51茶馆

1. Amdanom ni

1.1. Mae鈥檙 Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS) yn helpu cyflogwyr i wneud penderfyniadau recriwtio diogelach ac atal pobl anaddas rhag gweithio 芒 grwpiau bregus, gan gynnwys plant.

1.2. Bob blwyddyn rydym yn cyhoeddi tua phedair miliwn o dystysgrifau datgelu. Rydym hefyd yn rheoli鈥檙 rhestrau gwahardd plant ac oedolion.

1.3. Rydym yn chwilio cofnodion yr heddlu ac, mewn achosion perthnasol, gwybodaeth y Rhestr wahardd ac yna, cyhoeddi tystysgrif DBS ichi.

1.4. Gweler y canllaw gwasanaeth diweddaru ar gyfer ceiswyr am ragor o wybodaeth.

1.5. Nid yw鈥檙 gwasanaeth diweddaru ar gael i geiswyr sydd 芒 gwiriad sylfaenol y DBS. Mae ond ar gael am wiriadau safonol ac uwch.

2. Beth ydw i angen ei wybod?

2.1. Dyma Bolisi Preifatrwydd y gwasanaeth diweddaru, sy鈥檔 dweud wrthych sut byddwn ni鈥檔 defnyddio a diogelu unrhyw wybodaeth rydym yn ei ddal amdanoch chi fel rhan o鈥檆h gwasanaeth diweddaru tanysgrifiad.

2.2. Mae鈥檙 Polisi hefyd yn egluro beth yw鈥檆h hawliau fel tanysgrifiwr y gwasanaeth diweddaru o dan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR). Mae鈥檔 dweud pam rydym angen eich data personol, beth fyddwn yn ei wneud ag ef a beth allwch chi ei ddisgwyl gennym. Mae hefyd yn egluro sut i gael copi o unrhyw ddata personol y gallem ddal amdanoch chi 鈥� gelwir hyn yn Cais Testun i Weld Gwybodaeth.

2.3. Mae gennym Bolis茂au Preifatrwydd eraill sy鈥檔 cynnwys ein swyddogaethau statudol eraill. Gellid cael mynediad atynt yma.

3. Sut byddwn ni鈥檔 defnyddio鈥檙 wybodaeth rydych chi鈥檔 ei darparu inni?

3.1. Rydym ni yn y DBS yn casglu鈥檆h data personol er mwyn:

• caniat谩u ichi gofrestru am y gwasanaeth diweddaru
• prosesu taliadau lle bo鈥檔 briodol
• ymgymryd 芒 chwilio ffynonellau data
• ystyried a ddylid cynnwys eich enw ar y rhestrau gwahardd

3.2. Gellid defnyddio鈥檆h gwybodaeth at ddibenion profi. Ymgymerir 芒 phrofi i sicrhau bod ein systemau yn gweithio yn unol 芒 gofynion penodol. Os nad yw鈥檔 ymarferol cuddio鈥檆h data neu ddefnyddio data ffug, byddwn yn profi鈥檔 systemau trwy ddefnyddio鈥檆h data. Cynhelir y profion hyn ond mewn amgylcheddau sy鈥檔 ddiogel i鈥檙 un lefel 芒鈥檔 system fyw.

Noder 鈥� Fe allem ddefnyddio ceisiadau blaenorol rydych wedi eu cyflwyno er mwyn cynorthwyo鈥檙 broses wirio.

4. Pwy yw鈥檙 rheolwr data?

** 4.1.** Mae rheolwr data鈥檔 pennu鈥檙 pwrpasau am, a sut mae unrhyw ddata personol i鈥檞 brosesu.

4.2. Y DBS yw鈥檙 rheolwr data o wybodaeth a ddelir gan y DBS at ddibenion GDPR. Mae gennym y cyfrifoldeb am ddiogelwch a sicrwydd yr holl ddata rydym yn ei ddal.

