51茶馆

1. Pam mae angen rheolaethau ariannol mewnol arnoch

Mae rheolaethau ariannol mewnol yn bwysig. Maent yn wiriadau a gweithdrefnau hanfodol i鈥檆h helpu i:

• ddiogelu asedau eich elusen, gan gynnwys ei harian a鈥檌 heiddo

• wneud penderfyniadau gwybodus am sefyllfa ariannol eich elusen

• fodloni eich dyletswyddau cyfreithiol, er enghraifft i reoli adnoddau eich elusen yn gyfrifol

Gall twyll a chamreolaeth ariannol ddigwydd mewn unrhyw elusen. Mae defnyddio rheolaethau ariannol mewnol addas yn helpu eich elusen i:

• nodi a rheoli risgiau 芒鈥檌 chyllid a鈥檌 hasedau

• gadw cofnodion cyfrifyddu o ansawdd da

• baratoi gwybodaeth ariannol amserol a pherthnasol

• sicrhau bod ei hadroddiadau ariannol yn cydymffurfio 芒鈥檙 gofynion cyfreithiol perthnasol

Gall camreoli cyllid neu asedau eich elusen niweidio:

• hyfywedd ariannol eich elusen, 芒 chanlyniadau ar gyfer sut mae鈥檔 darparu ei wasanaethau

• mor芒l eich staff a鈥檆h gwirfoddolwyr

• enw da eich elusen

• ffydd a hyder y cyhoedd mewn elusennau

1.1 Pwy sy鈥檔 gyfrifol am reolaethau ariannol mewnol eich elusen

Gallwch ddewis dirprwyo鈥檙 gwaith manwl ar reolaethau ariannol i un neu fwy o ymddiriedolwyr neu aelodau staff.

Ond mae pob ymddiriedolwr yn parhau i fod yn gyfrifol am reolaeth ariannol eu helusen ac am weithredu a monitro rheolaethau ariannol mewnol eu helusen.

Sicrhewch fod pawb yn eich elusen yn eu deall ac yn eu dilyn.

2. Egwyddorion cyffredinol i bob elusen

2.1 Deall y math o reolaethau sy鈥檔 briodol i鈥檆h elusen

Mae angen rheolaethau ariannol ar bob elusen, beth bynnag eu maint. Maent yn helpu i ddiogelu asedau eich elusen a chael y gorau o adnoddau eich elusen.

Dylai eich rheolaethau ariannol gwmpasu:

• pob agwedd ar sut mae eich elusen yn trin ei hadnoddau a鈥檌 hasedau, gan gynnwys ei harian

• sut rydych yn storio data personol yn unol 芒 Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR)

Bydd y mathau a鈥檙 lefelau o reolaethau ariannol sydd eu hangen ar eich elusen yn amrywio. Er enghraifft, yn seiliedig ar:

• faint a strwythur eich elusen

• ble mae eich elusen yn gweithredu

• yr hyn y mae eich elusen yn ei wneud

Dewiswch pa reolaethau sy鈥檔 briodol i鈥檆h elusen. Ceisiwch gyngor proffesiynol os nad ydych yn sicr, neu os yw gweithgareddau eich elusen yn gymhleth.

Mae鈥檔 rhaid i鈥檆h rheolaethau ddilyn unrhyw ofynion yn nogfen lywodraethol eich elusen.

Defnyddiwch y canllaw hwn a鈥檔 canllawiau eraill ar wneud penderfyniadau a rheoli risgiau yn eich elusen i鈥檆h helpu i nodi pa reolaethau sy鈥檔 addas ar gyfer eich elusen.

2.2 Deall gwybodaeth ariannol eich elusen

Dylai fod gan bob ymddiriedolwr fynediad at wybodaeth ariannol glir, gywir a chyfoes, er enghraifft:

• y cyfrifon rheoli diweddaraf. 惭补别鈥檙 rhain fel arfer yn adrodd ar berfformiad yn erbyn y gyllideb a gallant gynnwys amcangyfrifon ar gyfer cyfnodau yn y dyfodol

• y rhesymau dros unrhyw wahaniaethau rhwng eich rhagolygon ariannol a sefyllfa ariannol gyfredol yr elusen

• manylion llif arian a balansau banc terfynol

Dylai sefyllfa a pherfformiad ariannol eich elusen:

• fod yn eitem sefydlog ar yr agenda mewn cyfarfodydd ymddiriedolwyr

• gael eu hanfon at bob ymddiriedolwr cyn y cyfarfod

Gall adolygu sefyllfa ariannol yr elusen yn rheolaidd helpu ymddiriedolwyr i wirio bod eich elusen yn gweithredu fel 鈥榖usnes gweithredol鈥� ac nad yw鈥檔 wynebu ansolfedd. Y cynharaf y gallwch nodi bod eich elusen mewn anawsterau ariannol, y cyflymaf y gallwch weithredu i ddiogelu eich buddiolwyr. Darllenwch Rheoli cyllid elusen: cynllunio, rheoli anawsterau ac ansolfedd am ragor o fanylion.

Fel ymddiriedolwr dylech gwestiynu pethau nad ydych yn eu deall a thynnu sylw at unrhyw bryderon sydd gennych. 惭补别鈥檙 corff ymddiriedolwyr yn ei gyfanrwydd yn gyfrifol am gyllid eich elusen.

Mae gan lawer o elusennau drysorydd. Gall r么l trysorydd amrywio, yn dibynnu ar faint eich elusen. Mewn elusennau llai, yn aml mae gan y trysorydd gyfrifoldeb o ddydd i ddydd am ofalu am arian eich elusen ac maen nhw鈥檔 adrodd i鈥檙 corff ymddiriedolwyr. Mewn elusennau mwy, gall y trysorydd weithio gyda鈥檙 swyddog cyllid neu is-bwyllgor cyllid.

Mae rhai elusennau yn dewis cael is-bwyllgor cyllid. Fel arfer mae un gan elusennau mawr. 惭补别鈥檙 gr诺p hwn yn rhoi ystyriaeth fanylach i faterion ariannol, gan gynnwys rheolaethau ariannol mewnol.

Mae鈥檔 rhaid i bob ymddiriedolwr ddeall sefyllfa a pherfformiad ariannol eu helusen o hyd. Yr ymddiriedolwyr sy鈥檔 gyfrifol yn y pen draw am bob penderfyniad. Dylech barhau i wneud penderfyniadau arwyddocaol fel corff ymddiriedolwyr llawn.

Sicrhewch bod gennych chi:

• gofnod o鈥檙 penderfyniad i ffurfio鈥檙 is-bwyllgor

• gylch gorchwyl clir y cytunwyd arno

• weithdrefnau adrodd clir a chadarn

• linellau atebolrwydd

2.3 Paratoi cyfrifon ac adroddiadau

Mae dyletswydd gyfreithiol arnoch i gadw cofnodion cyfrifyddu ar gyfer eich elusen ac mae鈥檔 rhaid i bob elusen baratoi cyfrifon blynyddol.

Mae鈥檔 rhaid i bob elusen gofrestredig hefyd gynhyrchu adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr.

Mae cynnwys yr adroddiad a fformat y cyfrifon yn amrywio yn dibynnu ar incwm a strwythur eich elusen.

Dylech sicrhau pan fydd ymddiriedolwyr newydd yn cael eu penodi, eu bod yn cael cop茂au o:

• y cyfrifon diweddaraf

• y cyfrifon rheoli diweddaraf os ydynt yn cael eu paratoi

• ddogfen lywodraethol eich elusen

• arweiniad y Comisiwn ar budd cyhoeddus a yr ymddiriedolwr hanfodol: beth sydd angen i chi ei wybod, beth sydd angen i chi ei wneud (CC3)

Darllenwch Adroddiadau a chyfrifo elusennau: yr hanfodion. Mae hwn yn esbonio dyletswyddau cyfrifyddu ac adrodd ymddiriedolwyr a鈥檙 hyn y mae鈥檔 ofynnol i bob math o elusen ei wneud.

2.4 Ymgorffori rheolaethau ariannol mewnol

Dylai pawb ddilyn rheolaethau ariannol mewnol eich elusen.

Dylai pob ymddiriedolwr, ac unrhyw uwch staff rheoli鈥檙 elusen, arwain trwy esiampl. Dylent ddilyn pob rheolaeth i helpu i wreiddio diwylliant o gyfrifoldeb ariannol o fewn eich elusen.

Dylai pob ymddiriedolwr, staff a gwirfoddolwr gael eu hyfforddi yn rheolaethau ariannol eich elusen. Dylai hyn gynnwys hyfforddiant ar:

• weithdrefnau i nodi ac adrodd am droseddau neu gamdriniaeth ariannol hysbys neu a amheuir

• sut i godi pryderon am ymddygiad ymddiriedolwyr, uwch reolwyr neu staff eraill

Sicrhewch na all unrhyw un ddiystyru rheolaethau ariannol.

2.5 Monitro perfformiad ariannol

Dylech fonitro perfformiad ariannol eich elusen yn rheolaidd.

