadau (a sut rydych chin eu prosesu) yn cydymffurfio 但ch polisi treuliau ymddiriedolwyr. A bod pawb yn eich elusen yn gwybod ac yn deall y polisi. Gwnewch yn siwr eich bod yn ei gynnwys fel rhan och rhaglenni anwythiad ar gyfer ymddiriedolwyr, gweithwyr neu wirfoddolwyr.
Dylech hefyd wneud yn si典r:
- eich bod yn talu hawliadau mewn ffordd ddiogel, megis trwy drosglwyddiad BACS
- bod unrhyw gyfradd milltiredd ar gyfer teithio modur o fewn cyfraddau CThEF nad ywn arwain at atebolrwydd treth neu yswiriant gwladol ar gyfer yr elusen neur hawlydd
Darllenwch Rheolau HMRC ar Dreuliau a buddion i gyflogwyr.
Darllenwch ganllawiau ar dalu treuliau ymddiriedolwyr.
6.9 Gwariant ar grantiau
Gall rheolaethau addas sicrhau eich bod yn rhoi grantiau yn unol 但 diben a pholis誰au eich elusen a bod y grant yn cael ei ddefnyddion gywir.
Dylai fod gennych bolisi dyfarnu grantiau syn nodi:
-
amodau a chyfyngiadau unrhyw grant
-
gweithdrefnau ar gyfer adolygu a chymeradwyo ceisiadau grant
-
sut y byddwch yn gwirio addasrwydd ymgeiswyr
-
sut y byddwch yn sicrhau bod grantiau wediu defnyddion gywir
Gallwch hefyd osod blaenoriaethau ar gyfer gweithgareddau neu brosiectau y mae eich elusen am eu hariannu.
Darllenwch Ariannu grant i sefydliad nad ywn elusen, syn cwmpasu egwyddorion syn berthnasol i unrhyw grantiau elusennol.
7. Rheolaethau ariannol mewnol ar gyfer taliadau i bart誰on cysylltiedig
Gall eich elusen wneud taliadau i unigolyn neu sefydliad syn gysylltiedig 但ch elusen. Os ywr unigolyn hwnnwn ymddiriedolwr, neun sefydliad syn gysylltiedig ag ymddiriedolwr, maen rhaid bod gennych awdurdod penodol i wneud y taliad.
Gallai sefydliad fod yn gysylltiedig 但ch elusen oherwydd ei fod yn gwmni syn cael ei reoli gan un ymddiriedolwr neu fwy.
Gellir galwr taliadau hyn yn drafodion parti cysylltiedig ac feu diffinnir yn y .
Maen rhaid i chi gydymffurfio ag unrhyw reolau yn nogfen lywodraethol eich elusen ynghylch talu ymddiriedolwyr neu dalu pobl neu sefydliadau syn gysylltiedig ag ymddiriedolwyr.
Maen rhaid i chi hefyd fod yn fodlon mai er budd pennaf eich elusen y mae gwneud y mathau hyn o daliadau. Er enghraifft, ni ddylech ddefnyddio cwmni a reolir gan ymddiriedolwr i ddarparu gwasanaeth ir elusen dim ond oherwydd mai dymar opsiwn fwyaf hawdd.
Darllenwch ein canllawiau ar treuliau a thaliadau ymddiriedolwyr a rheoli gwrthdaro buddiannau mewn elusen.