5. Pwy yw鈥檙 proseswyr data?

5.1. Prosesydd data yw unrhyw un (heblaw am gyflogai rheolwr data) sy鈥檔 prosesu鈥檙 data hwnnw ar ran y rheolwr.

5.2. Yn y DBS mae gennym ystod o ddarparwyr sy鈥檔 prosesu data ar ran y DBS fel y diffinnir yn adran 9. Rydym yn gwneud yn si诺r bod ein proseswyr data鈥檔 cydymffurfio 芒 phob gofyniad perthnasol o dan y gyfraith diogelu data. Diffinnir hyn yn y trefniadau cytundebol.

6. Cysylltu 芒鈥檙 Swyddog Diogelu Data

6.1. Gellir cysylltu 芒 Swyddog Diogelu Data y DBS, dros y ff么n ar 0151 676 1154, drwy e-bost yn dbsdataprotection@dbs.gov.uk neu drwy ysgrifennu at:

7. Beth yw鈥檙 sail gyfreithiol am brosesu fy ngwybodaeth?

7.1. Mae Adran 116A o Ran V o Ddeddf yr Heddlu 1997 yn cynnwys y swyddogaethau datgelu鈥檙 DBS yn benodol mewn perthynas 芒鈥檙 gwasanaeth diweddaru ac mae鈥檔 nynnu bod y DBS yn darparu tystysgrif DBS ddiweddar ar gais.

7.2. Yn ychwanegol at yr uchod, fe allwn ni rannu gwybodaeth 芒 thrydd part茂on at ddibenion eraill lle caniateir inni鈥檔 gyfreithiol wneud hynny.

8. Pam fyddai鈥檙 DBS yn dal fy nata personol?

8.1. Byddwn ond yn dal eich data os yr ydych:

• wedi defnyddio鈥檙 Gwasanaeth Datgelu yn y gorffennol neu yr ydych yn ei ddefnyddio
• wedi鈥檆h atgyfeirio at y DBS am ystyriaeth o dan Ddeddf Diogelu Grwpiau Hyglwyf 2006 (SVGA) neu Orchymyn Diogelu Grwpiau Hyglwyf (Gogledd Iwerddon) 2007
• wedi鈥檆h rhybuddio neu鈥檆h collfarnu am drosedd berthnasol (sy鈥檔 gwahardd yn awtomatig) sy鈥檔 arwain i鈥檙 DBS eich ystyried am gael eich cynnwys ar un neu鈥檙 ddwy restr

Byddwn yn gwirio cudd-wybodaeth yr heddlu lleol o bryd i鈥檞 gilydd ac os caiff gwybodaeth am droseddau perthnasol ei rhyddhau gan yr heddlu, bydd y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd yn ystyried a ddylech chi gael eich cynnwys mewn un neu鈥檙 ddwy restr.

8.2. Pan fyddwn yn gofyn ichi am ddata personol, byddwn yn:

• gwneud yn si诺r eich bod yn gwybod pam rydym angen yr wybodaeth hon
• ond yn gofyn am yr wybodaeth rydym ei hangen
• sicrhau mai ond y rhai sy鈥檔 briodol yn cael mynediad ati
• storio鈥檆h gwybodaeth yn ddiogel
• eich hysbysu os rhennir yr wybodaeth 芒 thrydydd parti
• gofyn ichi gydsynio inni rannu鈥檆h gwybodaeth pan mae gennych ddewis 鈥� gweler Polisi Cydsyniad
• ond yn cadw鈥檆h gwybodaeth cyhyd ag y bo angen 鈥� gweler Polisi Cadw
• yn peidio 芒鈥檌 wneud ar gael at ddefnydd masnachol (fel marchnata) heb eich caniat芒d
• yn sicrhau y darperir chi 芒 chopi o鈥檙 data rydym yn ei ddal arnoch chi, ar gais 鈥� gelwir hyn yn Gais Testun am Weld Gwybodaeth
• yn sicrhau bod gweithdrefnau mewn lle ar gyfer delio鈥檔 brydlon ag unrhyw anghydfod neu 驳诺测苍

Noder: Byddwn yn rhannu gwybodaeth gydag 鈥榓wdurdodau perthnasol鈥� fel yr heddlu, adrannau鈥檙 llywodraeth etc o dan Ddeddf Diogelu Data Atal a Darganfod Troseddau (Atl2, Rhan 1 Paragraff 2) y DU.