Yn dibynnu ar faint eich elusen, gallwch wneud hyn drwy:

• gymharu perfformiad yn erbyn polis茂au ariannol, megis lefelau incwm wrth gefn neu berfformiad buddsoddi

• ddefnyddio dadansoddiad cymarebau, y bydd eich cyfrifydd neu gynghorydd proffesiynol yn gallu rhoi cyngor arno

• fonitro perfformiad ariannol eich elusen yn erbyn cyllideb

Mae cyllideb yn nodi incwm a gwariant arfaethedig ar gyfer cyfnod ariannol yn y dyfodol, yn aml blwyddyn.

I baratoi cyllideb dylech osod amcangyfrifon cywir a realistig o incwm a gwariant ar gyfer pob:

• maes o weithgareddau eich elusen

• blwyddyn ariannol

Yna gallwch chi osod eich cyllideb gyffredinol. Dylai pob ymddiriedolwr gytuno ar hyn cyn dechrau鈥檙 flwyddyn ariannol.

Dylai pob ymddiriedolwr, deiliad cyllideb neu reolwr gweithredol gael gwybodaeth ariannol reolaidd. Dylai hyn esbonio unrhyw orberfformiad neu danberfformiad sylweddol mewn cynlluniau incwm a gwariant.

2.6 Adolygu a monitro eich rheolaethau ariannol mewnol

Adolygwch reolaethau ariannol eich elusen yn rheolaidd i sicrhau eu bod yn dal yn addas. Gwnewch hyn o leiaf unwaith y flwyddyn a bob amser:

• ar 么l colled ariannol sylweddol neu o drwch blewyn wedi osgoi mater ariannol sylweddol

• cyn neu ar 么l newid sylweddol yn y ffordd y mae eich elusen yn gweithredu, er enghraifft, strwythur newydd neu gyllid cynyddol

Mae monitro yn helpu i sicrhau bod:

• yr holl reolaethau gan gynnwys y rhai sylfaenol fel cysoniadau banc a chysoniadau eraill yn cael eu cyflawni

• pawb sy鈥檔 gysylltiedig (staff ac ymddiriedolwyr) yn ymwybodol o bolis茂au a phrosesau鈥檙 elusen ac yn eu dilyn, er enghraifft os ydynt yn amau bod problem

• eich elusen yn cydymffurfio 芒鈥檌 gweithdrefnau awdurdodi a chymeradwyo

Dylech gadw cofnodion o鈥檆h adolygiadau a sut rydych wedi ymateb i unrhyw faterion a ganfuwyd gennych.

Mewn elusennau mwy gallwch ddefnyddio archwiliwr mewnol neu allanol i adolygu eich prosesau. Dylent adrodd y canlyniadau i chi. Fel ymddiriedolwr, bydd angen i chi sicrhau eich bod yn deall sefyllfa ariannol eich elusen a chymryd y camau angenrheidiol i fynd i鈥檙 afael ag unrhyw faterion neu risgiau.

Dylai鈥檙 elusen weithredu ar unwaith os yw鈥檙 adolygiad yn canfod bod unrhyw un wedi camddefnyddio arian yr elusen, neu efallai ei fod yn gwneud hynny.

Dylech hefyd ystyried unrhyw risgiau newydd, er enghraifft oherwydd newidiadau i鈥檙 ffordd rydych yn gweithredu, neu fygythiadau newydd megis mathau newydd o dwyll.

2.7 Rhannu dyletswyddau ariannol rhwng pobl

Sicrhewch fod mwy nac un unigolyn yn ymwneud 芒鈥檙 holl drafodion ariannol. Mae hyn yn golygu cael unigolyn gwahanol yn awdurdodi trafodiad i鈥檙 unigolyn a鈥檌 gwnaeth.

Mewn elusennau llai mae鈥檔 fwy tebygol y bydd ymddiriedolwyr yn delio鈥檔 uniongyrchol 芒鈥檙 rhan fwyaf o bethau. Mae鈥檔 bwysig bod dyletswyddau鈥檔 cael eu rhannu rhwng yr holl ymddiriedolwyr. Mae hyn yn sicrhau nad yw un ymddiriedolwr yn cael ei orlwytho neu鈥檔 arfer cyfrifoldeb yn unig.

Os na allwch rannu dyletswyddau鈥檔 llawn oherwydd diffyg pobl neu arian, gallwch reoli鈥檙 risg drwy:

• bob ymddiriedolwr yn adolygu adroddiadau trafodion

• wirio bod rheolaethau mewnol yn cael eu dilyn a rhannu鈥檙 canlyniadau 芒鈥檙 holl ymddiriedolwyr

2.8 Cofnodi ac adrodd am ddigwyddiadau

Dylech gofnodi unrhyw achosion o droseddu ariannol, camddefnydd neu fethiant i reolaethau ariannol eich elusen.

Dylech hefyd ei adrodd i gyrff eraill yn dibynnu ar fath a lefel y digwyddiad. Adroddwch am:

• bob math o dwyll i

• dwyll treth i CThEF

• unrhyw ddigwyddiad yn ymwneud 芒 gwasanaethau ariannol, megis buddsoddiadau, yswiriant neu bensiynau, i鈥檙

• doriadau data i

Adroddwch am unrhyw ddigwyddiadau difrifol i鈥檙 Comisiwn Elusennau. Er enghraifft, colled sylweddol neu bosibl i arian neu asedau eich elusen.

Gall methu ag adrodd am ddigwyddiad difrifol i鈥檙 Comisiwn arwain at gamau rheoleiddio.

Mae鈥檔 rhaid i archwilwyr ac archwilwyr annibynnol adrodd ar unrhyw faterion o arwyddoc芒d perthnasol i鈥檙 Comisiwn Elusennau.

3. Risgiau gweithredol

3.1 Risg o dwyll a seiberdroseddu

Mae twyll yn peri risg difrifol i asedau eich elusen, gan gynnwys ei ddata.

惭补别鈥檙 rhan fwyaf o elusennau yn storio gwybodaeth ar-lein. Gall hyn gynnwys cerdyn a manylion personol rhoddwyr, cefnogwyr ariannol, staff a chyflenwyr.

Gallai colli data personol neu ariannol olygu bod eich elusen ac eraill yn agored i risg o ddwyn, twyll a cholled.

Mae鈥檔 rhaid i chi sicrhau bod eich elusen yn cydymffurfio 芒 Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (GDPR) ac unrhyw gyfreithiau diogelu data perthnasol eraill.

Dylech sicrhau bod gan eich elusen bolis茂au addas ar waith sy鈥檔 cwmpasu:

• cyrchu, defnyddio, storio a phrosesu data electronig

• defnyddio cyfrifiaduron a storio data, fel storfa cwmwl a chardiau cof

• ymdrin 芒 gweithdrefnau canfod tor-amod, ymchwilio ac adrodd

Sicrhewch fod gan eich elusen feddalwedd addas i ddiogelu rhag firysau a hacio.

Darganfyddwch sut i amddiffyn eich elusen rhag:

• Twyll
• Seiberdroseddu

3.2 Risg wrth weithredu dramor

Bydd elusennau sy鈥檔 gweithio鈥檔 rhyngwladol yn wynebu heriau ychwanegol wrth:

• drosglwyddo arian a

• gweithredu y tu allan i鈥檙 DU

Darllenwch Elusennau sy鈥檔 gweithio鈥檔 rhyngwladol am ragor o arweiniad ar hyn.

3.3 Risgiau llygredd a llwgrwobrwyo

Dylai fod gan bob elusen bolis茂au a gweithdrefnau tryloywder i鈥檞 hamddiffyn rhag llwgrwobrwyo a llygredd. Gall rhain gynnwys:

• cynnal cofrestr buddiannau ar gyfer ymddiriedolwyr a staff ar eich uwch d卯m rheoli er mwyn nodi unrhyw wrthdaro buddiannau

• bod 芒 pholisi ar dderbyn lletygarwch

• cadw cofnod o bryd y derbynnir lletygarwch

• cael polisi ar wneud 鈥榯aliadau hwyluso鈥�, a all fod yn arferol mewn rhai meysydd

Darllenwch am ragor o arweiniad ar hyn.

4. Rheolaethau ariannol mewnol ar gyfer bancio

4.1 Cyfrifon banc a chymdeithasau adeiladu

Dylai fod gan eich elusen gyfrif banc neu gymdeithas adeiladu. Mae hyn yn eich helpu i ddiogelu arian eich elusen ac yn galluogi eich elusen i weithredu mewn ffordd ddiogel. Dylai unrhyw gyfrifon fod yn enw eich elusen. Dylent gyfateb i enw eich elusen fel y鈥檜 hysgrifennwyd yn eich dogfen lywodraethol.