8. Rheolaethau ariannol mewnol ar gyfer asedau a buddsoddiadau
8.1 Asedau sefydlog diriaethol
珂温艶r rhain yn cynnwys y canlynol a ddefnyddir yn ystod gweithgareddau eich elusen:
-
tir
-
adeiladau
-
cerbydau
-
gosodiadau a ffitiadau
-
offer
Fel ymddiriedolwr, mae gennych ddyletswydd i ddiogelu asedau eich elusen a sicrhau eu bod yn cael eu defnyddion briodol. Mae rheolaethau ariannol mewnol addas yn sicrhau y gellir:
-
nodi asedau
-
eu cofnodi mewn cofnodion cyfrifyddu
-
eu defnyddio at ddibenion eich elusen
Dylech sicrhau bod eich elusen:
-
yn pennu swm ar gyfer cynnwys eitemau cyfalaf bach yn y cyfrifon fel asedau sefydlog
-
但 chofrestr or holl asedau sefydlog y mae eich elusen yn eu defnyddio, gan gynnwys cost, neu werth, pob ased a bod ganddi ddigon o fanylion i alluogi pob ased i gael ei adnabod
-
yn archwilio asedau sefydlog yn rheolaidd i sicrhau eu bod yn dal i fodoli, eu bod mewn cyflwr da ac yn cael eu defnyddion briodol
-
awdurdodi gwaredu neu sgrapio asedau sefydlog yn briodol ac yn cofnodi hyn mewn cofnodion cyfrifyddu ac yn eich cofrestr asedau sefydlog
-
adolygu eich yswiriant yn rheolaidd i sicrhau ei fod yn ddigonol
-
yn diogelu ffiniau unrhyw dir ac adeiladau ac yn sicrhau eu bod yn cael eu cofnodin briodol 但r Gofrestrfa Tir
-
yn dal unrhyw weithredoedd teitl i dir yn ddiogel ac yn gwirio bod y gweithredoedd yn cofnodi budd eich elusen yn y tir yn gywir
Ni all elusennau syn ymddiriedolaethau neun gymdeithasau anghorfforedig ddal asedau sefydlog yn eu henw eu hunain. Gallant naill ai:
-
benodi ymddiriedolwyr daliannol neu ymddiriedolwyr gwarchod i ddal yr asedau gan gynnwys tir ar ran yr elusen neu
-
ddefnyddior Gwarcheidwad Swyddogol ar gyfer Elusennau (OCC) i ddal tir ar ran yr elusen
Mae ymddiriedolwyr daliannol neu ymddiriedolwyr gwarchod yn cael eu penodi i ddal eiddo ar ran elusen; nid ydynt yn ymddiriedolwyr elusen. Maen rhaid iddynt weithredu ar gyfarwyddiadau cyfreithlon ymddiriedolwyr yr elusen ac yn unol ag unrhyw reolau yn eich dogfen lywodraethol.
Maen rhaid i chi sicrhau bod unrhyw ddogfennaeth ar gyfer asedau sefydlog a ddelir gan yr OCC, neu gan ymddiriedolwyr daliannol neu warcheidwaid, yn ei wneud yn glir bod yr eiddon cael ei ddal ar ran eich elusen ac na ellir ei werthu heb gytundeb yr holl ymddiriedolwyr.
Darllenwch ein canllaw ar y Ceidwad Swyddogol i Elusennau am ragor o wybodaeth.
8.2 Asedau sefydlog anniriaethol, megis hawliau eiddo deallusol
Gall fod gan eich elusen asedau nad ydynt yn gorfforol. Gall y rhain gynnwys:
-
data electronig
-
nodau masnach neu logos
-
meddalwedd y mae eich elusen wedii ddatblygu
Ar gyfer data electronig dylech:
-
gadw cofnod or holl ddata electronig, gan gynnwys data personol, sydd gan eich elusen
-
ddeall pwy all eu cyrchu a sut maent yn gwneud hynny
-
sicrhau eu bod yn gywir
-
eu cadwn ddiogel
-
sicrhau bod unrhyw ddata personol yn cael eu cadw yn unol 但 gofynion GDPR a deddfwriaeth berthnasol arall
Ar gyfer asedau anniriaethol eraill dylech gadw cofnod or holl asedau syn cynnwys:
-
ar ba ffurf y maent
-
pwy syn goruchwylio
-
trefniadau ar gyfer cadw neu warchodaeth
-
unrhyw drwyddedu neu gytundebau i drydydd part誰on eu defnyddio
-
sut rydych yn eu diogelu
Dylech hefyd sicrhau bod unrhyw benderfyniadau ar ymelwa, creu neu waredu eiddo deallusol wedi cael eu hawdurdodin briodol.