Byddwn hefyd yn rhannu gwybodaeth o dan Ddeddf Diogelu Data y DU (Atl2 Rhan 2 Paragraff 5(2)) lle mae鈥檔 ofynnol datgelu o dan y gyfraith neu mewn cysylltiad ag achos llys.

8.3. Yn gyfnewid am hyn, byddwn yn gofyn ichi:

• roi gwybodaeth gywir inni
• ddweud wrthym cyn gynted 芒 phosibl a oes unrhyw newidiadau i鈥檆h manylion, fel cyfeiriad newydd

8.4. Mae hyn yn helpu cadw鈥檆h gwybodaeth yn ddibynadwy, cyfredol a diogel. Bydd yn berthnasol a ydym yn dal eich data ar ffurf bapur neu electronig.

9. Sefydliadau a gynhwysir yn y Gwasanaeth Datgelu

9.1. Bydd eich data personol yn cael ei drosglwyddo i sefydliadau a ffynonellau data a gynhwysir 芒鈥檙 DBS lle caniateir yn gyfreithiol i wneud hynny, er mwyn gweithredu鈥檙 gwasanaeth diweddaru. Mae hyn yn cynnwys:

• Trydydd part茂on sydd 芒鈥檆h cydsyniad chi, i wirio os oes rhywbeth wedi newid ar eich tystysgrif
• Canadian Global Information (CGI)
• Hinduja Global Solutions UK (HGS)
• Heddluoedd yng Nghymru, Lloegr, yr Alban, Gogledd Iwerddon, ac Ynysoedd y Sianel. Gwneir chwiliadau ar Gyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu (PNC) a gall data ei basio ymlaen at luoedd lleol o鈥檙 heddlu. Defnyddir y data i ddiweddaru unrhyw ddata personol mae鈥檙 heddlu yn ei ddal arnoch ar hyn o bryd
• Swyddfa Cofnodion Troseddol ACRO 鈥� mae鈥檔 rheoli gwybodaeth cofnodion troseddol ac yn gwella cyfnewid cofnodion troseddol a gwybodaeth fiometrig
• Ffynonellau data eraill fel Heddlu Trafnidiaeth Prydeinig, Heddlu鈥檙 Lluoedd a Heddlu鈥檙 Weinyddiaeth Amddiffyn. Gwneir chwiliadau trwy ddefnyddio bas-data mewnol. Lle ceir cyfatebiaeth, rhennir yr wybodaeth i sicrhau mai chi yw cyfatebiaeth y cofnod
• Disclosure Scotland 鈥� os ydych wedi treulio unrhyw amser yn yr Alban, gall eich manylion eu hatgyfeirio at Disclosure Scotland
• Garda 鈥� os yw gwybodaeth a ddelir gan Wasanaeth Heddlu Gogledd Iwerddon (PNSI) yn nodi bod gwybodaeth yn bodoli yng Ngweriniaeth Iwerddon gall eich manylion eu hatgyfeirio at Garda
• Access Northern Ireland 鈥� os ydych wedi treulio unrhyw amser yng Ngogledd Iwerddon gall eich manylion eu hatgyfeirio atynt a鈥檙 DBS i ystyried gwybodaeth wahardd o dan SVGO
• Monitor Annibynnol (MA) 鈥� i gynnal adolygiadau o wybodaeth leol (cudd-wybodaeth a gymeradwyir) a ryddheir gan heddluoedd lleol
• Adolygydd Cwynion Annibynnol (ACA) 鈥� rhan o鈥檜 r么l yw archwilio cwynion sydd wedi mynd drwy brosesau adolygu mewnol
• Awdurdod Canolog y Deyrnas Unedig 鈥� ar gyfer cyfnewid cofnodion troseddol 芒 gwledydd eraill yr UE
• Canolfan Camfanteisio ar Blant a鈥檜 Hamddiffyn Ar-lein (CEOP) sy鈥檔 rhan o鈥檙 Asiantaeth Troseddu Cenedlaethol (NCA)
• DXC Technology 鈥� ein darparwr o storio yn y cwmwl
• National Identity Services (NIS) 鈥� yn cynorthwyo gyda lanlwytho hen gofnodion troseddol o ficroffish i Gyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu (PNC)