Dylai agor neu gau cyfrifon naill ai:

• gael ei awdurdodi gan y corff ymddiriedolwyr cyfan neu

• ei ddirprwyo i gr诺p ar wah芒n sy鈥檔 dweud wrth yr ymddiriedolwyr am unrhyw newidiadau

Dylech sicrhau:

• eich bod yn cadw rhestr o鈥檙 holl gyfrifon elusen

• eich bod yn cau cyfrifon nad ydynt yn cael eu defnyddio rhagor

• eich bod yn adolygu costau a buddion cyfrifon eich elusen yn rheolaidd, gan wirio bod unrhyw daliadau a chyfraddau llog yn gystadleuol

• bod eich banc neu gymdeithas adeiladu yn cael ei reoleiddio gan yr Awdurdod Rheoleiddio Darbodus. Gwiriwch gan ddefnyddio鈥檙 ar wefan yr Awdurdod Ymddygiad Ariannol

• bod dyletswyddau鈥檔 cael eu rhannu i atal unrhyw berson unigol rhag gallu rheoli cronfeydd elusen ar ei ben ei hun

• bod cymeradwyaeth briodol ar gyfer trosglwyddiadau banc a thaliadau

• bod cofnodion cyfrifyddu a datganiadau banc yn cael eu cymharu bob mis er mwyn sicrhau eu bod yn gyson

• bod ail berson yn adolygu cysoniadau yn yr elusen i nodi unrhyw anghysondebau

Peidiwch 芒 chaniat谩u i gyfrifon banc eich elusen gael eu defnyddio at ddefnydd preifat unrhyw unigolion, na thrydydd part茂on.

Bydd mandad banc yn nodi pwy yn yr elusen sydd wedi鈥檌 awdurdodi i reoli cyfrifon banc yr elusen. Dylech chi:

• gadw cofnod clir o bwy sydd wedi鈥檌 enwi ar fandad banc eich elusen

• adolygu鈥檔 rheolaidd os yw鈥檙 mandad banc yn briodol i鈥檆h elusen

• ddweud wrth eich banc am newidiadau ymddiriedolwyr

• fynnu awdurdodiad deuol i sefydlu neu newid unrhyw fandad banc. Dylai鈥檙 ail berson sy鈥檔 awdurdodi unrhyw newidiadau i鈥檙 mandad banc fod yn ymddiriedolwr

Mae鈥檔 rhaid i鈥檆h banc neu gymdeithas adeiladu gael awdurdodiad gan bobl a enwir yn eich elusen ar gyfer unrhyw gais i newid manylion cyfrif yr elusen.

Ni ddylai鈥檙 bobl a enwir ymwneud 芒 chysoni datganiadau banc na chasglu incwm.

Darllenwch Elusennau: dal, symud a derbyn arian yn ddiogel am ragor o fanylion am reoli arian.

4.2 Bancio ar-lein

Dylech ddefnyddio system awdurdodiad deuol ar gyfer eich cyfrifon banc neu gymdeithas adeiladu. Mae llawer o fanciau a chymdeithasau adeiladu yn darparu hyn. Mae鈥檔 caniat谩u i un person greu cais am daliad ac un arall i鈥檞 awdurdodi.

Ni ddylai defnyddwyr rannu eu manylion diogelwch 芒鈥檌 gilydd.

Mae amddiffyniadau ychwanegol a all leihau鈥檙 risg. Er enghraifft, dim ond caniat谩u taliadau i gyfrifon a awdurdodwyd yn flaenorol.

Dylech hefyd sicrhau bod eich elusen yn:

• cadw manylion yr holl drafodion bancio ar-lein

• cadw datganiadau fel rhan o鈥檙 cofnodion cyfrifyddu

• sicrhau bod y derbynnydd yn hysbys ac yn ddibynadwy

• cadw pob dyfais sydd 芒 mynediad at gyfleusterau bancio ar-lein yn ddiogel

• diweddaru pob dyfais 芒 meddalwedd gwrthfirws, ysb茂wedd a meddalwedd system ddiogelwch

• cadw pob cyfrinair a rhif PIN yn ddiogel

• newid cyfrineiriau o bryd i鈥檞 gilydd ac yn dilyn newidiadau mewn staff ac ymddiriedolwyr awdurdodedig

• darparu hyfforddiant mewn diogelwch ar-lein i bawb sy鈥檔 defnyddio ei systemau cyfrifiadurol

Dylech gymryd gofal priodol, megis peidio ag ymateb i e-byst neu alwadau ff么n yn gofyn am fanylion diogelwch personol. Cadwch yr wybodaeth ddiweddaraf am gyngor gan eich banc neu gymdeithas adeiladu ar ddefnyddio bancio ar-lein yn ddiogel.

Defnyddiwch ganllawiau gan y i gael cyngor ar ddiogelu eich elusen ar-lein Mae gan hefyd ganllawiau defnyddiol ar daliadau ar-lein.

4.3 Arian parod a ddelir ym manc neu gymdeithas adeiladu eich elusen

Weithiau gelwir arian a ddelir yng nghyfrifon banc neu gymdeithas adeiladu eich elusen yn arian parod 鈥榓 ddelir ar adnau鈥�.

Dylech sicrhau bod eich elusen yn:

• paratoi cysoniadau misol ar gyfer pob cyfrif. Dylai ail berson yn eich elusen adolygu鈥檙 cysoniadau hyn i nodi unrhyw anghysondebau

• gwirio bob mis bod debydau uniongyrchol, archebion sefydlog a throsglwyddiadau eraill yn gywir

• dilyn unrhyw ofynion gan y banc neu gymdeithas adeiladu

Gall cyfrifon a ddelir gan elusennau 芒 banciau a chymdeithasau adeiladu a awdurdodwyd gan yr Awdurdod Rheoleiddio Darbodus gael eu diogelu gan y hyd at 拢85,000.

4.4 Bancio arian parod a sieciau

Dylech chi:

• gofnodi a bancio arian parod a sieciau yn brydlon

• storio arian parod a sieciau nad ydych wedi鈥檜 bancio eto mewn blwch arian diogel neu dan glo

• bancio cronfeydd gros, mae hyn yn golygu heb ddidyniad ar gyfer costau neu dreuliau

• ystyried yswiriant ar gyfer arian parod y gall eich elusen ei ddal

4.5 Dulliau bancio amgen

惭补别鈥檙 rhain yn cynnwys defnyddio cyfleusterau trosglwyddo arian fel:

• hawala

• chiti

• 蹿别颈-肠丑鈥檌别苍

• hundi

Mae rhai elusennau yn gweithio mewn meysydd lle mae dulliau bancio amgen yn cael eu defnyddio鈥檔 gyffredin. Lle y gallwch, defnyddiwch systemau bancio rheoledig sy鈥檔 tueddu i fod 芒 mesurau diogelu cryfach. Efallai na fydd gan ddulliau bancio amgen lwybrau archwilio cadarn ac felly gall y risg o dwyll fod yn uwch.

Os na allwch ddefnyddio systemau bancio rheoledig, dylech helpu i reoli鈥檙 risg drwy:

• sicrhau eich bod yn adnabod yr unigolyn neu鈥檙 corff rydych yn anfon arian ato ac yn ymddiried ynddo a鈥檆h bod yn cyflawni diwydrwydd dyladwy gwiriadau digonol

• wirio bod derbynnydd arfaethedig wedi derbyn yr arian cyn defnyddio鈥檙 un dull eto

• gael yr un gweithdrefnau awdurdodi ag ar gyfer taliadau banc a reoleiddir

Cadwch drywydd archwilio ar gyfer pob trafodiad. Dylai hyn gynnwys:

• talebau talu

• dogfennaeth ar 么l trafodiad

• manylion enw a chyfeiriad y cyfryngwr

• swm a dyddiad y taliad

• enw鈥檙 unigolyn sy鈥檔 gwneud y taliad, y ffi a godwyd a鈥檙 derbynnydd/talai

Dylai fod gennych chi bolis茂au clir, wedi鈥檜 cytuno gan yr ymddiriedolwyr, ynghylch pryd y bydd eich elusen yn defnyddio dulliau bancio eraill.

Darllenwch dal, symud a derbyn arian yn ddiogel am wybodaeth ac offer yngl欧n 芒 defnyddio鈥檙 dulliau hyn.

5. Rheolaethau ariannol mewnol ar gyfer incwm

5.1 Incwm o roddion

Dylai fod gennych bolisi ar roddion sy鈥檔 cynnwys:

• pryd a sut y cynhelir gwiriadau rhoddwyr

• sut mae鈥檙 elusen yn cadw cofnodion o roddion

• sut i adrodd ac ymdrin ag amheuon ynghylch rhoddion

• os ydych yn derbyn rhoddion o gryptoasedau a sut yr ymdrinnir 芒鈥檙 rhain

• sieciau am unrhyw wyngalchu arian posibl

Defnyddiwch gan y Sefydliad Codi arian i gael rhagor o wybodaeth am roddion.

Darllenwch Diwydrwydd dyladwy, monitro a dilysu鈥檙 defnydd terfynol o gronfeydd elusennol am ragor o wybodaeth.

5.2 Rhoddion elusen llygredig

Dyma ble mae rhoddwr yn ymddangos fel petai鈥檔 rhoi er mwyn cael budd ariannol gan yr elusen. Mae鈥檔 bosibl y bydd yn rhaid i鈥檆h elusen dalu treth incwm os oedd yn gwybod mai diben y rhodd oedd i鈥檙 rhoddwr gael budd ariannol personol.

Darllenwch ganllawiau HMRC ar rhoddion elusen llygredig am fanylion llawn.

5.3 Rhoddion o gasgliadau cyhoeddus a digwyddiadau codi arian

Mae鈥檔 rhaid i chi gydymffurfio 芒鈥檙 gyfraith sy鈥檔 ymwneud 芒 chasgliadau cyhoeddus a digwyddiadau codi arian. 惭补别鈥檙 rheolau wedi鈥檜 nodi yn ein canllaw Elusennau a chodi arian (CC20).