8.3 Cronfeydd cyfyngedig a chronfeydd gwaddol
Maen rhaid i chi sicrhau eich bod yn gwario, yn rheoli ac yn rhoi cyfrif am unrhyw gronfeydd cyfyngedig a gwaddol sydd gan eich elusen yn unol 但r rheolau.
Mae cronfeydd cyfyngedig yn cael eu rhoi i elusen at ddiben penodol, neu gyfyngedig, syn gulach na dibenion yr elusen.
Mae cronfeydd gwaddol yn fathau o gronfeydd cyfyngedig a gallant fod yn wariadwy neun barhaol.
Yn dibynnu ar yr amodau sydd ynghlwm wrth y gwaddol, gallwch wario rhywfaint neur cyfan or gwaddol.
Mae gwaddol parhaol yn eiddo y maen rhaid ich elusen ei gadw yn hytrach nai wario. Mae dau brif fath o waddol parhaol:
-
arian neu asedau eraill a roddir ich elusen iw buddsoddi. Gellir gwario incwm y buddsoddiad yn unig
-
eiddo a roddir ich elusen y maen rhaid ei ddefnyddio at ddiben arbennig yn unig. Er enghraifft, tir neu adeiladau a roddwyd iw defnyddio fel ysgol neu faes hamdden
Os oes gan eich elusen waddol parhaol, darllenwch ein canllaw a chael rheolaethau addas ar waith. Ceisiwch gyngor cyfreithiol os ydych yn ansicr.
Os oes gan eich elusen gronfeydd cyfyngedig neu gronfeydd gwaddol, dylai cyfrifon eich elusen adlewyrchu pob cronfa ar wah但n.
8.4 Buddsoddiadau
Mae nifer o elusennau yn dewis buddsoddi arian. I rai elusennau, bydd hyn yn cael ei gyfyngu i ddefnyddio cyfrif cynilo llog uchel. Dewiswch y cyfrifon syn gweithio ar gyfer anghenion eich elusen.
Mae elusennau eraill yn buddsoddi mewn ffyrdd eraill, er enghraifft stociau neu gyfranddaliadau, neu drwy wneud buddsoddiadau cymdeithasol.
Darllenwch Elusennau a materion buddsoddi: canllaw i ymddiriedolwyr (CC14) i ddeall y dyletswyddau cyfreithiol syn berthnasol wrth wneud buddsoddiadau.
9. Rheolaethau ariannol mewnol ar gyfer benthyciadau
9.1 Gwneud benthyciadau
Dim ond os yw er budd pennaf eich elusen y gallwch wneud benthyciadau. Dylai benthyciadau fod yn ad-daladwy ar delerau masnachol, heblaw y byddai benthyca ar delerau eraill yn hybu dibenion eich elusen.
Cyn ich elusen roi benthyciad, dylech ddilyn proses briodol i sicrhau:
-
bod penderfyniad ffurfiol wedii gofnodi yn cael ei wneud i gymeradwyo rhoir benthyciad ar rhesymau dros hynny. Yr ymddiriedolwyr syn gwneud hyn fel arfer
-
rydych yn fodlon y gall y derbynnydd ad-dalur benthyciad
Os yw eich elusen yn penderfynu rhoi benthyciad dylech gadw cofnodion clir o:
-
swm a theleraur benthyciad
-
bob ad-daliad llog a phrifswm
-
unrhyw ad-daliadau a fethwyd
-
bob benthyciad heb ei dalu y maer elusen wedii wneud
Lle rhoddir benthyciad i barti cysylltiedig (gweler diffiniad) fel ymddiriedolwr, maen rhaid i chi:
-
reolir [gwrthdaro buddiannau] yn briodol (/guidance/managing-conflicts-of-interest-in-a-charity.cy)
-
wneud y benthyciad ar y telerau arfaethedig dim ond os yw er budd pennaf eich elusen
Gallwch ddewis dirprwyor penderfyniad i roi benthyciadau o dan lefel benodol ir Prif Weithredwr, y Prif Swyddog Cyllid neu is-bwyllgor o ymddiriedolwyr.
Os ydych yn rhoi benthyciadau ich buddiolwyr neu i elusennau eraill fel buddsoddiad cymdeithasol, darllenwch Elusennau a materion buddsoddi: Canllaw i ymddiriedolwyr (CC14) am ragor o gyfarwyddyd.