10. Lle storir fy nata?

10.1. Delir eich gwybodaeth ar ffeiliau papur a chyfrifiadurol diogel. Mae mynediad cyfyngedig i鈥檙 rhain. Lle delir eich data ar ffurf bapur mae gennym storfa ddiogel a phrosesau ar gyfer hyn. Mewn rhai achosion, fel allem ddefnyddio storfa ddiogel all-safle. Mae gennym fesurau wedi eu cymeradwyo ar waith i atal mynediad a datgelu anghyfreithlon. Mae pob un o鈥檔 systemau TG yn ddarostyngedig i achrediad ffurfiol yn unol 芒 pholisi Llywodraeth ei Mawrhydi (HMG). Maent hefyd yn cydymffurfio 芒鈥檙 diogelwch sydd ei angen oddi mewn i GDPR i wneud yn si诺r y prosesir data personol mewn ffordd sy鈥檔 sicrhau bod y diogelwch priodol o鈥檙 data gan gynnwys diogelwch rhag prosesu anawdurdodedig neu anghyfreithlon.

11. Pa mor hir fydd y DBS yn cadw fy ngwybodaeth?

11.1. Rydym yn gweithredu Polisi Cadw Data i sicrhau na chedwir data鈥檔 hwy nac sydd angen. Fodd bynnag, ar hyn o bryd, mae cyfyngiad ar ddinistrio gwybodaeth oherwydd yr Ymchwiliad Annibynnol i Gam-drin Plant yn Rhywiol sy鈥檔 mynd rhagddo. Yng ngoleuni hyn, mae鈥檙 DBS ar hyn o bryd yn ail-asesu鈥檙 gofynion cadw.

11.2. Bydd unrhyw ddata rydym yn adnabod a all gall ei alw amdano gan yr ymchwiliad yn cael ei gadw hyd at ddiwedd yr ymchwiliad. Y pryd hynny, bydd yr wybodaeth yn cael ei dinistrio鈥檔 ddiogel cyn gynted ag y mae鈥檔 ymarferol.

12. Beth yw fy hawliau? Sut bydd y DBS yn eu diogelu?

12.1. Rydym wedi ymrwymo i ddiogelu鈥檆h hawliau o dan GDPR.

12.1.1. Eich hawl i gael eich hysbysu

Mae鈥檙 ddogfen hon yn rhoi ichi鈥檙 wybodaeth mewn perthynas 芒 sut y prosesir eich data fel tanysgrifiwr y gwasanaeth diweddaru. Mae hyn yn sicrhau ein bod ni鈥檔 dryloyw 芒 chi mewn perthynas 芒 beth fyddwn yn ei wneud 芒鈥檙 wybodaeth rydych yn ei darparu inni fel rhan o鈥檆h tanysgrifiad gwasanaeth diweddaru.

12.1.2. Eich hawl i gael mynediad at eich data personol a ddelir gan y DBS - a adnabyddir fel Cais Testun i Weld Gwybodaeth

Mae gennych yr hawl i ofyn am gopi o鈥檙 wybodaeth rydym yn ei dal amdanoch chi.