Dylech ystyried gofyn am daliadau cerdyn yn lle arian parod. Gall taliadau cerdyn fod yn fwy diogel. Gall dal symiau mawr o arian parod adael eich elusen yn agored i ladrad neu dwyll.

Dylech arddangos enwau鈥檙 codwyr arian rydych chi鈥檔 gweithio gyda nhw ar eich gwefan. Anogwch bobl i roi gwybod am unrhyw weithgaredd codi arian a allai fod yn dwyllodrus y maent yn ei weld.

Os ydych yn casglu arian parod, dylech sicrhau:

• bod blychau casglu wedi鈥檜 rhifo鈥檔 unigol

• eich bod yn cofnodi pryd y caiff blychau casglu eu dosbarthu a鈥檜 cyflwyno

• bod blychau casglu wedi鈥檜 selio cyn eu defnyddio

• bod yr holl flychau casglu yn cael eu hagor yn rheolaidd a bod y cynnwys yn cael ei gyfrif

• eich bod yn cyfrif casgliadau cyhoeddus o flaen y casglwyr ac yn rhoi derbynneb wedi鈥檌 rhifo iddynt

• bod o leiaf dau unigolyn yn trin ac yn cofnodi鈥檙 arian parod

• ei fod yn cael ei fancio cyn gynted 芒 phosibl heb ddidynnu treuliau

• eich bod yn cadw cofnodion ar gyfer pob digwyddiad codi arian

• eich bod yn nodi faint sydd wedi鈥檌 gasglu a鈥檙 costau a gafwyd

Os ydych yn gwerthu tocynnau, dylech sicrhau:

• eu bod wedi鈥檜 rhifo

• eich bod yn cadw cofnod o bwy sydd 芒 pha rif tocyn

• eich bod yn cadw cofnod o docynnau a werthir

• eich bod yn casglu鈥檙 holl arian ac unrhyw docynnau sydd heb eu gwerthu

• eich bod yn cysoni derbynebau 芒 thocynnau a werthir

5.4 Incwm a rhoddion a dderbynnir ar-lein a chan ddarllenwyr cardiau

Mae amrywiaeth o ddarllenwyr cardiau a ffyrdd o dderbyn arian ar-lein. Mae llawer o elusennau yn defnyddio llwyfannau codi arian.

Dylech sicrhau:

• eich bod yn cadw darllenwyr cardiau yn ddiogel a鈥檜 bod yn cael eu cynnal gan unigolion awdurdodedig

• eich bod yn defnyddio manylion cyfrif banc cywir

• eich bod yn cadw cyfrineiriau鈥檔 ddiogel

• eich bod yn deall pryd i ddisgwyl taliadau fel y gallwch nodi鈥檔 hawdd os oes problem

• eich bod yn cynnal cysoniadau rheolaidd i baru hanes y trafodion 芒鈥檙 incwm yng nghyfrif banc eich elusen

Os yw eich elusen yn casglu rhoddion gan ddefnyddio darllenwyr cerdyn, mae鈥檔 rhaid i chi gydymffurfio 芒 .

5.5 IIncwm a rhoddion a dderbynnir drwy鈥檙 post

Dylai incwm a dderbynnir yn y post gael ei:

• gadw鈥檔 ddiogel

• agor yn brydlon

• gofnodi鈥檔 gywir

Os ydych chi鈥檔 dueddol o dderbyn rhoddion drwy鈥檙 post, neu鈥檔 disgwyl gwneud hynny, pryd bynnag y bo modd:

• agorwch y post ym mhresenoldeb ail unigolyn

• cylchdrowch gyfrifoldebau ar 么l agor rhwng staff

Os mai dim ond un unigolyn all agor post, yna defnyddiwch reolaethau eraill. Er enghraifft, cymharwch lefelau鈥檙 rhoddion a gawsoch o apeliadau neu gyfnodau amser tebyg.

5.6 Hawlio Rhodd Cymorth ar roddion

Gall elusennau hawlio Rhodd Cymorth ar lawer o roddion gan unigolion.

Darllenwch arweiniad CThEF am fanylion llawn y rheolau y mae鈥檔 rhaid i chi eu dilyn a sut i hawlio hwn.

Dylech hefyd wirio eich bod yn derbyn:

• symiau disgwyliedig gan roddwyr ymrwymedig

• ad-daliadau treth dyledus

5.7 Rhoddion o gryptoasedau

Mae cryptoasedau yn gynrychioliadau digidol o werth neu hawliau sy鈥檔 defnyddio technoleg blockchain. Mae cryptoasedau yn cynnwys arian cyfred crypto a thocynnau anghyfnewidiadwy (NFTau).

Arian cyfred crypto, neu rithiol, yw arian cyfred digidol y gallwch ei fasnachu neu ei ddefnyddio i brynu a gwerthu pethau. Ffurfiau cyffredin yw Bitcoin, Ethereum a Binance Coin, ond mae llawer o rai eraill.

Mae arian cyfred crypto yn cael ei storio ar-lein ar blockchain. Mae Blockchain yn gyfriflyfr digidol. Mae鈥檔 cofnodi pwy sy鈥檔 berchen ar bob ased crypto a phryd y byddant yn cael eu trosglwyddo.

Mae NFTau yn asedau digidol sy鈥檔 cysylltu perchnogaeth ag eitemau corfforol neu ddigidol unigryw, fel gweithiau celf, eiddo tiriog, cerddoriaeth, neu fideos.聽Mae 鈥榓nghyfnewidadwy鈥� yn golygu eu bod yn unigryw ac nad oes modd cymryd eu lle. Mae NFTau hefyd yn cael eu storio ar blockchain.

Mae llawer o risgiau鈥檔 gysylltiedig 芒 crypto-asedau, gan gynnwys:

• anweddolrwydd eu gwerth gan y gall hyn newid yn gyflym iawn

• twyll neu ladrad posibl gan hacwyr

• y diffyg amddiffyniad o鈥檌 gymharu ag arian cyfred traddodiadol neu gynhyrchion ariannol 鈥� oherwydd bod y rhan fwyaf o asedau crypto heb eu rheoleiddio, rydych yn annhebygol iawn o gael mynediad at Gynllun Iawndal y Gwasanaethau Ariannol (FSCS) neu鈥檙 Awdurdod Ymddygiad Ariannol (FCA) os bydd rhywbeth yn mynd o鈥檌 le

• bod cyfreithiau ar gryptoasedau鈥檔 amrywio rhwng gwledydd 鈥� mae cryptoasedau鈥檔 cael eu gwahardd mewn rhai gwledydd ac mae gan wledydd eraill ofynion rheoleiddio cymhleth

• anhawster wrth ddod o hyd i roddwyr oherwydd gall rhoddion cryptoasedau gael eu gwneud yn ddienw

• eu defnydd cyfyngedig gan mai ychydig o fanwerthwyr sy鈥檔 eu derbyn fel taliad

• effaith amgylcheddol cryptoasedau a thechnoleg blockchain 鈥� mae llawer o鈥檙 rhain yn defnyddio llawer o ynni a dylech wirio sut mae hyn yn cyd-fynd ag unrhyw bolisi amgylcheddol, cymdeithasol a llywodraethu sydd gennych.

Mae dyletswydd gyfreithiol arnoch i reoli adnoddau eich elusen yn gyfrifol, gan gynnwys trwy weithredu rheolaethau ariannol priodol a rheoli risg.

Deall risgiau dal, a chyfyngiadau defnyddio, cryptoasedau cyn i chi dderbyn rhoddion ohonynt. Dylech fod yn sicr bod gennych yr arbenigedd i reoli鈥檙 risgiau hyn yn ofalus. Os oes gennych unrhyw asedau crypto dylech fod yn barod iddynt golli eu gwerth.

Os penderfynwch, er gwaethaf y risgiau hyn, y dylai eich elusen dderbyn rhoddion o gryptoasedau neu ddefnyddio NFTau fel dull o godi arian dylech:

• fabwysiadu polisi ar dderbyn, gwrthod a defnyddio cryptoasedau, gan gynnwys sut rydych yn gwneud penderfyniadau am eu trosi i arian cyfred traddodiadol

• os yw eich elusen yn derbyn rhoddion yn uniongyrchol yn ei waled crypto, sicrhau bod y platfform rydych yn ei ddefnyddio yn cydymffurfio 芒 rheoliadau鈥檙 DU rheoliadau ac wedi鈥檌 gofrestru 芒鈥檙 FCA ar gyfer gwrthwyngalchu arian a gwrthderfysgaeth yn 么l yr angen

• gadw cofnodion cywir o roddion, storio a defnydd

• sicrhau eich bod yn dilyn canllawiau CThEF ar drethu cryptoasedau

• gofio na allwch hawlio Rhodd Cymorth ar unrhyw asedau crypto

• adolygu鈥檙 buddion i鈥檆h elusen o dderbyn arian cyfred digidol yn erbyn y risg

• adolygu eich polis茂au arnynt yn rheolaidd

Darllenwch a ar y risgiau o ddefnyddio cryptoasedau a cheisio cyngor arbenigol os oes angen.