9.2 Cymryd benthyciadau, gan gynnwys benthyciadau gan ymddiriedolwyr
Cyn cymryd benthyciad dylech sicrhau:
-
bod penderfyniad ffurfiol wedii gofnodi yn cael ei wneud i gymeradwyor elusen syn cymryd y benthyciad a chytundeb y benthyciad
-
bod pob ymddiriedolwr yn ymwybodol oi delerau
-
bod eich elusen yn gallu ad-dalur benthyciad yn unol 但 chytundeb y benthyciad a bod cynllun yn ei le i wneud hynny
Maen rhaid i ymddiriedolwyr fod wedi ystyried bod cymryd y benthyciad a theleraur benthyciad er budd pennaf eich elusen.
Dylech gadw cofnodion clir o:
-
y swm a fenthycir
-
deleraur benthyciad ar holl ddogfennaeth berthnasol
-
bob ad-daliad llog a phrifswm
-
unrhyw daliadau ac unrhyw ad-daliadau a fethwyd
-
yr holl fenthyciadau syn weddill ar balans syn weddill
-
unrhyw fenthyciadau a warantwyd neu syn destun cyfamodau banc yng nghofrestr asedau eich elusen
Os yw parti cysylltiedig, fel ymddiriedolwr, yn benthyca arian yr elusen maen rhaid i chi hefyd sicrhau:
-
bod y gwrthdaro buddiannau yn cael ei reolin gywir
-
os codir cyfradd llog neu ffi arall, mae modd cyfiawnhaur gyfradd honno ac maen dilyn unrhyw ofynion yn nogfen lywodraethol eich elusen
Os nad yw eich dogfen lywodraethol yn cynnwys unrhyw reolau ynghylch derbyn benthyciad syn dwyn llog gan ymddiriedolwr, ceisiwch gyngor priodol ynghylch a allwch gytuno arno.
10. Rheolaethau ariannol mewnol ar gyfer lletygarwch, gan gynnwys rhoddion
Maen rhaid i chi allu dangos bod cyfiawnhad dros unrhyw letygarwch a roddir neu a dderbynnir ac nad ywn niweidiol i fuddiolwyr eich elusen nac iw henw da.
Mae angen i chi ystyried:
-
sut maen eich helpu i gyflawni gwaith eich elusen
-
os ywn rhesymol
-
os ywn arwain at fwy na budd personol achlysurol
-
os ywn peri unrhyw risgiau i enw da eich elusen, gan gynnwys os gallai eraill ei ystyried yn ormodol neun ddiangen
Dylai fod gennych bolisi syn:
-
gosod terfynau derbyniol ar letygarwch
-
gwahardd derbyn lletygarwch, sydd naill ain llwgrwobr, yn daliad llwgr neun sicrhau triniaeth ffafriol, neu y gellid ei weld fel un
-
gofyn am gadw cofnodion o letygarwch a roddwyd, a dderbyniwyd neu a wrthodwyd. Dylid nodi hyn hefyd ar gofrestr buddiannau eich elusen os ywn ymwneud ag ymddiriedolwyr
-
yn berthnasol i bawb
-
yn cael ei ddeall gan bawb
11. Swyddogaethau archwilio mewnol a phwyllgorau archwilio
Yn dibynnu ar faint a chymhlethdod eich elusen, gall fod angen swyddogaeth archwilio mewnol a/neu bwyllgor archwilio arnoch. Mae hyn yn wahanol i archwiliad statudol neu allanol.
11.1 Archwiliadau mewnol a phwyllgorau archwilio
Mae archwiliad mewnol yn edrych ar effeithiolrwydd rheolaethau ariannol eich elusen. Maen eich helpu i nodi ac asesu risgiau ich elusen.