Ar dderbyn cais dilys, byddwn yn dweud wrthych a ydym yn dal unrhyw ddata amdanoch a darparu chi 芒 chopi. Gellir canfod rhagor o wybodaeth ar sut i geisio yma.

12.1.3. Eich hawl i ofyn bod yr wybodaeth a ddelir yn gywir. Gallaf i ei diweddaru?

Mae鈥檔 rhaid i鈥檆h manylion personol gyfateb y rhai ar eich ffurflen gais, neu dystysgrif y DBS, rydych yn ei defnyddio i ymuno 芒鈥檙 gwasanaeth diweddaru.

Os ydych yn credu bod yr wybodaeth a ddelir gennym yn y DBS yn anghywir, mae gennych yr hawl i ofyn iddi gael ei chywiro. Os ydych yn herio cywirdeb data a ddarparwyd inni gan drydydd parti byddwn yn anfon eich cais am gywiro at y parti hwnnw am eu hystyriaeth.

Eich cyfrifoldeb chi yw sicrhau bod yr wybodaeth rydych chi wedi ei chyflwyno ar eich cais tanysgrifio i鈥檙 gwasanaeth diweddaru鈥檔 gywir.

Unwaith rydych wedi tanysgrifio i鈥檙 gwasanaeth diweddaru, gallwch wneud y newidiadau canlynol:

• cyfeiriad gohebiaeth
• rhif ff么n symudol
• cyfeiriad ebost

Os ydych yn newid eich enw, fe fydd angen gwiriad newydd gan y DBS ac oddi mewn i鈥檙 cais hwn, dylai enwau blaenorol gyfateb 芒鈥檙 wybodaeth tanysgrifio a gyflwynwyd eisoes.

Gall ceiswyr hefyd ychwanegu neu ddileu tystysgrifau oddi mewn i鈥檞 cyfrif tanysgrifio i鈥檙 gwasanaeth diweddaru.

12.1.4. Eich hawl i ofyn am ddileu鈥檆h data personol

O dan rai amgylchiadau, mae gennych yr hawl i ddata personol a ddelir amdanoch chi gael ei ddileu. Yn y DBS, rydym ond yn gwneud hyn os cydymffurfir 芒 rhai meini prawf arbennig. Mae rhai amgylchiadau lle ni ellir gwneud hyn felly rydym yn eich cynghori y dylech geisio cyngor annibynnol cyn cyflwyno cais inni.

Bydd unrhyw geisiadau am ddinistrio gwybodaeth yn cael ei ystyried ar sail achos fesul achos.

Mae rhai amgylchiadau penodol lle nad yw鈥檙 hawl i ddileu鈥檔 berthnasol ac fe allwn wrthod eich cais.

12.1.5. Eich hawl i atal y DBS rhag prosesu gwybodaeth sy鈥檔 debygol o achosi niwed/ofid ichi

Mae gennych yr hawl i ofyn am gyfyngu prosesu lle mae wedi ei sefydlu bod un o鈥檙 canlynol yn berthnasol:

• yn ystod y cyfnod cywiro, pe herir cywirdeb data personol
• mae prosesu鈥檔 angyhyfreithlon
• mae unigolyn wedi gofyn i鈥檙 wybodaeth gael ei chadw i鈥檞 alluogi i sefydlu, arfer neu amddiffyn ceisiadau cyfreithiol
• wrth ddisgwyl am gadarnhad y canlyniad yr Hawl i wrthwynebu
• lle mae prosesu wedi ei gyfyngu

Gall cwsmeriaid y DBS ofyn am gyfyngu ar brosesu am unrhyw un o鈥檙 rhesymau uchod hyd nes y鈥檜 datrysir. Pe dymunech gyfyngu prosesu, bydd angen ichi alw llinell gymorth y DBS ar 03000 200 190. Ystyrir unrhyw geisiadau i atal prosesu ar sail achos fesul achos.