Defnyddiwch ein canllawiau ar Adnabod eich rhoddwr ac ystyried a oes angen cyllid newydd arnoch, neu y dylech adolygu polis茂au presennol ar dderbyn rhoddion dienw.

惭补别鈥檙 yn fframwaith defnyddiol ar gyfer penderfynu os dylai eich elusen dderbyn cryptoasedau.

5.8 Incwm o fasnachu

Gall elusennau fasnachu i gyflawni eu dibenion neu i godi arian.

Bydd y rheolaethau ariannol sydd eu hangen arnoch yn dibynnu ar y math o fasnachu y mae eich elusen yn ei wneud. Dylai eich rheolaethau ariannol sicrhau bod eich elusen yn derbyn ac yn cofnodi ei holl incwm o weithgareddau masnachu.

Os yw eich elusen ei hun yn ymgymryd 芒鈥檙 masnachu, dylai fod gennych bolisi prisio ar gyfer nwyddau a gwasanaethau rydych yn eu cyflenwi, yr ydych yn ei adolygu鈥檔 aml. Dylech hefyd gael gweithdrefnau ar gyfer:

• anfonebu ar gyfer yr holl nwyddau a gwasanaethau a ddarperir gennych

• rheoli stoc

• cysoni symiau anfonebau ac arian parod a dderbynnir ag anfonebau heb eu talu

Dylech hefyd yn rheolaidd:

• sicrhau bod eich masnachu yn aros o fewn yr eithriadau treth perthnasol

• adolygu gweithdrefnau casglu dyledion a dyledion heb eu talu yn rheolaidd

Darllenwch Masnachu a threth ymddiriedolwyr: sut y gall elusennau fasnachu鈥檔 gyfreithlon am ragor o wybodaeth.

5.9 Incwm o gymynrhoddion

Gall fod oedi hir rhwng cael gwybod am gymynrodd a鈥檌 dderbyn.

Dylech chi:

• gadw cofnod o鈥檙 holl gymynroddion disgwyliedig

• gadw cofnod o鈥檙 holl ohebiaeth berthnasol

• adolygu cynnydd ar gasglu cymynroddion sy鈥檔 weddill yn rheolaidd

• sicrhau bod unrhyw eitemau neu eiddo a adewir i鈥檙 elusen yn cael eu dal yn ddiogel, eu prisio ac, os yw鈥檔 briodol, eu gwerthu er mwyn i鈥檙 elusen allu defnyddio鈥檙 incwm

6. Rheolaethau ariannol mewnol ar gyfer gwariant

6.1 Gwariant ar nwyddau a gwasanaethau

Mae rheolaethau addas yn helpu i sicrhau bod eich elusen:

• yn prynu鈥檙 pethau sydd eu hangen arni yn unig ac o fewn y gyllideb

• dim ond yn talu am nwyddau neu wasanaethau y mae鈥檔 eu derbyn ac am brisiau y cytunwyd arnynt

• yn cael gwerth da am arian

Dylech chi:

• gael terfynau awdurdod ysgrifenedig clir ar gyfer gosod archebion a chymeradwyo taliadau

• sicrhau bod unrhyw archebion o fewn cyllideb y cytunwyd arni. Dylid awdurdodi gwariant y tu allan i gyllidebau y cytunwyd arnynt

• gwiriwch anfonebau yn erbyn archebion a derbyn y nwyddau neu鈥檙 gwasanaethau a archebwyd

• talwch anfonebau mewn pryd a chynhwyswch unrhyw ostyngiadau perthnasol

• sicrhewch fod cofnodion cyfrifyddu yn gyson. Fel rhan o hyn, dylech gysoni鈥檙 cyfriflyfr prynu (a ddylai ddangos beth mae eich elusen wedi鈥檌 brynu) 芒鈥檙 cyfriflyfr rheoli prynu (a ddylai ddangos faint o arian sy鈥檔 ddyledus oddi wrthych i gyflenwyr ar unrhyw adeg)

6.2 Taliadau 芒 chardiau debyd, credyd neu godi t芒l

Dylai fod gennych bolisi clir ar gyfer defnyddio cardiau talu sy鈥檔 cynnwys:

• pwy all eu defnyddio

• terfynau gwariant

• sut y dylid eu storio

• ble y gellir eu defnyddio, megis caniat谩u iddynt gael eu defnyddio mewn amgylchiadau penodol yn unig

Pan fyddwch yn rhoi cerdyn i rywun yn eich elusen dylech sicrhau:

• bod ganddynt gopi o鈥檆h polisi cerdyn

• eu bod bob amser yn gofyn am dderbynebau, gan gynnwys taliadau digyswllt

• eu bod yn darparu derbynebau ar gyfer gwirio yn erbyn datganiadau cyfrif

• eu bod yn dychwelyd y cerdyn i鈥檙 elusen os yw eu hamgylchiadau鈥檔 newid, er enghraifft, maent yn gadael yr elusen

Dylai eich elusen sicrhau:

• bod cyfriflenni cerdyn yn cael eu hanfon at unigolyn gwahanol i ddeiliad y cerdyn. Ar gyfer elusennau mwy, dylid anfon cyfriflenni yn uniongyrchol at y t卯m cyllid

• bod pob derbynneb ac anfoneb yn cyfateb i gyfriflenni

• bod defnydd cerdyn yn cael ei wirio鈥檔 rheolaidd i sicrhau bod polis茂au鈥檙 elusen yn cael eu dilyn

Mae鈥檔 rhaid i鈥檆h elusen sicrhau ei bod yn canslo ac yn dinistrio鈥檙 cerdyn talu perthnasol os:

• yw ar goll neu wedi鈥檌 ddwyn

• nad yw deiliad y cerdyn yn ymwneud 芒鈥檙 elusen rhagor

• caiff yr awdurdodiad i ddefnyddio鈥檙 cerdyn ei dynnu鈥檔 么l

6.3 Systemau talu symudol, fel Google Pay ac Apple Pay

Mae systemau talu symudol, fel Google Pay, Apple Pay a PayPal, yn caniat谩u i chi dalu am bethau heb orfod nodi manylion cerdyn na manylion personol ar gyfer pob trafodiad. 惭补别鈥檙 manylion talu mewn waled ddigidol unigolyn.

Dylai fod gennych yr un rheolaethau yn eu lle ag ar gyfer talu trwy gardiau debyd, credyd neu codi t芒l.

6.4 Taliadau trwy drosglwyddiad banc, Gwasanaethau Clirio Awtomataidd y Bancwyr (BACS), Debydau Uniongyrchol ac archebion sefydlog

Mae trosglwyddiadau banc a thaliadau BACS yn daliadau trwy drosglwyddiad electronig yn uniongyrchol i gyfrif. Ond mae鈥檔 anodd eu cofio os bydd gwallau neu dwyll.

惭补别鈥檙 rhan fwyaf o fanciau yn defnyddio System Talu Cyflymach (FPS) ar gyfer trosglwyddiadau rhwng cyfrifon yn y DU. Mae pob banc yn gosod ei derfyn ei hun ar uchafswm gwerth trosglwyddiad gan FPS.

Taliad rheolaidd yw Debyd Uniongyrchol a sefydlir gan y sefydliad yr ydych yn ei dalu. Mae gan y sefydliad y p诺er i鈥檞 ddiwygio neu ei ganslo.

Taliad rheolaidd yw Archeb Sefydlog yr ydych yn ei sefydlu i dalu pobl neu sefydliadau eraill, neu i wneud trosglwyddiadau i鈥檆h cyfrifon banc eraill. Gallwch ei ddiwygio neu ei ganslo pan fo angen.

Dylech chi:

• ganiat谩u i nifer cyfyngedig o unigolion awdurdodedig sefydlu鈥檙 mathau hyn o daliadau yn unig

• gadw鈥檙 rhestr o unigolion awdurdodedig yn ddiogel

• ystyried defnyddio awdurdodiad deuol i awdurdodi taliad BACS

• gadw unrhyw ddogfennau sefydlu taliadau fel rhan o gofnodion cyfrifyddu eich elusen

• fonitro鈥檙 taliadau鈥檔 rheolaidd

• ganslo taliadau os yw eich elusen yn rhoi鈥檙 gorau i ddefnyddio鈥檙 nwyddau neu鈥檙 gwasanaethau

Gall eich elusen sefydlu ffeiliau taliadau swp. 惭补别鈥檙 rhain yn gwneud taliadau lluosog i dderbynwyr gwahanol ar yr un pryd gan ddefnyddio pecyn meddalwedd cyfrifon. Dylech sicrhau nad oes modd golygu鈥檙 ffeiliau talu rhwng cael eu creu a鈥檜 huwchlwytho i鈥檙 system fancio ar-lein.

6.5 Taliadau 芒 siec

Dylai fod gennych bolisi clir ar bwy all lofnodi sieciau ar ran eich elusen.

Gwiriwch os oes angen dau lofnodwr ar sieciau ar gyfer dogfen lywodraethol eich elusen.

Mae rhai elusennau yn caniat谩u i sieciau gwerth bach gael eu llofnodi gan un unigolyn yn unig. Mewn elusennau mwy, gall llofnodwyr fod yn uwch weithwyr cyflogedig.

Dylai polisi eich elusen ar derfynau awdurdod fod yn berthnasol i sieciau.