Dylai gynnwys:
-
risgiau
-
rheolaethau
-
llywodraethu a sicrwydd
Dylai gynghori ar:
-
sut y dylai eich elusen reoli ac olrhain risg
-
gyflawnrwydd eich cofrestr risg
Gall archwiliadau mewnol gael eu cynnal gan weithwyr elusen neu gan weithwyr proffesiynol allanol a benodir gan yr ymddiriedolwyr. Mae archwiliad mewnol yn wahanol i archwiliad statudol syn mynegi barn ynghylch a yw eich cyfrifon yn dangos darlun gwir a theg.
Dylai archwilwyr mewnol:
-
ymgynghori 但r archwiliad mewnol
-
edrych ar yr holl risgiau syn wynebu eich elusen ar hyn syn cael ei wneud i reolir risgiau hynny, gan gynnwys risgiau i enw da, risgiau gweithredol neu strategol
Fel arfer mae archwilwyr mewnol yn adrodd yn uniongyrchol i chi fel yr ymddiriedolwyr, neu bwyllgor archwilio a sefydlwyd gan yr ymddiriedolwyr. Maent yn cyflwyno adroddiadau a llythyrau rheoli syn nodi gwendidau mewn rheolaethau mewnol.
Defnyddiwch y gan Sefydliad Siartredig yr Archwilwyr Mewnol wrth adolygu sut mae eich archwilio mewnol yn gweithio.
Dylech sicrhau bod eich pwyllgor archwilio mewnol wedi sefydlu:
-
cylch gorchwyl clir y cytunwyd arno
-
gweithdrefnau adrodd clir a chadarn
-
llinellau atebolrwydd
Os nad oes gennych swyddogaeth na phwyllgor archwilio oherwydd bod eich elusen yn fach dylech:
-
adolygun rheolaidd os oes angen archwiliad mewnol
-
gael ffyrdd priodol eraill o wirio bod eich rheolaethau ariannol mewnol yn gweithio
11.2 Archwiliadau allanol
珂温艶r gyfraith yn nodi pa elusennau syn gorfod cael archwiliad allanol. Mae hwn yn archwiliad statudol a gwblhawyd gan archwilydd statudol.
Maen rhaid i elusennau hefyd gael archwiliad allanol os ywn ofynnol gan eu dogfen lywodraethol. Gall fod rhesymau eraill hefyd y mae un yn ofynnol, megis gan gyllidwr fel amod ariannu.
Bydd yr archwilydd statudol yn rhoi ei farn broffesiynol ynghylch os yw cyfrifon eich elusen yn wir a theg. Maent yn gwneud hyn drwy ddilyn gweithdrefnau safonol yn unol 但 Safonau Archwilio Rhyngwladol (y DU ac Iwerddon).
Os ywn ofynnol ich elusen gael archwiliad allanol, dylai fod gennych bwyllgor archwilio mewnol.
Gwiriwch Adroddiadau a chyfrifon elusennau: yr hanfodion os nad ydych yn sicr ynghylch eich dyletswyddau adrodd a chyfrifo elusen.
12. Rhestr wirio rheolaethau ariannol mewnol
Defnyddiwch y syn rhoi crynodeb defnyddiol o ba reolaethau all fod eu hangen wrth adolygu rheolaethau ariannol mewnol eich elusen.
13. Nodyn cyfreithiol
13.1 Gwyngalchu arian
Mae deddfwriaeth gwyngalchu arian yn y DU yn cael ei llywodraethun bennaf gan:
13.2 Osgoi treth
Gall elusennau corfforaethol gael eu herlyn os ydynt yn methu ag atal hwyluso troseddol ar gyfer osgoi talu treth a gyflawnir gan berson cysylltiedig, megis gweithiwr, asiant neu berson arall syn cyflawni gwasanaethau ar gyfer neu ar ran yr elusen. Maen amddiffyniad i elusen fod wedi rhoi gweithdrefnau atal rhesymol ar waith, neu lle byddain afresymol disgwyl i elusen fod wedi rhoi gweithdrefnau ar waith, er enghraifft elusen fach iawn.
Darllenwch canllawiau HMRC ar Ddeddf Cyllid Troseddol 2017. Mae hyn yn berthnasol i elusennau corfforaethol fel cwmn誰au elusennol, Sefydliadau Corfforedig Elusennol, elusennau Siarter Frenhinol ac elusennau statudol.