12.1.6. Hawl i dderbyn copi electronig o unrhyw wybodaeth rydych wedi cydsynio i鈥檞 darparu inni 鈥� sydd hefyd yn cael ei adnabod fel data y gellir ei gludo

Mae gennych yr hawl, lle mae hyn yn bosibl yn dechnegol, i dderbyn yn electronig unrhyw ddata personol rydych wedi darparu i鈥檙 DBS i鈥檞 brosesu ar sail cydsyniad.

Noder: Prosesir tystysgrifau sylfaenol, safonol ac uwch o dan ein goblygiad statudol, o dan Ran V o Ddeddf yr Heddlu 1997, a phrosesir gwybodaeth wahardd o dan y Ddeddf Diogelu Grwpiau Hyglwyf 2006. Gan hynny, mae鈥檙 wybodaeth hon yn disgyn tu allan i鈥檙 hawl i gludadwyedd data.

Bydd pob cais am ddata y gellir ei gludo yn cael ei ystyried ar sail cais fesul cais.

12.1.7. Mae gennych yr hawl i wrthwynebu prosesu鈥檆h gwybodaeth

Pe dymunech ddod 芒鈥檆h tanysgrifiad i鈥檙 gwasanaeth diweddaru i ben, gallwch wneud hyn drwy fewngofnodi i鈥檆h cyfrif gwasanaeth diweddaru, a dewis 鈥淐anslo tanysgrifiad鈥� oddi mewn i鈥檙 sgr卯n 鈥淐eisiadau a Thystysgrifau鈥�.

12.1.8. Mae gennych hawliau mewn perthynas 芒 phenderfyniadau awtomatig yn cael eu gwneud amdanoch chi

Nid yw Gwasanaeth Ddiweddaru鈥檔 cynnwys penderfyniadau awtomatig.

Nid yw鈥檙 DBS yn ymgymryd ag unrhyw weithgareddau proffilio.

12.1.9. Mae gennych yr hawl i wneud cwyn wrth y DBS a鈥檙 ICO

Os dymunwch wneud cwyn atom mewn perthynas 芒鈥檙 ffordd yr ydym wedi prosesu鈥檆h data personol gallwch gwyno wrth y Swyddog Diogelu Data trwy鈥檙 manylion cyswllt a osodir allan yn Adran 6.1 Os ydych yn parhau i fod yn anfodlon gyda鈥檙 ymateb a dderbyniwyd, mae gennych yr hawl i gyflwyno cwyn gyda Swyddfa鈥檙 Comisiynydd Gwybodaeth yn y cyfeiriad canlynol:

13. Trosglwyddo data tu allan i鈥檙 Ardal Economaidd Ewropeaidd

13.1. Os ydych wedi treulio amser yn Ynysoedd y Sianel neu Ynys Manaw, mae鈥檔 debygol bydd eich data wedi ei basio i heddluoedd yn yr ardal honno. Os yw unrhyw ran o鈥檆h data wedi ei drosglwyddo tu allan i鈥檙 Deyrnas Unedig, bydd y DBS yn sicrhau y rhoddir lefel ddigonol o ddiogelwch ar waith.

14. Ein staff a鈥檔 systemau

14.1. Mae ein holl staff, darparwyr a chontractwyr wedi eu fetio鈥檔 gan Uned Ddiogelwch y Swyddfa Gartref cyn dechrau gweithio. Mae pob aelod o鈥檙 staff wedi eu hyfforddi mewn diogelwch data ac yn ymwybodol o鈥檜 cyfrifoldebau mewn perthynas 芒 diogelwch data ac adnewyddir hyn yn flynyddol. Mae pob gwiriad i鈥檙 safon a osodir allan gan Swyddfa鈥檙 Comisiynydd Gwybodaeth. Yn ychwanegol, cynhelir gwiriadau diogelwch parhaus ar ein systemau TG.

15. Hysbysiad o newidiadau

15.1. Os yr ydym yn penderfynu newid ein polisi preifatrwydd, byddwn yn ychwanegu fersiwn newydd i鈥檔 safle gwe.