Dylech chi:

• gadw llyfrau siec mewn lle diogel

• adolygu terfynau awdurdod yn rheolaidd

• wahardd llofnodi sieciau gwag

• sicrhau bod taliadau鈥檔 cael eu cofnodi鈥檔 brydlon mewn llyfrau arian parod, dylai hyn gynnwys manylion rhif siec, natur y taliad a鈥檙 talai

• gael cadarnhad bod y nwyddau neu鈥檙 gwasanaethau wedi鈥檜 derbyn

6.6 Taliadau mewn arian parod neu 芒 cherdyn arian parod wedi鈥檌 lwytho o flaen llaw

Cadwch y taliadau hyn mor isel 芒 phosibl. Maent yn peri risg uwch oherwydd diffyg trywydd archwilio electronig.

Dylid trin cardiau arian parod wedi鈥檜 llwytho o flaen llaw fel taliadau arian parod. Rydym yn argymell na chaiff y rhain eu defnyddio oherwydd diffyg hanes trafodion.

Dylech sicrhau:

• bod taliadau arian parod ar gyfer symiau bach yn unig ac yn cael eu talu allan o ffl么t arian m芒n

• bod manylion taliadau鈥檔 cael eu cofnodi mewn llyfr arian m芒n neu gyfriflyfr ar-lein

• bod dogfennau ategol ar gyfer y taliad wedi鈥檜 hawdurdodi gan rywun heblaw鈥檙 sawl sy鈥檔 cynnal yr arian m芒n, neu鈥檙 unigolyn sy鈥檔 gwneud y taliad

• eich bod yn cadw unrhyw arian m芒n a鈥檙 cofnodion yn ddiogel

• bod unigolyn annibynnol yn cynnal gwiriadau rheolaidd o鈥檙 ffl么t arian m芒n

• bod unigolyn annibynnol yn gwirio ac yn awdurdodi codi arian parod

6.7 Talu cyflogau

Gall talu cyflogau fod yn eitem fawr o wariant eich elusen.

Mae鈥檔 rhaid i chi fodloni nifer o ofynion cyfreithiol yn y maes hwn, er enghraifft mae鈥檔 rhaid i chi sicrhau:

• eich bod yn cadw鈥檙 cofnodion sy鈥檔 ofynnol gan 聽CThEF聽 o PAYE a ddidynnwyd o gyflogau gweithwyr

• bod didyniadau statudol yn cael eu talu i 聽CThEF聽 yn 么l yr angen

• bod cyfraniadau pensiwn yn cael eu talu i鈥檙 darparwr pensiynau yn brydlon

• eich bod yn bodloni unrhyw rwymedigaethau cyfreithiol sy鈥檔 ymwneud 芒 phensiynau, gweler [y Rheoleiddiwr Pensiynau]((https://www.thepensionsregulator.gov.uk/en/employers) am fanylion llawn am hyn

• bod terfynau amser ar gyfer ffurflenni diwedd blwyddyn i 聽CTEF聽 yn cael eu bodloni gan gynnwys P35, P11D a P60

• eich bod yn cwblhau鈥檙 data sydd eu hangen ar gyfer cyflwyniadau 鈥榞wybodaeth amser real鈥� i 聽CTHEF聽 a鈥檜 cyflwyno mewn pryd

• eich bod yn dilyn y gyfraith ar isafswm cyflog

• mai dim ond didyniadau awdurdodedig neu ofynnol sy鈥檔 cael eu gwneud o gyflog

• bod gan bob gweithiwr gontract cyflogaeth priodol

• eich bod yn cydymffurfio 芒 gofynion diogelu data

Darllenwch arweiniad CThEF ar PAYE a chyflogres am ragor o wybodaeth am eich dyletswyddau cyfreithiol.

Dylech hefyd sicrhau bod eich elusen:

• yn storio cofnodion person茅l staff ar wah芒n i gofnodion cyflog

• yn meddu ar systemau ar gyfer hysbysu ac awdurdodi鈥檙 rhai sy鈥檔 gweithredu鈥檙 gyflogres yn brydlon i ddechreuwyr a鈥檙 rhai sy鈥檔 gadael; newidiadau i gyflog, oriau, goramser neu oriau ansafonol; salwch staff neu absenoldeb mamolaeth neu dadolaeth staff

• yn cynnal gwiriadau cyfnodol i sicrhau nad ydych yn talu pobl nad ydynt bellach yn gyflogeion, neu鈥檔 talu鈥檙 cyflog anghywir i weithwyr presennol

• ddim yn galluogi unigolion i osod eu cyflog, buddion na thelerau cyflogaeth eu hunain

• talu cyflogau drwy 聽BACS er diogelwch ac effeithlonrwydd os yw niferoedd staff yn gwneud hyn yn werthchweil

6.8 Talu neu ad-dalu treuliau

Gall eich elusen ad-dalu ymddiriedolwyr, gweithwyr a gwirfoddolwyr am y costau rhesymol y maent wedi eu talu wrth gyflawni eu r么l yn yr elusen.

Sicrhewch fod y polisi treuliau yn nodi:

• beth ellir ei hawlio, a sut
• pa dystiolaeth sydd ei hangen i gefnogi hawliad
• dylai鈥檙 person sy鈥檔 gwneud yr hawliad ddatgan bod yr hawliad yn gywir ac 聽yn聽 briodol
• pan fo angen caniat芒d o flaen llaw cyn gall ymddiriedolwr, gweithiwr neu wirfoddolwr fynd i gost
• sut y caiff hawliadau eu cymeradwyo
• na all unigolyn gymeradwyo ei hawliad ei hun
• pa mor gyflym y telir treuliau unwaith y bydd hawliad wedi ei gyflwyno

Gwnewch yn si诺r bod hawliadau (a sut rydych chi鈥檔 eu prosesu) yn cydymffurfio 芒鈥檆h polisi treuliau ymddiriedolwyr. A bod pawb yn eich elusen yn gwybod ac yn deall y polisi. Gwnewch yn siwr eich bod yn ei gynnwys fel rhan o鈥檆h rhaglenni anwythiad ar gyfer ymddiriedolwyr, gweithwyr neu wirfoddolwyr.

Dylech hefyd wneud yn si诺r:

• eich bod yn talu hawliadau mewn ffordd ddiogel, megis trwy drosglwyddiad聽 BACS
• bod unrhyw gyfradd milltiredd ar gyfer teithio modur o fewn cyfraddau 聽CThEF聽 nad yw鈥檔 arwain at atebolrwydd treth neu yswiriant gwladol ar gyfer yr elusen neu鈥檙 hawlydd

Darllenwch Rheolau HMRC ar Dreuliau a buddion i gyflogwyr.

Darllenwch ganllawiau ar dalu treuliau ymddiriedolwyr.

6.9 Gwariant ar grantiau

Gall rheolaethau addas sicrhau eich bod yn rhoi grantiau yn unol 芒 diben a pholis茂au eich elusen a bod y grant yn cael ei ddefnyddio鈥檔 gywir.

Dylai fod gennych bolisi dyfarnu grantiau sy鈥檔 nodi:

• amodau a chyfyngiadau unrhyw grant

• gweithdrefnau ar gyfer adolygu a chymeradwyo ceisiadau grant

• sut y byddwch yn gwirio addasrwydd ymgeiswyr

• sut y byddwch yn sicrhau bod grantiau wedi鈥檜 defnyddio鈥檔 gywir

Gallwch hefyd osod blaenoriaethau ar gyfer gweithgareddau neu brosiectau y mae eich elusen am eu hariannu.

Darllenwch Ariannu grant i sefydliad nad yw鈥檔 elusen, sy鈥檔 cwmpasu egwyddorion sy鈥檔 berthnasol i unrhyw grantiau elusennol.

7. Rheolaethau ariannol mewnol ar gyfer taliadau i bart茂on cysylltiedig

Gall eich elusen wneud taliadau i unigolyn neu sefydliad sy鈥檔 gysylltiedig 芒鈥檆h elusen. Os yw鈥檙 unigolyn hwnnw鈥檔 ymddiriedolwr, neu鈥檔 sefydliad sy鈥檔 gysylltiedig ag ymddiriedolwr, mae鈥檔 rhaid bod gennych awdurdod penodol i wneud y taliad.

Gallai sefydliad fod yn gysylltiedig 芒鈥檆h elusen oherwydd ei fod yn gwmni sy鈥檔 cael ei reoli gan un ymddiriedolwr neu fwy.

Gellir galw鈥檙 taliadau hyn yn 鈥榙rafodion parti cysylltiedig鈥� ac fe鈥檜 diffinnir yn y .

Mae鈥檔 rhaid i chi gydymffurfio ag unrhyw reolau yn nogfen lywodraethol eich elusen ynghylch talu ymddiriedolwyr neu dalu pobl neu sefydliadau sy鈥檔 gysylltiedig ag ymddiriedolwyr.

Mae鈥檔 rhaid i chi hefyd fod yn fodlon mai er budd pennaf eich elusen y mae gwneud y mathau hyn o daliadau. Er enghraifft, ni ddylech ddefnyddio cwmni a reolir gan ymddiriedolwr i ddarparu gwasanaeth i鈥檙 elusen dim ond oherwydd mai dyma鈥檙 opsiwn fwyaf hawdd.

Darllenwch ein canllawiau ar treuliau a thaliadau ymddiriedolwyr a rheoli gwrthdaro buddiannau mewn elusen.

8. Rheolaethau ariannol mewnol ar gyfer asedau a buddsoddiadau

8.1 Asedau sefydlog diriaethol

惭补别鈥檙 rhain yn cynnwys y canlynol a ddefnyddir yn ystod gweithgareddau eich elusen:

• tir

• adeiladau

• cerbydau

• gosodiadau a ffitiadau

• offer

Fel ymddiriedolwr, mae gennych ddyletswydd i ddiogelu asedau eich elusen a sicrhau eu bod yn cael eu defnyddio鈥檔 briodol. Mae rheolaethau ariannol mewnol addas yn sicrhau y gellir:

• nodi asedau

• eu cofnodi mewn cofnodion cyfrifyddu

• eu defnyddio at ddibenion eich elusen

Dylech sicrhau bod eich elusen:

• yn pennu swm ar gyfer cynnwys eitemau cyfalaf bach yn y cyfrifon fel asedau sefydlog

• 芒 chofrestr o鈥檙 holl asedau sefydlog y mae eich elusen yn eu defnyddio, gan gynnwys cost, neu werth, pob ased a bod ganddi ddigon o fanylion i alluogi pob ased i gael ei adnabod

• yn archwilio asedau sefydlog yn rheolaidd i sicrhau eu bod yn dal i fodoli, eu bod mewn cyflwr da ac yn cael eu defnyddio鈥檔 briodol

• awdurdodi gwaredu neu sgrapio asedau sefydlog yn briodol ac yn cofnodi hyn mewn cofnodion cyfrifyddu ac yn eich cofrestr asedau sefydlog

• adolygu eich yswiriant yn rheolaidd i sicrhau ei fod yn ddigonol

• yn diogelu ffiniau unrhyw dir ac adeiladau ac yn sicrhau eu bod yn cael eu cofnodi鈥檔 briodol 芒鈥檙 Gofrestrfa Tir

• yn dal unrhyw weithredoedd teitl i dir yn ddiogel ac yn gwirio bod y gweithredoedd yn cofnodi budd eich elusen yn y tir yn gywir

Ni all elusennau sy鈥檔 ymddiriedolaethau neu鈥檔 gymdeithasau anghorfforedig ddal asedau sefydlog yn eu henw eu hunain. Gallant naill ai:

• benodi ymddiriedolwyr daliannol neu ymddiriedolwyr gwarchod i ddal yr asedau gan gynnwys tir ar ran yr elusen neu

• ddefnyddio鈥檙 Gwarcheidwad Swyddogol ar gyfer Elusennau (OCC) i ddal tir ar ran yr elusen

Mae ymddiriedolwyr daliannol neu ymddiriedolwyr gwarchod yn cael eu penodi i ddal eiddo ar ran elusen; nid ydynt yn ymddiriedolwyr elusen. Mae鈥檔 rhaid iddynt weithredu ar gyfarwyddiadau cyfreithlon ymddiriedolwyr yr elusen ac yn unol ag unrhyw reolau yn eich dogfen lywodraethol.

Mae鈥檔 rhaid i chi sicrhau bod unrhyw ddogfennaeth ar gyfer asedau sefydlog a ddelir gan yr OCC, neu gan ymddiriedolwyr daliannol neu warcheidwaid, yn ei wneud yn glir bod yr eiddo鈥檔 cael ei ddal ar ran eich elusen ac na ellir ei werthu heb gytundeb yr holl ymddiriedolwyr.

Darllenwch ein canllaw ar y Ceidwad Swyddogol i Elusennau am ragor o wybodaeth.

8.2 Asedau sefydlog anniriaethol, megis hawliau eiddo deallusol

Gall fod gan eich elusen asedau nad ydynt yn gorfforol. Gall y rhain gynnwys:

• data electronig

• nodau masnach neu logos

• meddalwedd y mae eich elusen wedi鈥檌 ddatblygu

Ar gyfer data electronig dylech:

• gadw cofnod o鈥檙 holl ddata electronig, gan gynnwys data personol, sydd gan eich elusen

• ddeall pwy all eu cyrchu a sut maent yn gwneud hynny

• sicrhau eu bod yn gywir

• eu cadw鈥檔 ddiogel

• sicrhau bod unrhyw ddata personol yn cael eu cadw yn unol 芒 gofynion GDPR a deddfwriaeth berthnasol arall

Ar gyfer asedau anniriaethol eraill dylech gadw cofnod o鈥檙 holl asedau sy鈥檔 cynnwys:

• ar ba ffurf y maent

• pwy sy鈥檔 goruchwylio

• trefniadau ar gyfer cadw neu warchodaeth

• unrhyw drwyddedu neu gytundebau i drydydd part茂on eu defnyddio

• sut rydych yn eu diogelu

Dylech hefyd sicrhau bod unrhyw benderfyniadau ar ymelwa, creu neu waredu eiddo deallusol wedi cael eu hawdurdodi鈥檔 briodol.

8.3 Cronfeydd cyfyngedig a chronfeydd gwaddol

Mae鈥檔 rhaid i chi sicrhau eich bod yn gwario, yn rheoli ac yn rhoi cyfrif am unrhyw gronfeydd cyfyngedig a gwaddol sydd gan eich elusen yn unol 芒鈥檙 rheolau.

Mae cronfeydd cyfyngedig yn cael eu rhoi i elusen at ddiben penodol, neu gyfyngedig, sy鈥檔 gulach na dibenion yr elusen.

Mae cronfeydd gwaddol yn fathau o gronfeydd cyfyngedig a gallant fod yn wariadwy neu鈥檔 barhaol.

Yn dibynnu ar yr amodau sydd ynghlwm wrth y gwaddol, gallwch wario rhywfaint neu鈥檙 cyfan o鈥檙 gwaddol.

Mae gwaddol parhaol yn eiddo y mae鈥檔 rhaid i鈥檆h elusen ei gadw yn hytrach na鈥檌 wario. Mae dau brif fath o waddol parhaol:

• arian neu asedau eraill a roddir i鈥檆h elusen i鈥檞 buddsoddi. Gellir gwario incwm y buddsoddiad yn unig

• eiddo a roddir i鈥檆h elusen y mae鈥檔 rhaid ei ddefnyddio at ddiben arbennig yn unig. Er enghraifft, tir neu adeiladau a roddwyd i鈥檞 defnyddio fel ysgol neu faes hamdden

Os oes gan eich elusen waddol parhaol, darllenwch ein canllaw a chael rheolaethau addas ar waith. Ceisiwch gyngor cyfreithiol os ydych yn ansicr.

Os oes gan eich elusen gronfeydd cyfyngedig neu gronfeydd gwaddol, dylai cyfrifon eich elusen adlewyrchu pob cronfa ar wah芒n.

8.4 Buddsoddiadau

Mae nifer o elusennau yn dewis buddsoddi arian. I rai elusennau, bydd hyn yn cael ei gyfyngu i ddefnyddio cyfrif cynilo llog uchel. Dewiswch y cyfrifon sy鈥檔 gweithio ar gyfer anghenion eich elusen.

Mae elusennau eraill yn buddsoddi mewn ffyrdd eraill, er enghraifft stociau neu gyfranddaliadau, neu drwy wneud buddsoddiadau cymdeithasol.

Darllenwch Elusennau a materion buddsoddi: canllaw i ymddiriedolwyr (CC14) i ddeall y dyletswyddau cyfreithiol sy鈥檔 berthnasol wrth wneud buddsoddiadau.

9. Rheolaethau ariannol mewnol ar gyfer benthyciadau

9.1 Gwneud benthyciadau

Dim ond os yw er budd pennaf eich elusen y gallwch wneud benthyciadau. Dylai benthyciadau fod yn ad-daladwy ar delerau masnachol, heblaw y byddai benthyca ar delerau eraill yn hybu dibenion eich elusen.

Cyn i鈥檆h elusen roi benthyciad, dylech ddilyn proses briodol i sicrhau:

• bod penderfyniad ffurfiol wedi鈥檌 gofnodi yn cael ei wneud i gymeradwyo rhoi鈥檙 benthyciad a鈥檙 rhesymau dros hynny. Yr ymddiriedolwyr sy鈥檔 gwneud hyn fel arfer

• rydych yn fodlon y gall y derbynnydd ad-dalu鈥檙 benthyciad

Os yw eich elusen yn penderfynu rhoi benthyciad dylech gadw cofnodion clir o:

• swm a thelerau鈥檙 benthyciad

• bob ad-daliad llog a phrifswm

• unrhyw ad-daliadau a fethwyd

• bob benthyciad heb ei dalu y mae鈥檙 elusen wedi鈥檌 wneud

Lle rhoddir benthyciad i barti cysylltiedig (gweler diffiniad) fel ymddiriedolwr, mae鈥檔 rhaid i chi:

• reoli鈥檙 [gwrthdaro buddiannau] yn briodol (/guidance/managing-conflicts-of-interest-in-a-charity.cy)

• wneud y benthyciad ar y telerau arfaethedig dim ond os yw er budd pennaf eich elusen

Gallwch ddewis dirprwyo鈥檙 penderfyniad i roi benthyciadau o dan lefel benodol i鈥檙 Prif Weithredwr, y Prif Swyddog Cyllid neu is-bwyllgor o ymddiriedolwyr.

Os ydych yn rhoi benthyciadau i鈥檆h buddiolwyr neu i elusennau eraill fel buddsoddiad cymdeithasol, darllenwch Elusennau a materion buddsoddi: Canllaw i ymddiriedolwyr (CC14) am ragor o gyfarwyddyd.

9.2 Cymryd benthyciadau, gan gynnwys benthyciadau gan ymddiriedolwyr

Cyn cymryd benthyciad dylech sicrhau:

• bod penderfyniad ffurfiol wedi鈥檌 gofnodi yn cael ei wneud i gymeradwyo鈥檙 elusen sy鈥檔 cymryd y benthyciad a chytundeb y benthyciad

• bod pob ymddiriedolwr yn ymwybodol o鈥檌 delerau

• bod eich elusen yn gallu ad-dalu鈥檙 benthyciad yn unol 芒 chytundeb y benthyciad a bod cynllun yn ei le i wneud hynny

Mae鈥檔 rhaid i ymddiriedolwyr fod wedi ystyried bod cymryd y benthyciad a thelerau鈥檙 benthyciad er budd pennaf eich elusen.

Dylech gadw cofnodion clir o:

• y swm a fenthycir

• delerau鈥檙 benthyciad a鈥檙 holl ddogfennaeth berthnasol

• bob ad-daliad llog a phrifswm

• unrhyw daliadau ac unrhyw ad-daliadau a fethwyd

• yr holl fenthyciadau sy鈥檔 weddill a鈥檙 balans sy鈥檔 weddill

• unrhyw fenthyciadau a warantwyd neu sy鈥檔 destun cyfamodau banc yng nghofrestr asedau eich elusen

Os yw parti cysylltiedig, fel ymddiriedolwr, yn benthyca arian yr elusen mae鈥檔 rhaid i chi hefyd sicrhau:

• bod y gwrthdaro buddiannau yn cael ei reoli鈥檔 gywir

• os codir cyfradd llog neu ffi arall, mae modd cyfiawnhau鈥檙 gyfradd honno ac mae鈥檔 dilyn unrhyw ofynion yn nogfen lywodraethol eich elusen

Os nad yw eich dogfen lywodraethol yn cynnwys unrhyw reolau ynghylch derbyn benthyciad sy鈥檔 dwyn llog gan ymddiriedolwr, ceisiwch gyngor priodol ynghylch a allwch gytuno arno.

10. Rheolaethau ariannol mewnol ar gyfer lletygarwch, gan gynnwys rhoddion

Mae鈥檔 rhaid i chi allu dangos bod cyfiawnhad dros unrhyw letygarwch a roddir neu a dderbynnir ac nad yw鈥檔 niweidiol i fuddiolwyr eich elusen nac i鈥檞 henw da.

Mae angen i chi ystyried:

• sut mae鈥檔 eich helpu i gyflawni gwaith eich elusen

• os yw鈥檔 rhesymol

• os yw鈥檔 arwain at fwy na budd personol achlysurol

• os yw鈥檔 peri unrhyw risgiau i enw da eich elusen, gan gynnwys os gallai eraill ei ystyried yn ormodol neu鈥檔 ddiangen

Dylai fod gennych bolisi sy鈥檔:

• gosod terfynau derbyniol ar letygarwch

• gwahardd derbyn lletygarwch, sydd naill ai鈥檔 llwgrwobr, yn daliad llwgr neu鈥檔 sicrhau triniaeth ffafriol, neu y gellid ei weld fel un

• gofyn am gadw cofnodion o letygarwch a roddwyd, a dderbyniwyd neu a wrthodwyd. Dylid nodi hyn hefyd ar gofrestr buddiannau eich elusen os yw鈥檔 ymwneud ag ymddiriedolwyr

• yn berthnasol i bawb

• yn cael ei ddeall gan bawb

11. Swyddogaethau archwilio mewnol a phwyllgorau archwilio

Yn dibynnu ar faint a chymhlethdod eich elusen, gall fod angen swyddogaeth archwilio mewnol a/neu bwyllgor archwilio arnoch. Mae hyn yn wahanol i archwiliad statudol neu allanol.

11.1 Archwiliadau mewnol a phwyllgorau archwilio

Mae archwiliad mewnol yn edrych ar effeithiolrwydd rheolaethau ariannol eich elusen. Mae鈥檔 eich helpu i nodi ac asesu risgiau i鈥檆h elusen.

Dylai gynnwys:

• risgiau

• rheolaethau

• llywodraethu a sicrwydd

Dylai gynghori ar:

• sut y dylai eich elusen reoli ac olrhain risg

• gyflawnrwydd eich cofrestr risg

Gall archwiliadau mewnol gael eu cynnal gan weithwyr elusen neu gan weithwyr proffesiynol allanol a benodir gan yr ymddiriedolwyr. Mae archwiliad mewnol yn wahanol i archwiliad statudol sy鈥檔 mynegi barn ynghylch a yw eich cyfrifon yn dangos darlun 鈥榞wir a theg鈥�.

Dylai archwilwyr mewnol:

• ymgynghori 芒鈥檙 archwiliad mewnol

• edrych ar yr holl risgiau sy鈥檔 wynebu eich elusen a鈥檙 hyn sy鈥檔 cael ei wneud i reoli鈥檙 risgiau hynny, gan gynnwys risgiau i enw da, risgiau gweithredol neu strategol

Fel arfer mae archwilwyr mewnol yn adrodd yn uniongyrchol i chi fel yr ymddiriedolwyr, neu bwyllgor archwilio a sefydlwyd gan yr ymddiriedolwyr. Maent yn cyflwyno adroddiadau a llythyrau rheoli sy鈥檔 nodi gwendidau mewn rheolaethau mewnol.

Defnyddiwch y gan Sefydliad Siartredig yr Archwilwyr Mewnol wrth adolygu sut mae eich archwilio mewnol yn gweithio.

Dylech sicrhau bod eich pwyllgor archwilio mewnol wedi sefydlu:

• cylch gorchwyl clir y cytunwyd arno

• gweithdrefnau adrodd clir a chadarn

• llinellau atebolrwydd

Os nad oes gennych swyddogaeth na phwyllgor archwilio oherwydd bod eich elusen yn fach dylech:

• adolygu鈥檔 rheolaidd os oes angen archwiliad mewnol

• gael ffyrdd priodol eraill o wirio bod eich rheolaethau ariannol mewnol yn gweithio

11.2 Archwiliadau allanol

惭补别鈥檙 gyfraith yn nodi pa elusennau sy鈥檔 gorfod cael archwiliad allanol. Mae hwn yn archwiliad statudol a gwblhawyd gan archwilydd statudol.

Mae鈥檔 rhaid i elusennau hefyd gael archwiliad allanol os yw鈥檔 ofynnol gan eu dogfen lywodraethol. Gall fod rhesymau eraill hefyd y mae un yn ofynnol, megis gan gyllidwr fel amod ariannu.

Bydd yr archwilydd statudol yn rhoi ei farn broffesiynol ynghylch os yw cyfrifon eich elusen yn 鈥榳ir a theg鈥�. Maent yn gwneud hyn drwy ddilyn gweithdrefnau safonol yn unol 芒 Safonau Archwilio Rhyngwladol (y DU ac Iwerddon).

Os yw鈥檔 ofynnol i鈥檆h elusen gael archwiliad allanol, dylai fod gennych bwyllgor archwilio mewnol.

Gwiriwch Adroddiadau a chyfrifon elusennau: yr hanfodion os nad ydych yn sicr ynghylch eich dyletswyddau adrodd a chyfrifo elusen.

12. Rhestr wirio rheolaethau ariannol mewnol

Defnyddiwch y sy鈥檔 rhoi crynodeb defnyddiol o ba reolaethau all fod eu hangen wrth adolygu rheolaethau ariannol mewnol eich elusen.

13. Nodyn cyfreithiol

13.1 Gwyngalchu arian

Mae deddfwriaeth gwyngalchu arian yn y DU yn cael ei llywodraethu鈥檔 bennaf gan:

13.2 Osgoi treth

Gall elusennau corfforaethol gael eu herlyn os ydynt yn methu ag atal hwyluso troseddol ar gyfer osgoi talu treth a gyflawnir gan 鈥渂erson cysylltiedig,鈥� megis gweithiwr, asiant neu berson arall sy鈥檔 cyflawni gwasanaethau ar gyfer neu ar ran yr elusen. Mae鈥檔 amddiffyniad i elusen fod wedi rhoi gweithdrefnau atal rhesymol ar waith, neu lle byddai鈥檔 afresymol disgwyl i elusen fod wedi rhoi gweithdrefnau ar waith, er enghraifft elusen fach iawn.

Darllenwch canllawiau HMRC ar Ddeddf Cyllid Troseddol 2017. Mae hyn yn berthnasol i elusennau corfforaethol fel cwmn茂au elusennol, Sefydliadau Corfforedig Elusennol, elusennau Siarter Frenhinol ac elusennau statudol.